ATS（採用管理システム）とは？おすすめツール「HERP Hire」について紹介

一口に「採用」といっても、求人票の作成や面談、内定後のフォローアップなどさまざまな業務があります。特にエンジニア採用の場合、採用に関する業務が増える傾向にあるため、担当者の負担も大きくなりがちです。ここでは、エンジニアの採用管理に役立つATSについて紹介します。おすすめツール「HERP Hire」も詳しく取りあげますので、採用管理に課題を抱えている担当者は必見です。

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ATS（採用管理システム）とは？

(出典）https://unsplash.com/

特にエンジニアの採用領域では、採用にかかる工数が増加しています。工数を下げるために、採用工程の自動化や効率化を進める企業も少なくありません。

そのための手段として近年注目されているのがATS（採用管理システム）です。この記事ではATS導入をゴールとし、そのために必要な知識やノウハウを提供します。

まずは、ATSの概要から押さえておきましょう。

ATS（採用管理システム）の概要

ATSとは、Applicant（応募者）Tracking（追跡）System（システム）の頭文字を取った言葉です。採用活動における応募者の状況を一元管理するためのソフトウェアツールを指します。

ATSは、採用を管理し、人事部門の負担を軽減し、最適な候補者の採用を促進するための一連の機能を提供するためのツールです。履歴書の管理や選考状況ごとのフィルタリング、評価データの管理などを、一つのツールですべて管理できるのが大きな特徴です。

ATS（採用管理システム）の導入背景

近年、企業が直面する採用の課題は増加しています。これには、採用活動の高度化、求職者数の増加、多様な雇用形態の台頭などがあります。特にエンジニア採用においては、人材不足に対応するために転職潜在層へのアプローチを行わなければならず、一般職よりも採用活動の範囲や工数が大きくなっているのが実情です。

これらの課題に対処するため、企業は技術を活用して採用プロセスを効率化しようとしています。その結果、ATSの導入が急速に進んでいます。

ATS（採用管理システム）の主な機能

(出典）https://unsplash.com/

ATSに搭載されている一般的な機能について紹介します。どんなことができるようになるのかを、具体的に見ていきましょう。

求人管理

ATSでは、求人情報の作成、編集、公開を一元的に管理できます。求人票に作成する文章の作成、求人の条件や要件の明記、さらにはブランドイメージを反映するデザイン要素の追加まで可能です。

また、求人を一度作成すれば、企業ウェブサイトや複数の求人掲示板への同時投稿が可能です。これにより、求人情報の整合性が確保され、一貫したブランドメッセージを維持できます。

採用候補者情報の管理

ATSは、候補者の氏名・連絡先・履歴書・カバーレター・推薦状など、採用候補者から提出される情報をデータベースに収集します。

エンジニア採用の場合、エンジニアの保有するスキルや経験年数などのデータを管理することも可能です。これらのデータはカテゴライズされ、採用担当者は特定のスキル（プログラミング言語や使用可能なツール）、経歴・資格・役職などに基づいて、候補者を検索できます。

また、ATSによっては候補者の転職への熱意（サイトへの訪問数やオファーを出している数）などもフィルタリングできるため、転職に熱意を持っている人材のみをピックアップすることも可能です。

採用選考の管理・サポート

ATSは選考プロセス全体を管理します。応募書類のスクリーニングから、面接のスケジューリング、そして最終的な評価まで、全てのプロセスがシステム内で追跡されます。

更に一部の先進的なATSでは、AIを活用した候補者の自動評価や、スキルテストの結果を統合した評価が可能です。こうした選考に必要な情報の可視化や担当者同士の情報共有など、複雑な採用選考の業務をサポートすることもできるようになっています。

内定通知やフォローアップ

候補者の内定が決定した場合、ATSは候補者に内定通知を自動的に送信します。反対に、候補者の不採用が決定した場合にも、不採用通知を自動で送信することが可能です。

また、候補者が採用プロセスのどの段階にいるのか、何を次にすべきかなど、透明性を保つための定期的なステータス更新もATSを通じて自動的に送信されます。

エンジニア採用では、カジュアル面談や座談会への参加、定期的なコミュニケーションをサポートすることも可能となっており、企業への理解度向上や内定辞退を防ぐ役割も果たします。

採用活動の効果検証

ATSは採用活動の効果を定量的に分析するためのツールを提供します。求人広告の効果や採用チャネルの有効性、選考プロセスの各段階での候補者の離脱率など、様々なメトリクスを追跡することが可能です。

これらのデータは、採用活動の有効性を評価し、今後の採用戦略を計画するための重要な情報源となります。

エンジニア採用では、採用後のパフォーマンスやスキルミスマッチによる退職率などを計測することも可能です。採用担当者にフィードバックし、より採用の制度を向上するのに役立つでしょう。

