エンジニアのスカウトメールのポイント。重要性や書き方のコツ、返信率の高め方など

Offers HR Magazine編集部 2023年12月4日

Offers HR Magazine編集部

目次

優秀な人材の獲得が難しいエンジニア採用では、積極的に人材をスカウトする姿勢が大切です。スカウトメールを出すメリットやメールの作成方法、返信率を高めるポイントなどを解説します。これからエンジニア採用を本格化する企業は、参考にしてください。

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スカウトメールによる採用は有効か?

(出典)https://unsplash.com/

スカウトメールは主にダイレクトリクルーティングで用いられる方法で、企業が直接採用ニーズに合致した相手に対して、応募をオファーするメールを指します。まずはスカウトメールの概要と、エンジニア採用におけるメールの有効性などを解説します。

そもそもスカウトメールとは?

採用したい人材の条件をクリアしている相手に対して、企業や転職エージェントなどが送るのがスカウトメールです。

求人サイトを通じて、企業の採用担当者が必要な人材を検索し、条件に当てはまる相手に送信する場合や、転職エージェントが企業に紹介する人材をピックアップして、オファーメールを出す場合などがあります。

近年は求人サイトや求人広告を利用した一般的な採用に加えて、企業が直接必要な人材にアプローチするダイレクトリクルーティングが流行しています。

大手企業に比べて知名度が低い企業でも、アプローチ次第で優秀な人材を採用できる可能性があるため、業界によらず広く活用されている手法であり、スカウトメールを使ってオファーを出す企業が増えている状況です。

エンジニア採用では特に有効な手法

スカウトメールの活用は、エンジニア採用では特に有効な手法とされています。人材採用市場において、エンジニアは特に人気が高く、経験豊かな人材を中途採用するには、さまざまな工夫が必要です。実際、エンジニアの求人倍率は他の職種に比べてかなり高く、企業間の人材獲得競争が激化しています。

そういった状況で待ちの姿勢で採用活動を進めても、なかなか必要な人材の採用には結び付かないのが実態です。そこで、エンジニアの中途採用ではダイレクトリクルーティングが主流となっており、ニーズに合った人材に対して、スカウトメールを使ってピンポイントでアプローチする企業が増えています。

スカウトメールを送る方法

スカウトメールは求人サイトのスカウト機能を利用するのが一般的ですが、SNSで直接メッセージを送る方法などもあります。ダイレクトリクルーティングに特化したサービスや広告媒体、メールマガジンなどを利用する方法も検討するとよいでしょう。

無料から有料まで、さまざまなやり方があり、工夫次第で多くの優秀な人材に直接アプローチが可能です。

エンジニアにスカウトメールを送るメリット

(出典)https://unsplash.com/

スカウトメールを使ってエンジニアを採用するメリットとしては、具体的に以下の点が挙げられます。採用市場において知名度が低めの企業でも、広くエンジニアにアプローチが可能で、そのまま採用プロセスに乗せられる可能性があります。

優秀な候補者に直接アプローチできる

自社の求める優秀な人材に対して直接メッセージを送ることで、採用に結び付けられるのがスカウトメールの最大のメリットです。他社に比べて知名度やブランド力が低めの企業であっても、スカウトメールを通じて応募につながる可能性があります。

また、スカウトメールならば他の手法に比べて、コストもかからず、積極的に転職活動をしている人はもちろん、転職潜在層も広くカバーできます。メッセージのやり取りを通じて興味を持ってもらえれば、将来の応募につなげられるでしょう。

候補者に特別感を持ってもらえる

スカウトメールを通じて、候補者に特別感を持ってもらえるのもメリットといえます。エンジニア採用でも、ニーズに合致したエンジニアの候補に対して、直接メッセージを送ることで、特別なオファーを受けていると感じてもらえます。

知名度の低い企業でも注目してもらいやすく、うまくアピールできれば、そのまま採用プロセスに乗せられるケースもあるでしょう。

その時点では採用につながらなくても、自社のことを知ってもらえるきっかけとなり、定期的にアプローチしておけば、相手が転職を決意した際に、選択肢の一つに入れる可能性があります。

エンジニアのスカウトメールの作り方

(出典)https://unsplash.com/

それでは、エンジニアに対するスカウトメールの作り方を解説します。中途採用のためのスカウトメールは、多くのテンプレートが利用できますが、そのまま使うのではなく、以下のように採用ニーズを確認した上で、ペルソナを設定することが重要です。

入念にペルソナを設定

まずは事前準備として、採用すべき人材のペルソナを詳細に設定し、採用に至るまでのストーリーを想定しましょう。ペルソナとは理想とする人物像のことで、エンジニア採用の場合は、採用すべきエンジニアの年齢や経験・実績・スキルセット・希望しているキャリアなどを、具体的に設定したものです。

採用すべき人材のペルソナを明確にしておけば、そこにピンポイントで刺さる文章を作成しやすくなります。ペルソナに完全に該当する人材はほとんどいませんが、多かれ少なかれペルソナの属性に合致する部分はあるため、多くの相手にとって魅力的な内容になります。

スカウトメールの基本構成

スカウトメールの書き方に決まったルールはありませんが、一般的には次の構成が有効とされています。

  1. 題名と冒頭のあいさつ・送信者の自己紹介
  2. スカウトメールを送った背景
  3. 募集している人材と仕事内容
  4. 自社の魅力や働きやすさ・入社後のキャリアなど
  5. 次のステップへの進み方

上記の手順でメールを作成し、内容を確認した後に読み手がすべきアクションを記載しましょう。応募の後押しをすることで、返信の可能性が高められます。また、返信の仕方や面接の候補日などを挙げておくことで、相手も行動を起こしやすくなります。

