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採用内定通知書（内定通知書）は、応募者に内定を知らせるための書類で、送付の義務はないものの、企業側・応募者側の双方にとって重要なものです。採用内定通知書に記載すべき内容や情報、送付の仕方など、企業側が知っておくべき知識を解説します。
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採用内定通知書（内定通知書）とは何か？
(出典）https://unsplash.com/
採用内定通知書（内定通知書）は企業から内定者に送付する書類で、内定承諾書を同封するのが一般的です。応募者側が内容を確認し、承諾書に署名・捺印して返送することにより、双方の合意が成立します。まずは、採用内定通知書の概要と、採用通知書との違いなどを確認しておきましょう。
応募者に正式に内定を知らせる書類
採用活動を通じて入社してもらいたい応募者に対して、正式に内定を知らせるために送付する書類が、採用内定通知書です。一般的には単に『内定通知書』と呼ばれており、応募者を自社に迎える意思がある旨を示す役割を持っています。
内定通知書は応募者に対して、内定を出した事実の証明になる書類であり、通知書を送付した後、企業側は安易に内定を取り消すことはできないので注意しましょう。
内定通知書の送付は義務？
採用内定通知書はあくまでも、応募者に内定の事実を知らせるためのもので、必ず送付しなければならない類の書類ではありません。
また、採用内定通知書と同時に送付するのが一般的な『内定承諾書』に関しても、署名・捺印することで、企業側・応募側の双方の合意が成立する形になりますが、こちらも法的な拘束力はありません。
ただし、内定という言葉自体に相応の拘束力があり、企業側・応募者側で約束が交わされた証明書として、内定通知書が位置づけられます。送付に法的な義務はないものの、人材採用にあたって無用なトラブルを避けるために、内定通知書を送付している企業がほとんどです。
採用通知書や労働条件通知書との違い
採用通知書とは、企業が正式に応募者を採用することを知らせる書類です。内定を知らせる内定通知書を送付後に、改めて採用通知書を送る企業や、内定通知書に同封して採用通知書を送付するところもあります。
内定の状態を示す書類と、正式な採用を知らせる書類なので、両者は異なる性質を持っていますが、同じ意味で使っている企業も少なくありません。
また、労働条件通知書は採用後の労働条件について、具体的に知らせるための書類です。こちらは労働基準法において、採用者に対して提示が義務づけられています。労働契約の期間や始業・就業の時刻、賃金の計算方法などを明記し、内定通知書や採用通知書に同封して送付するのが一般的です。
採用内定通知書に記載する内容
(出典）https://unsplash.com/
採用内定通知の記載する内容と、同封すべき書類を解説します。記載漏れがあると内定者に正確な情報が伝わらず、採用に差し支えが出る可能性があるので、しっかり押さえておきましょう。
必ず記載すべき項目
採用内定通知書には、以下の項目を記載します。
- 日付：内定の日付および、内定通知書を発送する日付
- 企業名・代表者名：企業名とともに代表取締役の氏名を明記
- 応募に対する感謝：応募や面接に、参加してくれたことに対する感謝の意
- 採用内定を知らせる内容：内定の旨を明記した文章
- 入社の年月日：当該内定者が正式に入社する年月日
- 同封書類・提出を依頼する書類について：内定通知書に同封する書類と、内定者が必要事項を記入して提出すべき書類の案内
- 内定取消事由：内定が取り消しになる事由や条件
- 担当者の連絡先：内定や入社に関して、内定者が連絡を取るべき担当者の氏名や連絡先
これらの内容は、必ず内定通知書に明記するようにしましょう。
内定通知書に同封する書類
一般的に採用内定通知書を送付する際には、以下の書類を同封します。
- 内定承諾書：内定者が内定の旨を承諾し、入社の意思を示すための書類。『入社誓約書』として送付する企業もある
- 労働条件通知書：入社後の具体的な労働条件を示す書類
- 返信用封筒：内定者が署名・捺印した内定承諾書や、入社誓約書などを返信するための封筒。角形2号か長形3号が一般的
上記のように、内定通知書には内定承諾書（入社誓約書）や、労働条件通知書を返信用封筒とともに同封します。内定者がスムーズに返信できるように、封筒には送付先を記載しておくことも大事です。
内定通知とともに伝えるべき情報
(出典）https://unsplash.com/
採用内定通知書で内定の旨とともに、伝えるべき情報も解説します。内定者が入社までに何をすべきか、具体的なスケジュールを示すのに加えて、入社後の労働条件や内定取り消しとなる事由なども説明しましょう。
入社までの具体的なスケジュール
内定者が分かりやすいように、入社に至るまでの具体的なスケジュールを伝えることも重要です。特に、内定者を集めての懇親会や入社前の研修などを実施する場合は、必ず日程を伝えなければいけません。
また、内定・入社に関して困ったことや不明点などがある場合に、担当者に気軽に連絡してよい旨も記載しておきましょう。具体的なスケジュールを示すことで、内定者は安心して入社日を迎えられるようになり、内定辞退を防止する効果もあります。
採用後の労働条件
