エンジニアの採用担当者は激務？採用担当者の負担を軽減する方法について解説

エンジニア採用は難易度が高く、採用担当者に負担がかかりやすいとも言われています。忙しさは企業によって異なるものの、激務をこなしている担当者は少なくありません。採用担当者が忙しくなり過ぎる原因や、激務を解消するポイントなどを解説します。

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エンジニアの採用担当者は激務？

（出典）https://www.pexels.com/

エンジニア採用に関わる担当者は時期によるものの、他の職種に比べてかなり忙しい傾向にあると言われています。しかし、実際のところはどうなのでしょうか？まずは、採用担当者の業務の実態について理解しておきましょう。

採用担当者の業務の実態

採用担当者の忙しさは企業によって大きく異なりますが、人材採用に携わる人事部門の社員は、時期によってかなり忙しくなり、激務に追われるケースは少なくありません。とりわけ人材の獲得競争が激しいエンジニアの場合、採用活動にかける時間も多くなり、忙しい日々を送っている人は多くいます。

また、人事部門の人数が少ない場合、採用担当者は採用活動の準備から書類選考・面接・内定後のフォローに至るまで、限られた人員でこなさなければいけません。採用すべき人材の数に比べ、採用担当者の数が少ない企業は多く、一部の担当者に過度な負担がかかっている場合もあります。

時期によって忙しさは変わる

採用担当者は軒並み忙しい日々を送っているものですが、時期によって仕事量は変わってきます。一般的に1〜5月ぐらいは新卒採用が盛んであり、3〜4月や9〜10月は中途採用に着手する企業が多いため、忙しい採用担当者が増える傾向にあります。

なお、エンジニアは中途採用のみの企業が多く、その企業が中途採用をスタートする時期によって、業務量が変動するケースも珍しくありません。しかし、採用に関する業務以外の仕事を兼任している場合もあるので、時期によらず常に多忙な人が多いのが実態です。

採用担当者が激務になる原因

（出典）https://www.pexels.com/

採用担当者が激務に追われる原因はさまざまですが、主に以下の点が挙げられます。慢性的に人手不足のところや、複数の採用チャネルを利用している企業、一時的にせよ多くの人材を採用しなければならない企業などは、採用担当者の負担が大きくなりがちです。

人事部門の慢性的な人手不足

人事部門全体が人手不足の傾向にある場合、一人一人の担当者が多くの業務をこなさなければならず、必然的に激務にさらされることになります。

スタートアップや社員数が少ない中小企業の場合、基本的に複数の分野にまたがって仕事をしている社員が多く、2〜3人程度の担当者で、全ての採用活動をしている企業は決して珍しくありません。人事業務全般をはじめ、経理業務なども兼任している人もいます。

応募者の対応・管理に手間がかかっている

応募者の対応や管理に時間と手間を要しており、常に忙しい採用担当者もいます。通年採用が前提の企業で、人事部門のリソースが足りない場合は、応募者の対応に担当者の時間が取られ、結果として激務に追われる状況になるケースは多いでしょう。

また、近年は複数の採用チャネルを利用する企業が増えており、応募者とのやりとりに時間がかかる場合もあります。情報の管理にかかる工数も増えてしまい、結果的に多忙な日々を送っている担当者は多くいます。

スケジュールの調整に手間取っている

面接のスケジュール調整に手間取り、他の業務に支障が出てしまう採用担当者も少なくありません。

面接は応募者のスケジュールを考慮する必要があるのに加えて、面接を担当する社員との調整も必要です。面接会場の確保や準備もしなければならず、日程のキャンセルや変更が生じると、調整に時間がかかってしまいます。

特にエンジニア採用の場合、人事部門の担当者では技術面の評価ができないことが多いため、開発部門のエンジニアの協力を得なければいけません。応募者とエンジニアのスケジュールを合わせる必要があるため、一般的な採用に比べて調整に時間と手間を要する傾向にあります。

担当者が多くの業務に関わっている

採用担当者が多くの業務を兼任している場合、当然ながら激務に追われることになります。上記のようにスタートアップや社員数の少ない企業に多く、採用活動に担当者が十分に時間を割けない場合や、逆に採用活動が忙しい時期には、他の社員に仕事を任せなければならない場面も出てくるでしょう。

業務にうまく優先順位を付けつつ、臨機応変に対応しなければならないため、負担が大きくなり仕事のパフォーマンスが下がってしまう人もいます。

エンジニアの採用担当者の激務を解消するには？

（出典）https://www.pexels.com/

採用担当者の激務の原因を解消し、スムーズに採用活動を進めるには、以下のポイントに注力することが大事です。まずは自社の採用プロセスを見直し、非効率な部分がないかチェックしてみましょう。

採用プロセスを継続的に改善・最適化する

全体の採用プロセスを確認し、無駄な部分があれば削減できないか検討することが大事です。採用プロセスの効率化・自動化を図ることで、採用担当者の業務負担が軽減され、結果的に質の高い採用活動が可能になります。

