不採用者に理由を聞かれたら?エンジニア採用における不採用者の対応を解説

Offers HR Magazine編集部 2023年10月23日

Offers HR Magazine編集部

目次

エンジニア採用では、当然ながら採用者もいれば不採用者も出てきます。採用者に対しては、入社までの流れを伝えますが、不採用者にはどう対応すればよいでしょうか?不採用の理由を聞かれた場合の対応や、不採用を伝える方法などを具体的に解説します。

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応募者に不採用の理由を伝えるべき?

(出典)https://www.pexels.com/

エンジニアは人材の獲得競争が激しく、なかなか優秀な人材を採用するのが難しくなっています。しかし、募集以上の応募があった場合、誰かを不採用にしなければいけません。もし、不採用にした応募者に理由を聞かれたら、どう対応すべきでしょうか?

不採用の理由は明かさなくてもよい

結論をいえば、エンジニアの採用に限らず不採用の応募者に対しては、企業側が詳細な理由を伝える必要はありません。企業は不採用の理由を開示する法的な義務はなく、実際に詳細を伝えない企業は多くあります。

詳しくは後述しますが、不採用の理由を伝えることにより、対応に時間が取られたり、企業イメージの低下を招いたりする可能性があるためです。また、人事部の窓口として対応する社員が不採用の決定に関わっていないケースも多く、そもそも不採用の理由を知らないこともあります。

ただし、転職エージェントなどを通じて紹介を受けた人材を不採用にする場合、エージェントには不採用の理由を伝える必要があるので注意しましょう。

応募者に不採用の理由を聞かれたら?

(出典)https://www.pexels.com/

基本的に、企業が不採用の理由を応募者に明かす必要はありませんが、応募者から不採用の理由を聞かれる可能性はあります。その場合はどう対応すればよいでしょうか?

「回答は差し控える」といった対応でOK

不採用となった応募者が、わざわざ企業側に理由を尋ねるケースはほとんどありませんが、もし不採用の理由を聞かれた場合には「規程規定により回答いたしかねます」といった返答で問題ありません。あるいは「自社の選考基準に照らした結果、残念ながら不採用となってしまいました」などの表現も可能です。

ただし、企業として不採用の理由を伝えても問題がない場合は、角が立たないように丁寧に回答することで、応募者側も他の選考に生かせるでしょう。しかし基本的には、不採用の理由まで詳細に伝えない方が無難です。

不採用の理由を伝える場合の問題点

人事に関わる人の中には、採用者のみならず不採用者に対しても、しっかりと理由を伝えるべきと考える人もいるでしょう。

確かに一人一人の応募者に誠実に対応することで、企業イメージの向上などが期待できます。しかし、不採用の理由を開示するにしても、以下の問題点をよく考慮した上で、企業として慎重に判断することが大事です。

対応に時間がかかるケースがある

不採用者に詳細な理由を伝えた場合、相手によっては納得してもらえず、対応に時間がかかってしまう可能性があります。企業側が開示した理由に対して反論をしてきたり、理由を信じてもらえなかったりするケースもあるため、対応する社員の負担が大きくなるリスクがあります。

また、不採用の理由を開示していることが広く知られると、その後は不採用者に必ず理由を説明する必要も出てくるため、人事の仕事が増えてしまうことになるでしょう。

選考の詳細が広く知られてしまう可能性も

理由を詳細に説明することで、自社の選考の詳細や採用基準などが、外部に広まってしまう可能性もあります。選考についてオープンにしている企業ならば問題ありませんが、書類選考や面接の評価基準に関しては、拡散されたくない企業も多いでしょう。

さらに、世間に想定外のうわさ噂が広まる可能性もあるので、そういったリスクを避けるためにも、不採用の理由の開示は慎重にならなくてはいけません。

メールでの不採用の伝え方 

(出典)https://www.pexels.com/

それでは、応募者に不採用の旨を伝える方法をみていきましょう。まずは、メールでの不採用通知の方法を解説します。不採用を伝える場合、メールを使うのが一般的です。

不採用のメールを送る際のポイント

不採用のメールを送信する際には、基本的なビジネスマナーを守るのはもちろん、本文の冒頭で応募に対する感謝を必ず伝える必要があります。応募してくれたことと、自社に関心を持ってくれたことに対して、丁寧なお礼を記載しましょう。

さらに誰にでも分かる平易な文章で、分かりやすい表現を心掛ける必要があります。選考結果と相手の今後の活躍を願う構成にして、余計な内容を記載しないことも重要です。

不採用メールの文例 

【不採用メールのサンプル】

□□様

○○株式会社の人事担当××と申します。

このたび度は、数ある企業の中から、弊社のエンジニアの求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。お忙しい中、選考の書類をお送りいただいたこと、重ねてお礼申し上げます。

書類選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。誠に申し訳ありませんが、何卒ご了承いただきますよう、お願い申し上げますいたします。