上記のように、労働条件の提示は労働基準法に明記されている企業側の義務なので、原則として労働条件通知書は発行しなければいけません。事情があって通知書を発行できないならば、内定通知書に労働条件に関して記載しておきましょう。
ただし、一般的に企業は労働条件通知書を発行することで、労働基準法第15条の規定を満たすと考えられています。内定通知の時点で発行できなければ、入社日までに用意し、必ず内定者に交付・確認してもらうようにしましょう。
内定取り消しとする条件に関して
企業側から内定を取り消す場合の条件・事由も、必ず伝えるようにしましょう。
採用内定通知書を発行した時点で、企業側は安易に内定の取り消しをすることはできません。ただし、あらかじめ取り消しの条件を明示しておき、内定者がそれに該当した場合は、話し合いの上で、相手に取り消しを納得してもらいやすくなります。
しかし、通知書を受け取った時点で、対象者は就職・転職活動をやめている可能性もあります。応募者側の仕事に多大な支障が出る病気やけが、犯罪行為といったやむを得ない理由でない限り、できるだけ内定の取り消しは避けなければいけません。
採用内定通知書の送付の仕方
(出典）https://unsplash.com/
採用内定通知書を内定者に送付するには、以下のように原則として書留郵便で送るのが一般的です。郵便での送付が難しい場合はメールでも問題はありませんが、注意すべき点があるので、ここで押さえておきましょう。
郵送の場合は書留郵便で
採用内定通知書の送付方法に法的な決まりはありませんが、可能な限り書留郵便で送付することが大事です。普通郵便だと、配達員が郵便ポストに入れるだけなので、受け取り側の状況によっては他の郵便物に紛れてしまい、確認が遅れてしまう可能性があります。
また、通知書が届いたか確認するために、別途電話やメールで対象者に連絡を入れるとよいでしょう。
メールで送付する場合
通知書をメールで送付する場合は、通知書のデータをPDF化して添付書類として送りましょう。『内定についてのお知らせ（○○株式会社）』など、件名や差出人が、一目で分かるようなタイトルにする必要があります。件名が曖昧だと、スパムメールだと勘違いされる可能性があるので注意しましょう。
また、メールで重要な書類を送付する場合は、事前にメールで送付する旨を応募者に伝えておくことも大事です。送付の時期や時間帯も具体的に伝えておきましょう。
内定通知書を送るタイミング
採用内定通知書を送付する時期は、面接の日から1週間以内、遅くても10日以内には送付する必要があります。通知が遅くなると、それだけ応募者の入社意欲が落ちる恐れがあり、別の企業への入社を決めてしまう可能性もあります。
特にエンジニアのように人気の高い職種の場合、複数の企業から内定を受ける人も多いので、優秀な人材を逃さないためにも、できるだけ早く内定の連絡をするようにしましょう。通知書を送るのに加えて、事前に電話やメールでも連絡をしておくと効果的です。
採用内定通知書の取り扱いに関する注意点
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最後に、採用内定通知書の取り扱いに関して、特に注意すべき点を簡単に解説します。内定に関して不要なトラブルを避けるためにも、しっかり確認しておきましょう。
書類に会社印は必要か？
内定通知書は企業が正式に発行する書類であるため、真正性を担保するためにも、会社印を押印しておくとよいでしょう。
雇用契約自体は民法上、書類がなくても口頭で成立するため、どういった書類でも応募者との間に合意があれば契約上、問題ありません。しかし、後から自社が正式に発行した書類である点を証明するためにも、内定通知書を含め、重要な書類には会社印をしておきましょう。
正社員以外にも内定通知をすべき？
契約社員をはじめ期間限定での雇用の場合なども、できるだけ内定通知書を発行するのが望ましいといえます。正社員の採用以外の場面では、特に内定通知書や、採用通知書などを発行しない企業は少なくありません。
しかし、後から雇用契約を巡ってトラブルに発展する可能性もあります。紛争が起こってもスムーズに解決できるように、企業としての意思を証明する書類は、可能な限り発行しておくに越したことはありません。
内定通知後も応募者の辞退は可能
内定通知書を送付しても、結果的に応募者が内定を辞退してしまう可能性はあります。たとえ応募者側から内定承諾書の提出があった後でも、内定辞退には法的問題はありません。従って、人事担当者は常に内定者が辞退するリスクがある点は、よく認識しておく必要があります。
できるだけ内定辞退に遭わないために、企業は内定後のフォローに力を入れなければいけません。連絡事項を早く伝えるのはもちろん、内定者からの相談や質問にも、スムーズに答えられるようにしておきましょう。
内定後の流れもしっかり説明しよう
(出典）https://unsplash.com/
採用内定通知書（内定通知書）の概要と記載すべき内容、取り扱いの注意点などを解説しました。
採用内定通知書は応募者に内定を正式に通知する書類で、内定承諾書や労働条件通知書などと併せて送付するのが一般的です。通知書には日付や企業名はもちろん、入社までのスケジュールなども分かりやすく記載しましょう。
送付の仕方に決まりはありませんが、できるだけ郵便書留で送付し、メールで送る場合には件名にも注意が必要です。対象者に確実に届くように配慮するとともに、内定後のフォローにも力を入れましょう。
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