オンボーディングの適切な目標設定とは。効果へつながる施策・事例

優秀な人材を採用しても、長く働いてもらえなければ意味がありません。人材の定着率を上げる施策として注目されている『オンボーディング』の概要と具体的な施策、成功のポイントを解説します。人材の定着率を上げたい企業は参考にしてみましょう。

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オンボーディングとは

(出典）https://unsplash.com/

オンボーディングとは入社した人員の定着率を上げる施策で、業界や事業規模を問わず、広く活用できる手法です。まずは、オンボーディングの概要から解説します。

新メンバーをサポートするプログラム

オンボーディングは新人社員の教育・育成プログラムの一環で、新人にできるだけ早く戦力として働いてもらうだけでなく、自社で長く活躍してもらうための方法を指します。

語源的には「on-board（乗り物に乗っている状態）」を意味する言葉から造られたもので、新たに入社した人材が早く活躍できるようにサポートすることで、早期離職を防いで定着率を上げるために導入されます。

人事施策としては比較的新しい用語なので、なじみのない人もいるでしょう。しかし欧米では一般的に取り入れられている施策であり、新卒社員のみならず、中途採用の社員や管理者も対象とされます。

入社直後の支援が重要視される理由

新人の入社直後のサポートが重視される理由は、業界を問わず、入社後の早期に離職してしまうケースがあるためです。入社前に想定していた職場とは違っていたり、雰囲気や価値観が合わなかったりする理由から、早々に辞職・転職してしまう人材は決して少なくありません。

エンジニアもその例外ではなく、興味のあるプロジェクトに参加できなかったり、問題を抱えた際に誰にも相談できなかったりして、孤独を感じてしまう人は多くいます。その結果、早期に離職を決断する人材もいるため、入社直後のさまざまな支援が求められています。

メンター制度もオンボーディングの一つ

オンボーディングはさまざまな施策が考えられますが、メンター制度も早期離職の防止策として有効です。すでに制度を導入している企業は多くありますが、定期的に新入社員の相談に乗る程度の活動しかしていない企業は、決して少なくありません。

しかし、オンボーディングとしてメンターを位置付けるならば、受け身の姿勢ではなく、積極的な業務サポートや新人とのコミュニケーションが求められます。

新人が誰に聞けばよいか分からないような質問の窓口となったり、定期的に面談やミーティングの機会を設けたりするなどして、新人が職場に早くなじめるようにサポートをする必要があります。複数のメンター役を用意して、役割分担させるのも有効です。

オンボーディングの施策8選

(出典）https://unsplash.com/

オンボーディングの具体的な施策はさまざまです。ここでは、多くの企業で採用されている代表的な施策を紹介します。自社で早速取り入れられるものがあれば、積極的に導入してみましょう。

ビジョンの共有

新入社員に対して、自社の価値観やビジョンを早く理解・共感してもらうことが、早期離職の防止に役立ちます。自社の掲げる目的達成のため、どのような役割を期待しているのかを説明しておけば、新人も目の前の仕事に意味を見いだせるようになるため、日々の業務のモチベーションを高められるでしょう。

ビジョンを共有するには、研修時や入社前に丁寧に説明することが大事です。可能ならば、新人の口から直接説明できるようにしておくのが理想です。価値観やビジョンの説明を兼ねて、入社前に予習コンテンツをまとめて配布している企業もあります。

社内ルールの共有

社内ルールの共有も、オンボーディングの一種です。入社したての人材は社内のルールが分からず、ストレスをためてしまうこともあります。人によっては、疎外感や孤独感を覚える場合もあるでしょう。

メンタル面のケアは人材の定着率を上げるために重要な要素ですが、しっかりと社内ルールを共有し、新人が混乱することがないようにサポートする必要もあります。

業務上知っておくべきルールやツールの使い方などは、ワークスペースにまとめたり、コンテンツとして配布したりするなど、新人がいつでも参照できる体制にすることが重要です。不明点や疑問点を気軽に質問できるように、ビジネスチャットをはじめとした、コミュニケーションツールを導入するのもよいでしょう。

新メンバーの紹介

新人がスムーズに組織に受け入れられるように、新人社員と既存の社員とが、互いの情報を知り合う機会を設けることも大事です。両者が日常的にコミュニケーションを取れる環境を築くのに加えて、メンターやバディなどが、積極的に新入社員と既存社員をつなぐ役割を果たす必要があります。

例えば、早い段階で懇親会の場を設けたり、新入社員の自己紹介ページを作成し、既存社員が日常的に閲覧できるようにしたりなど、さまざまな工夫をしている企業は多くあります。