ATS（採用管理システム）の選び方

(出典）https://unsplash.com/

採用管理システムの導入を考えている企業は、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが必要です。では、どのような観点からシステムを選べばよいのでしょうか。以下の3つの中見出しで詳しく見ていきましょう。

採用目的・領域に合っているか

まず、自社の採用目的や領域に合致したATSを選ぶことが重要です。例えば、多数のエントリーレベルの職を募集している企業と、限られた数の専門的な役職を募集している企業では、求められるATSの機能は大きく異なるかもしれません。

前者は大量の応募者を効率的に管理する能力を重視する一方、後者は特定のスキルや経験を持つ候補者を精度高く洗い出す能力を重視するでしょう。

エンジニアの採用においては、後者を重視する傾向にあります。ハイクラスのエンジニアを採用する場合はエンジニアとの採用担当者のコミュニケーションツールとしての側面を重視する機能が求められますし、新卒のエンジニアを一括採用することを考えるなら、インターンシップや説明会のフロー対応や、求人媒体との連携をスムーズに行える機能が重要になります。

採用する目的と領域から、どのような機能が必要かが異なるため、まずは採用目的と領域を明確化することから始める必要があるでしょう。

自社で活用しているデータベースと連携できるか

次に、既存の人事やビジネスデータベースとATSが適切に連携できるかどうかを確認することが重要です。ATSと自社システムとのスムーズな連携は、候補者情報の一元管理やレポーティング、データ駆動型の意思決定を可能にします。

そのため、ATSが自社のITインフラストラクチャーと互換性を持ち、APIや他のインターフェースを介してデータを効率的に交換できることを確認する必要があります。

自社のデータベースと連携ができない場合、データベースを新たに構築する作業が必要になります。その場合、データ移行の手間がかかることはもちろん、自社データベースと連携している別のAPIやシステムも見直す必要があるため、大きなコストがかかってしまう可能性があります。

ATSを導入する際には、自社のデータベースと連携ができるものを選ぶか、あるいは導入を機にデータベースを移行するかを選択する必要があるでしょう。

操作性に優れているか

最後に、ATSがユーザーフレンドリーで、操作性に優れているかどうかを評価することも大切です。システムがどれほど優れた機能を持っていても、それが直感的で使いやすいものでなければ、効果を十分に発揮することは難しいでしょう。

デモ版を試したり、実際のユーザーのフィードバックを調べたりして、操作性を確認することをお勧めします。

必要であれば、社内の人間に対し使い方の研修を行うことも検討しましょう。その際に、操作性を学習するのに十分な情報を得られるか、あるいはATSの開発会社が導入のサポートをしてくれるかどうかも、ATSを選ぶための判断材料とすると良いでしょう。

ATS（採用管理システム）「HERP Hire」がおすすめ

(出典）https://unsplash.com/

ATS（採用管理システム）にはさまざまな種類がありますが、今回は「HERP Hire」について紹介します。

「HERP Hire」はエンジニアマッチングプラットフォーム「Offers」と連携することでエンジニアの採用管理に効果的なツールとなっています。概要や機能について見ていきましょう。

「HERP Hire」とは

「HERP Hire」は、株式会社HERPが提供しているATSです。利用企業数は1,500を超え、DeNAやNIKKEIなど、有名企業でも導入されています。

デジタル人材の採用に必要なスクラム採用（現場巻き込み型）採用を加速する、クラウド型のATSのため、アプリの導入などは不要で、操作はブラウザ上で完結します。

30の求人媒体と自動連携したり、Slack・Chatworkといったエンジニアがよく活用するコミュニケーションツールとも連携がとれるため、エンジニア採用にも適したツールであると言えるでしょう。

エンジニアのマッチングプラットフォームであるOffersとも連携がかのうで、Offersからの応募の同期や応募情報の管理などが行えます。

「HERP Hire」の機能

「HERP Hire」の機能としては以下のものが挙げられます。

求人ページ作成・公開
リファラル採用
タレントプールの管理
エージェント管理
候補者の選考状況や評価管理
面接日程の自動調整
面接の評価入力と分析
レポート機能

上記機能の他に、KPI予実管理や採用施策評価などを可視化したダッシュボード、ユーザーごとの権限管理やGoogleanalyticsとの連携といった機能も有しています。

「HERP Hire」とOffersのコラボで何が実現できるか

(出典）https://unsplash.com/

ATSである「HERP Hire」とエンジニアのマッチングプラットフォームである「Offers」が連携することでどのような採用活動が実現できるかについて解説します。

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