【エンジニア採用】採用見送りの理由はどうする？連絡方法や注意点なども解説

エンジニアは人材の獲得が難しい職種であり、求人倍率も高めですが、全ての応募者を受け入れられないケースもあるでしょう。一部の応募者の採用を見送る場合は、どのように説明すべきでしょうか？応募者への連絡方法や注意点とともに解説します。

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企業がエンジニアの採用を見送る理由は？

エンジニアの採用では、全ての応募者を採用できないケースも多くあります。企業がエンジニアの採用を見送る理由はさまざまですが、具体的にどういった理由から、採用を見送る場合が多いのでしょうか？

コミュニケーション能力を理由にする企業が多い

採用するエンジニアをどう評価するかは企業によって異なるものの、コミュニケーション能力を理由にするケースが多くあります。開発を進める上で、エンジニアは他のメンバーと密に連携を取らなければならないため、コミュニケーション能力は不可欠です。

たとえ技術的な水準を満たしていても、コミュニケーション能力が不足していると、業務に支障が出てしまうでしょう。そこで多くの人事担当者が、応募者のコミュニケーション能力を重視しています。これはエンジニアの中途採用の場合はもちろん、新卒採用でも同じ傾向が見られます。

採用基準にスキルレベルが至らないケースも

エンジニアは技術職であるため、企業が設定した採用基準にスキルレベルが至らない場合も、採用を見送るケースがほとんどです。エンジニアのプログラミング能力や、フレームワークに関する知識、各種ITツールに関するスキルなど、一定の採用基準に満たない場合は、企業としても採用するわけにはいかないでしょう。

ただし採用したい人数に応募者数が至らない場合や、今後の成長に期待できる人材がいる場合などは、基準に満たなくても採用する企業は少なくありません。

エンジニアの採用基準を決める際には、現場のエンジニアの協力を得ながら、人事担当者による評価のぶれを防ぐ仕組みが必要です。採用基準の決め方や調整の仕方などに関しては、以下の記事で解説しているので、こちらを参考にしてみましょう。

エンジニアの採用基準の作り方を解説。自社にマッチするエンジニアを採用するポイントや失敗要因を併せて紹介 | Offers HR Magazine

採用見送りの理由をどう説明する？

では、エンジニアの採用を見送る場合、その理由を応募者にどのように説明すべきでしょうか？企業として理由を聞かれた場合の対応とともに、押さえておきましょう。

見送り理由の提示は必要か？

エンジニアの採用に限らず、一般的に採用を見送る際には、その理由を応募者に伝える必要はありません。いかなる理由で採用・不採用を決めるかは企業側の自由であり、不採用時に理由を提示する義務はないため、単に採用を見送る旨を伝えるだけの企業がほとんどです。

応募者側も不採用になった企業に対して、詳細に理由を尋ねるケースはめったにありません。たとえ不採用に納得がいかない応募者がいても、わざわざ理由を聞いてくることは少ないでしょう。

なお、エンジニア採用における不採用の理由の提示に関しては、以下の記事でも詳しく解説します。こちらも参考にしてみましょう。

不採用者に理由を聞かれたら？エンジニア採用における不採用者の対応を解説 | Offers HR Magazine

採用見送りの理由を聞かれた場合は？

上記のように採用を見送る場合、応募者に対して詳細に理由を説明する必要はありませんが、それでも不採用の理由を尋ねられる可能性はゼロではありません。

もし、理由を聞かれた場合には「慎重に選考を重ねた結果、基準に至らなかった」「選考基準に照らした結果、残念ながら採用見送りとなった」といった回答をしておきましょう。単に「回答は差し控える」といった返事でも問題はありません。

ただし、応募者に不快感を与えないように、丁寧な表現を心掛ける必要があります。将来的に再び人材が必要になる可能性もあるので、応募してくれた人材に対しては、きちんと感謝を伝えることが重要です。

採用を見送る際の連絡方法は？

採用を見送る旨を応募者に連絡する方法としては、以下のようにメールや郵送・電話などがあります。それぞれの方法について、ポイントや注意すべき点などを見ていきましょう。

メールで通知するのが一般的

採用・不採用の連絡は、基本的にメールを使用するのが一般的です。メールならば応募者が都合の良いタイミングで内容を確認できるのに加えて、企業側は必要な情報を確実に伝えられます。