ランチ会

定期的にランチ会を開いて、新入社員と既存社員、さらには管理者が気軽にコミュニケーションを取れる場を設けるのも、オンボーディングの施策です。

単に社員同士が集まって会話をするだけでなく、新入社員が悩みや問題を解消できる場にする必要があります。特に、オンラインでランチ会を開催する場合は、対面よりも発言の機会が失われがちです。事前に新入社員にアンケートを実施するなどして、相談したい事柄を明らかにしておくとよいでしょう。

デスクの飾り付け

細かい方法ではありますが、新入社員のデスクを飾り付けて、歓迎の気持ちを示す施策も有効です。事実、オンボーディングの一環として、新人のデスクを飾り付けてお祝いをしている企業は多く、入社当日には経営者と朝食を取り、オフィスツアーを実施しているところもあります。

少しの気遣いでも、受け取った側は気持ちよく仕事に入ることができるので、新人が早く職場に溶け込めるように職場環境を整えておくことも大事です。

定期的な1on1

1on1とは社員と管理者が1対1で実施する面談のことです。社員の抱えている問題や課題を解消したり、人事評価の参考にしたりするためのもので、双方が腹を割って話し合うことで、信頼関係を醸成する目的があります。企業によって実施する規模は異なるものの、全ての社員を対象としている企業も多いです。

近年は新入社員が職場に溶け込めるように促すために、1on1を実施する企業も増えており、新人の心理的安全性を高める施策として取り入れられています。

1on1の効果を最大化するためには、事前に話し合いのテーマを定めておくことが大事です。新入社員のオンボーディングの一環として1on1を実施する場合は、企業のミッションや配属組織の立ち位置、さらに組織の課題や優先度などの説明をするとよいでしょう。

さらに、依頼した業務の重要性や具体的なオペレーションを伝えておくと、スムーズに業務に入れるようになります。管理者が一方的に話すのではなく、新入社員の意見を聞き入れたり、疑問点を話してもらったりすると効果的です。

勉強会

定期的に勉強会を開くのもオンボーディングとして有効です。人材育成の一環として勉強会やセミナーを開いている企業は多くありますが、一方的に講義を受けるだけのところも珍しくありません。

しかし、新人に職場環境に早く慣れてもらい、ストレスなく業務に集中してもらうためには、アウトプットの機会を設けることも大事です。新人に業務で疑問に感じている点を発表してもらい、その場で解消できる環境にすることで、安心して業務に臨めるようになるでしょう。

eラーニングを活用した教育制度

近年は企業向けのeラーニングも充実しているので、新人教育に取り入れるとよいでしょう。とりわけ多くの新入社員が入ってくる企業では、講師役の社員の負担が大きくなりがちであるため、業務に必要な基本的な知識やスキルの習得には、eラーニングを導入している企業が増えています。

全ての新入社員が平等な環境で学習できるのがメリットで、一人一人の知識レベルに合わせて、内容を変更することも可能です。新人が受講しやすいように、人気のコースを紹介したり、受講者の感想やインタビューを掲載したりすれば、自発的な学習を促進できます。

オンボーディングのポイント

(出典)https://www.pexels.com/

オンボーディングを成功させるには、以下のように目標の細分化や既存社員との接点を増やすなど、いくつかのポイントがあります。新入社員が抱えがちな問題を理解し、スムーズに解消できる体制にしておきましょう。

新人メンバーの目標は細分化する

新人は成果が見えづらい仕事や、成果が実感できるまでに時間を要する仕事に対しては、特にストレスがかかってしまうものです。

自分のすべきことを見失ってしまう可能性もあるので、目標を細分化し、どこを目指せばよいか明確にしてあげることが大事です。いきなり大きな目標を設定させるのではなく、小さな成功体験を積み重ねていけるように導きましょう。

具体的な目標の設定に関しては、上記のように管理者と定期的に1on1で話し合ったり、目標の立て方を解説する研修やセミナーを開いたりするのがおすすめです。入社後すぐに仕事の進め方や目標設定、業務の振り返りなどに関して、先輩社員が指導する機会を設けるのもよいでしょう。

既存メンバーとの接点を作る

入社前に既存社員との接点を作っておくと、新入社員がストレスなく職場に溶け込めるようになります。座談会やオンラインミーティングなどで、両者が気軽に対話できる場を設けてみましょう。まとまった時間が取れない企業でも、5分・10分程度、コミュニケーションを取る場を作るだけでも効果があります。

ただし、ほとんど実のある会話がないまま時間が過ぎてしまう可能性もあるので、できるだけテーマを設定しておきましょう。事前に社員のプロフィールを配布したり、どういった話をして欲しいか、内定者に確認しておいたりする工夫も必要です。

効果を確認する

実施したオンボーディングの施策は、必ず効果を確認しましょう。人事部門や新人の教育担当者の間で見直しをするだけでなく、オンボーディングを経験した新入社員の意見も聞くことが大事です。実施した施策が新人の離職率の低下や、従業員エンゲージメントの向上に寄与しているか判断する必要があります。