従来の慣習に従い、実際は無駄な作業を繰り返している企業は意外に多いものです。採用情報の発信から応募者管理、面接日程の調整や準備、内定後のフォローに至るまで、全ての採用プロセスを点検し、改善できる部分はないか人事部内で話し合ってみましょう。

人材の配置や業務配分を見直す

人事部内の人材配置や業務配分を見直し、採用担当者がコア業務に注力できる環境を整備することも大事です。業務によっては人事部以外の部署に任せた方がよいケースもあるため、全社的に配分を見直すようにしましょう。

一人一人の社員が、強みを発揮できる業務を担当できるようになれば、採用担当者の負担が軽減できるだけではなく、組織全体の生産性も大きく向上します。特定の社員に配分が偏っている企業も多いので、採用プロセスを見直すとともに、細かい作業も含め社員の負担状況を調べてみましょう。

他部署・他部門の協力を得る

他部署・他部門からの協力により、採用担当者の業務負担を軽減する方法も有効です。一時的に採用業務が忙しくなる企業は、その時期のみ他の部署の社員に助けてもらうのもよいでしょう。

またエンジニア採用において、採用担当者が技術面に明るくなければ、現場のエンジニアに協力してもらう必要があります。

可能な限り書類選考や面接に参加してもらうのがベストですが、難しい場合は採用担当者によって評価にぶれが生じないように、客観的にスキルレベルを評価できる基準を設けておきましょう。

採用管理システムの導入も検討する

（出典）https://www.pexels.com/

採用担当者の激務を解消するには、採用管理システムの導入も非常に有効です。採用管理システムは、採用活動に関する業務全般を効率化できるシステムで、業界を問わず広く導入されています。

採用管理システムの機能とメリット

採用管理システムは応募者の情報管理から面接日程の調整、内定後のフォローアップに至るまで、人事担当者の業務負担を大幅に軽減できます。効率的な採用活動には欠かせないシステムであり、採用活動の効果を検証し、プロセスの改善に役立つ機能も実装されています。

ITに詳しくない社員でも問題なく使いこなせるシステムが多いので、まだ採用管理システムを導入していない企業は、ぜひこの機会に導入を検討してみましょう。採用管理システムの選び方や、おすすめの製品に関しては、以下の記事で解説・紹介しています。こちらを参考にしてください。

採用DXで人事部門の手間を削減しよう

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近年は採用DXに着手する企業が増えており、デジタル技術を生かした採用プロセスの変革や改善に成功している企業も目立ちます。上記の採用管理システムの導入も含めて、採用DXで担当者の業務負担を軽減するとともに、優秀な人材の採用を目指しましょう。

採用DXとは？

採用DXとは、採用活動全般にデジタル技術を取り入れることで、採用プロセスを最適化し、ニーズに合った優秀な人材を獲得する取り組みです。従来、特定の採用フェーズの一部にITシステムを導入する企業は多くありましたが、採用DXは採用プロセスの多くの面で、デジタル技術による効率化・自動化を実現します。

基本となるのは応募者情報をはじめとした、採用活動に必要な情報のデジタル管理です。必要な社員が必要なタイミングで情報を引き出し、自由に活用できる体制にすることで、業務効率の向上と採用力の強化を目指します。

採用DXの導入プロセス

採用DXを導入する際には、まず自社の人材採用における課題を明らかにして、改善すべき点を人事部内で整理・共有しなければいけません。採用すべき人材の要件も確認しておきましょう。エンジニア採用に着手している企業の場合は、現場のエンジニアからの意見も参考にすることが大事です。

その上で、課題の解消に役立つITシステムを選定します。機能性や操作性はもちろん、他のシステムとの連携性などにも注目する必要があります。システムを導入したら運用体制を整備し、最大限のパフォーマンスを発揮できるように調整しましょう。

採用DXを成功させるには？

採用DXを成功させるためには、システムの導入による効果を検証しつつ、継続的に採用プロセスの改善を重ねることが重要です。初めから完璧な運用はできないので、施策の実践と改善のサイクルを繰り返す必要があります。データを効率的に活用できるように環境を整え、意思決定のスピードを向上させましょう。

また、社員が新しいツールやシステムを適切に利用できるように、適宜サポートすることも大切です。特に、初めてITツールを導入する企業は、サービスベンダーによるサポートサービスも利用しながら、スムーズに担当者が必要な機能を使えるようにしましょう。

採用活動の最適化で担当者の激務を解消

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企業の採用担当者は基本的に多忙であり、激務に追われている人は珍しくありません。担当者の負担が大きすぎるあまり、生産性が下がっている企業は多いので、人事部内の現状を把握し、原因を探る必要があります。

多くの場合、採用プロセスの非効率や人材配置の問題によって、採用担当者の負担が大きくなっているため、必要に応じて他部署の協力を得ながら、業務プロセスと人材配置の見直しをしてみましょう。

さらに、採用管理システムの導入をはじめとして、採用DXに注力することも重要です。デジタル技術をうまく活用すれば、採用担当者の業務負担を減らしつつ、優秀な人材を安定して採用できる体制を構築できます。

エンジニアの採用担当者は激務？採用担当者の負担を軽減する方法について解説