なお、お送りいただいた書類に関しましては、弊社で責任を持って破棄いたします。返却をご希望の場合は、ご連絡いただければ郵送にて返却いたします。

末筆ながら、今後の□□様のご活躍をお祈りいたしております。

○○株式会社 人事部 ××(※自分の署名)

電話での不採用の伝え方

(出典)https://www.pexels.com/

電話で不採用を伝える場合のポイントも、例文とともに解説します。不採用の連絡は基本的にメールで問題ありませんが、特に誠意を伝えたい応募者がいる場合などは、電話で連絡するとよいでしょう。

不採用を伝える電話をする際のポイント

不採用の旨を電話で伝える際にも、応募に対する感謝の意を示すとともに、端的に選考の結果を伝えるようにしましょう。相手の混乱を招かないために、必要な事柄をはっきり伝える必要があるのはもちろん、言葉遣いにも注意しなければいけません。

また、不採用の連絡に相手が気落ちしてしまう可能性もあるため、応募者の感情に配慮し、フォローする姿勢も必要です。なお、不採用の理由を尋ねられる場合も考えられるので、自社のルールに従って、適切な回答を用意しておきましょう。

不採用を伝える電話の例

【電話で不採用を伝える場合の例文】

○○株式会社の××と申します。□□様の携帯でよろしいでしょうか?

(相手の確認が取れたら)今、お時間いただいてもよろしいでしょうか構いませんか?

このたび度は弊社のエンジニア採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。ご希望に沿えず、申し訳ございません。

□□様の今後のご活躍をお祈りしております。ご応募、誠にありがとうございました。

不採用の連絡をする際の注意点

(出典)https://www.pexels.com/

不採用の連絡をする際には、以下の点にも注意しましょう。対応によっては応募者に悪いイメージを持たれてしまう可能性もあるので、基本的なビジネスマナーを守るのはもちろん、連絡のタイミングにも配慮しましょう。

応募者に対する敬意を忘れない

不採用の理由は特に伝える必要はなく、規程により回答できないといった対応で問題ありませんが、応募者に対する敬意を忘れず、横柄な印象を与えないように注意しましょう。

本来、企業側と応募者側は対等な立場であり、上下関係は存在しません。しかし人事担当者によっては、応募者を下に見るような対応をする人もおり、反発を受けてしまう可能性があります。

担当者の態度が悪いと、単にその応募者からのイメージが悪くなるだけではなく、対応がSNSや転職に関する掲示板などで明らかにされることで、社会的イメージを損なう恐れもあります。その後の採用活動にも支障が出る可能性もあるので、企業の担当者として誠意ある対応をしなければいけません

連絡をするタイミングに配慮する

一般的に選考結果の連絡は、書類選考や面接後、1週間以内にはする必要がありますが、電話で不採用の連絡をする場合はタイミングにも配慮が必要です。

特に中途採用の場合は、応募者も働いているケースがほとんどのため、午前中の忙しい時間帯や、終業前の時間帯などは避ける必要があります。昼休憩の時間帯をはじめ、応募者が対応しやすいタイミングを選ばなければいけません。

電話連絡をする場合は事前に伝えておく

選考結果を電話で伝える場合、人によっては急な連絡で驚いてしまう可能性もあります。面接や事前のメールでのやり取りなどの時点で、応募者に電話で結果を知らせる旨を伝えておくことが大事です。

また上記のように、相手が電話対応しやすいタイミングを選ぶ必要があるので、結果を電話連絡することに加えて、連絡する時間帯を決めておきましょう。可能ならば、いくつかの候補を挙げて、応募者に選んでもらうのがおすすめです。

メールの場合は件名や文面を工夫する

メールで不採用の連絡をする場合は、ひと一目で採用に関するメールだと分かるように、件名にも工夫が必要です。例えば『選考結果のご連絡(○○株式会社)』といったように、会社名とともに、採用選考の結果の連絡である旨が伝わる内容にしましょう。

また、回りくどい言い回しや表現を避けて、伝えるべき内容を分かりやすく記載する必要があります。内容はある程度テンプレート化できるので、上記の文例を参考にしつつ、事前に作成しておくとよいでしょう。

不採用の理由を伝えるなら誠実に

(出典)https://www.pexels.com/

不採用者に理由を聞かれた場合の対応や、不採用の連絡をする際のポイントなどを解説しました。

原則として、応募者には不採用の理由を開示する必要はありません。「弊社規程により、回答は差し控えさせていただきます」といった返答で問題ないでしょう。人事担当者の裁量により理由を伝える場合にも、事前にどの程度まで情報を公開するか、企業として決めておかなければいけません。

また、一般的に不採用の連絡はメールを使いますが、電話で連絡する場合はタイミングにも配慮しましょう。企業イメージを損なわないために、基本的なビジネスマナーを守るのはもちろん、応募に対する感謝を伝えることも大事です。担当者によってムラが生じないように、人事部門で対応の仕方を決めておきましょう。


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