なお、上記ペルソナの設計を含めて、スカウトメールの作成に必要な準備や構成について、詳しくは以下の記事で解説しています。こちらを参考にしてください。

スカウトメールの作成方法。エンジニアに刺さる文面のコツと例文 | Offers HR Magazine

スカウトメールの返信率を高めるポイント

(出典)https://unsplash.com/

スカウトメールの返信率を高め、できるだけ多くの相手を採用プロセスに乗せるためには、以下のポイントを意識することが大切です。上記の基本構成を参考にしつつ、ニーズに合った人材を引きつける文章を考えましょう。件名や内容の分かりやすさなどにも配慮が必要です。

特別なオファーを演出する文面を作成

スカウトメールには募集の背景や求めている職種、入社後の待遇などの基本情報に加えて、メールの限定性をアピールすることで、特別感を演出することも大切です。『あなただけに送った特別なメール』である点を理解してもらうことで、応募を引き出しやすくなります。

ただし、複数の相手にスカウトメールを送信する場合、それぞれ独自の文章を作成するとなれば、かなりの手間がかかってしまうでしょう。基本的にはテンプレートを利用して構いませんが、送信相手によって、うまくカスタマイズすることが大事です。

件名の工夫で開封率をアップ

思わず開封したくなる件名を考えて、内容を読んでもらえる可能性を高める工夫も必要です。例えば『中途採用でエンジニアを募集中』といった件名では、受け取り手に取って魅力的に感じられません。

個人に宛てたスカウトメールならば『○○様 エンジニアの経験者を募集しています。月収○○万円可能!』といったような件名ならば、思わず開いてしまう人も多いでしょう。自分宛に特別に届いたメールであることが分かるからです。

また『プロジェクトマネジメントの経験がある方』『○○のスキルアップを図りたい方』といったように、具体的に求める経験や提供できる環境を説明するのも有効です。

件名によって返信率が大きく変わってくるので、いくつかの候補を検討し、実際に反応を確認しながら、特に有効なものを選択していくのがよいでしょう。

文章は分かりやすく簡潔に

スカウトメールの本文は、誰が読んでも分かりやすく、内容がすぐ頭に入ってくるものでなければいけません。中途採用のメールであっても、読み手にとって読解力には多少の差があるため、書き方によっては誤解を与えてしまう可能性もあります。

また、長々とした文章は基本的に忌避される傾向にあり、途中で読まれなくなるケースも多いので、要点をまとめて簡潔に書くようにしましょう。求めている人物像や経験・スキル、入社後にどういった待遇を受けられるかなど、特別感を与える内容とともにバランスよく記載することが大事です。

スカウトメールを作成する際の注意点

(出典)https://unsplash.com/

スカウトメールを作成する際には、以下の点にも注意しましょう。メールを送信する時間帯を考えるのに加えて、社内のメールの運用体制もしっかり整えておきましょう。

メールを送る時間帯にも配慮する

求職中のエンジニアを含め、ビジネスパーソンは基本的に、毎日何通もの電子メールを受信しています。

多くの人がメールをチェックしない時間帯に配信してしまうと、他のメールに埋もれてしまい、読まれない可能性が高くなります。できるだけ読まれやすい時間帯に、スカウトメールを配信するように心掛けましょう。

例えば、多くの人にとって通勤中となる午前9時前後や、昼休みに入る12時台などは、メールがチェックされる可能性が高い時間帯です。また、週の半ばよりも初めの方が、しっかりメールを確認する人が多い傾向もあります。

実際に複数のパターンでメールを送信し、どのタイミングが最も返信率が高いか確認してみましょう。試行錯誤を重ねながら、最適なタイミングを見つけることが大事です。

社内の運用体制を整備する

メールの配信担当者をはじめとして、人事部内でスカウトメールの運用体制を整えておきましょう。運用スケジュールや役割分担などを明確にすることで、修正と改善を重ねやすくなり、結果として早期に最適な運用が可能になります。

上記の送信時間帯を含め、スカウトメールの運用は、送信と結果の確認・分析・評価・改善のサイクルを繰り返すことが重要です。初めから最適な運用はできないので、確実にPDCAを回せる体制をつくり上げましょう。

現場のエンジニアにチェックしてもらう

エンジニア向けのスカウトメールを作成する際には、ペルソナの設定の時点から、現場のエンジニアに協力してもらうことも大事です。現場の採用ニーズは人事部門では分からないケースが多く、どういった人材を求めているか、人材を選ぶ基準とともに社内のエンジニアの意見を聞く必要があります。

エンジニアに刺さる文章は、エンジニア自身が分かっている部分が多いので、可能であればエンジニアにスカウトメールを作成してもらうのが理想です。しかし、採用活動にリソースを割けない場合には、人事部門の担当者が文面を作成し、エンジニアに確認・修正してもらうようにしましょう。

スカウトメールで優秀なエンジニアを採用する

(出典)https://unsplash.com/

エンジニアのスカウトメールを作成するコツや、返信率を高めるポイントなどを解説しました。スカウトメールはエンジニアの中途採用では特に有効で、工夫次第で知名度の低い企業でも、優秀な人材の採用に結び付けられます。

スカウトメールを作成する際には、まず入念にペルソナを設定し、うまく訴求できる内容を書き上げる必要があります。基本構成を参考にしながら、分かりやすく簡潔な文章を心掛けましょう。また、作成した文面は社内のエンジニアにチェックしてもらい、適宜修正やカスタマイズを重ねることが大事です。


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