メールで採用見送りの旨を伝える際には、合否に関わる内容である点がひと目で分かる件名にすることや、自社の選考プロセスへの参加に対して、丁寧なお礼を記載することが大事です。

また、上記のように詳細な理由を説明する必要はありませんが、不採用であることは明確に伝えなければいけません。全文を通して、明確かつ丁寧な表現を心掛けましょう。

書類などを返却する場合は郵送で

書類を応募者に返却する場合には、郵送で不採用通知とともに送る方法もあります。近年は応募書類やポートフォリオなどを、電子データで送ってもらうのが一般的ですが、紙ベースでの書類を受け付ける場合は、郵送での合否の連絡も検討しましょう。

郵送は相手が不在の場合でも確実に届けられるように、普通郵便や特定記録郵便を選択します。また、本人に直接配達員が手渡しをする簡易書留などもよいでしょう。

電話で知らせる場合もある

合否に関する連絡に加えて、応募者に詳細に伝えるべき用件がある場合などは、電話で知らせるのがよいケースもあります。直接不採用の旨を伝えるのは人事担当者にとって心苦しい部分もありますが、応募に対する感謝を伝え、企業として誠意を示すことが重要です。

また、電話だけでは応募者が要件を聞き逃してしまう可能性もあります。用件が複雑な場合などは、別途メールでも内容を伝えておくとよいでしょう。

採用見送りの理由を伝える際の注意点

採用の見送りについて応募者に伝える際には、以下の点にも注意が必要です。連絡する時期やタイミングに加えて、応募者の気持ちに寄り添う姿勢を重視しましょう。

連絡する時期やタイミングに配慮が必要

電話で採用見送りの旨を伝える際には、相手の都合にも配慮が必要です。相手の立場に応じて、連絡する時期やタイミングを考えましょう。平日の午前中をはじめ、多くの人が仕事に集中している時間帯などは、基本的に避けることが大事です。

一方、メールの場合でも、できるだけ目につきやすい時間帯に送信する必要があります。始業時間となる午前9〜10時頃や昼休みなどは、多くの人がメールを確認するので、基本的にはこれらの時間帯を狙って送信するのがよいでしょう。

なお、いずれの場合にしても、採用・不採用の連絡はできるだけ早くしなければいけません。遅くなるほど応募者を不安な状態に置くことになります。応募者の就職・転職活動の支障にならないためにも、面接の日から3〜7日以内には伝えられるようにしましょう。

応募者の気持ちに寄り添う姿勢も大事

採用を見送る応募者の気持ちに寄り添い、文面を工夫したり、感謝の言葉を添えたりすることも重要です。相手に不快感や不信感を与えてしまうと、企業全体の評判が悪くなる恐れがあり、その後の採用活動にも影響が出てしまいます。

場合によっては、一度不採用を決めた相手を、再び採用プロセスに乗せる必要が出てくる可能性もあるでしょう。特にエンジニアは貴重な職種であるため、将来的なオファーにも応じてもらえるように、企業として誠実な対応が求められます。

対応によってはトラブルになる恐れがある

不採用の理由を詳しく聞こうとする応募者がいる場合、対応によっては納得をしてもらえず、クレームにつながる可能性がある点は注意しなければいけません。

上記のように不採用の理由を詳細に伝える必要はありませんが、相手によっては筋の通った説明を求めてくるケースも考えられます。どのような説明をするか人事部内で決めておき、トラブルに発展しそうな場合の対応も想定しておきましょう。

いずれの場合でも、公平・公正な採用プロセスの結果であることを、きちんと伝えることが大事です。

採用見送りの連絡は迅速に

エンジニア採用において、採用を見送る際の方法やポイントなどを解説しました。メールで合否の連絡をするのが一般的ですが、返却すべき書類がある場合は郵送を選択したり、合否の連絡以外に伝えたい事柄がある場合などは、電話での連絡も検討したりすることも大事です。

原則として、不採用者に対して採用を見送る理由の提示は必要ありません。しかし、いずれの方法で連絡をするにせよ、応募に対する感謝をきちんと伝えなければいけません。できるだけ早く連絡ができる体制も整えましょう。

また、たとえその時点では不採用でも、将来的にその人材が必要になるケースも考えられます。自社の将来を考えて、企業として好印象を持ってもらえる対応を心掛けましょう。