施策の性質上、定性評価しかできない場合もありますが、できるだけ数値で成果を判断できるように、事前に評価基準を定めておくのがポイントです。定量評価ができるようにしておけば、施策の実行と効果測定、改善のサイクルをスムーズに回せるようになるでしょう。

効率的、かつ確実な仕組みにするには

(出典)https://www.pexels.com/

効果的なオンボーディングを実施し、確実な成果を得るには仕組み化が必要です。オンボーディングを仕組み化するためのポイントを解説します。

目標の設定

オンボーディングを通じて具体的に何を達成するのか、まずは目標の明確化と設定が必要です。目標が明らかになっていないと、施策を実行する社員のモチベーションに差が出てしまい、結果的に新入社員の支援にも差が出てしまいます。

特に、初めてオンボーディングの施策を実行する際には、事前にしっかりと計画を立てた上で、実施する社員の役割分担も明確にしておきましょう。一人一人がどのような役割を担い、達成すべき基準はどこか、チームで話し合って決めることが重要です。

マニュアルの用意

オンボーディングの施策はさまざまで、その時期によって内容を変えることも珍しくないはずです。しかし、施策を実行する度に細かい手続きや準備が必要になれば、担当社員に大きな負担が掛かることになります。予定通りに実施できないケースも出てくるでしょう。

そこで、繰り返し実行する施策ならば、できるだけマニュアルを整備しておくことで、効率的に準備を進められます。何をどういった順番でこなすべきか、具体的な作業に落とし込んでマニュアル化しておきましょう。

オンボーディングに関わる社員ならば、誰でもアクセスできる場所に保管しておけば、必要に応じて担当者が参照できます。定期的にマニュアルの妥当性を判断し、最新の情報にアップデートすることも大事です。

ツールを組み合わせて自動化

オンボーディングの実施に、さまざまなツールを活用する場合もあるでしょう。個別にツールを運用していると作業が煩雑になってしまい、全体としてオンボーディングのプロセスに非効率が生じる可能性があります。できるだけツールを組み合わせて、作業の自動化を図りましょう。

例えば、人事管理システムと採用管理システムをAPIで組み合わせることで、新入社員の入社手続きの一部を自動化する方法は、すでに多くの企業が実施しています。

また、ツールによってはデフォルトの機能として、他のツールや管理システムと連携できるものもあります。オンボーディングの実施に伴って、連携性に富んだツールを導入するのもよいでしょう。

ツールの連携性が高まれば、オンボーディングの担当社員の業務効率化につながり、より精度の高い施策を実行できるようになります。以下の記事では、ツールの組み合わせによるオンボーディングの例を紹介しているので、こちらも参考にしてみましょう。

overflowのオンボーディング紹介

副業転職を受け入れる

効果的なオンボーディングを実行するには、自社の社風や価値観に合った人材の採用にも、しっかりと目を向ける必要があります。どれほどオンボーディングに力を入れても一定数の社員は企業文化に適合できず、早期に離職してしまう可能性は否定できません。

離職率を完全にゼロにするのは非常に困難ですが、少しでも減らせるように、副業転職の採用も検討してみましょう。新たなメンバーをまず副業従事者として受け入れ、そこから人材としての能力やスキル、自社のカルチャーにフィットした人を正社員化すれば、早期離職のリスクを軽減できます。

特に近年は、エンジニアをはじめとした技術職で副業を始める人が増えており、優秀な人材が多くいます。必要な期間のみ仕事を依頼することもできるので、より広い視野で人材採用を考えてみましょう。

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副業従事者の採用ならば、人材マッチングプラットフォームの『Offers』がおすすめです。業務委託契約から正社員として雇用する至ったケースも多く、正社員前提の契約事例も豊富です。エンジニアやデザイナー、データアナリストなど、さまざまな技術職の人材データベースから、自社に合った人材を探せます。

さらに、最短2日で採用できる可能性もあるので、すぐに即戦力となる人材が欲しい場合にも役立つでしょう。人材の経験やスキルを絞り込んで検索可能で、企業側が自らオファーを出すこともできます。即戦力となる優秀な人材を探しているなら、利用を検討してみましょう。

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まとめ

人材の早期離職を防ぐのに有効なオンボーディングの概要と、具体的な施策を解説しました。

1on1や勉強会の実施など、オンボーディングの施策は多く考えられますが、いずれも事前に計画を立てて、しっかりと効果の測定をすることが重要です。担当社員の目標を設定し、効率的に施策を実施できるようにマニュアルを整備しましょう。

また、自社の価値観やカルチャーに合った人材を採用することにも、目を向ける必要があります。正社員や契約社員としての雇用だけにこだわらず、副業人材との契約も検討することをおすすめします。まずは業務委託契約から始めて、自社にマッチした人材を正社員として雇用すれば、社員の定着率もアップするでしょう。