人事評価 項目 サンプルを用いた評価シート作成のポイントとは？

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「オファーズ」のOffers HR Magazine編集部です。 人事評価は、企業にとって従業員の成長を促し、組織全体の活性化に繋がる重要なプロセスです。しかし、人事評価制度を効果的に運用するためには、評価項目を適切に設定し、評価シートを効果的に活用することが欠かせません。この記事では、採用担当者の方々に向けて、人事評価制度の基本から、人事評価項目のサンプル、そして評価シートの作成ポイントまで、具体的に解説していきます。ぜひ、最後までお読みいただき、自社の評価制度の改善に役立ててください。

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人事評価制度とは

人事評価制度とは、従業員一人ひとりの業務遂行能力や勤務態度、成果などを評価し、その結果を給与や昇進、配置、人材育成などに反映させるための仕組みです。従業員の成長を促進し、企業の目標達成に貢献させることを目的としています。人事評価制度は、企業の人事戦略において重要な役割を担っており、適切に運用することで、企業の競争力強化に繋がる可能性を秘めていると言えるでしょう。

人事評価制度の基本構成

人事評価制度は、大きく分けて「評価基準」「評価方法」「評価者」「評価時期」「フィードバック」の5つの要素で構成されます。評価基準は、どのような能力や行動、成果を評価するのかを定めたものであり、企業理念や、行動指針、職務内容などを考慮して設定されます。評価方法は、評価基準に基づいて、どのように評価を行うのかを定めたものであり、目標管理制度や、コンピテンシー評価、360度評価など、様々な方法があります。

評価者は、誰が評価を行うのかを定めたものであり、上司や、同僚、部下、自己評価など、様々なパターンがあります。評価時期は、いつ評価を行うのかを定めたものであり、半期ごとや、年1回など、企業によって異なります。フィードバックは、評価結果をどのように従業員に伝えるのかを定めたものであり、評価面談や、評価シートなどを活用して行われます。

これらの要素を組み合わせることで、自社の状況や、目的に合った人事評価制度を構築することができます。人事評価制度は、企業の規模や、業種、組織文化などによって、最適な形が異なります。柔軟性を持って、自社に合った制度を設計することが重要です。

人事評価制度の目的

人事評価制度の目的は、大きく分けて「従業員の成長促進」「企業の目標達成」「公平な処遇の実現」「人材育成の促進」「従業員のモチベーション向上」の5つが挙げられます。従業員の成長促進は、人事評価を通じて、従業員一人ひとりの強みや弱みを把握し、改善点や伸ばすべき点を明確にすることで、個々の能力開発を促進することを目的としています。

企業の目標達成は、人事評価を通じて、企業の目標や、方針を従業員に共有し、目標達成に向けた行動を促すことを目的としています。公平な処遇の実現は、人事評価を通じて、従業員のパフォーマンスや、貢献度を公平に評価し、給与や昇進などに反映させることを目的としています。人材育成の促進は、人事評価を通じて、従業員の能力開発ニーズを把握し、適切な研修や教育プログラムなどを提供することで、将来のリーダー候補を育成することを目的としています。

従業員のモチベーション向上は、人事評価を通じて、従業員の仕事に対するモチベーションを高め、組織へのエンゲージメントを高めることを目的としています。これらの目的を達成するために、人事評価制度は、適切に設計・運用される必要があります。人事評価制度は、企業にとって、欠かせない経営戦略の一つと言えるでしょう。

人事評価制度の重要性

人事評価制度は、企業にとって、以下のような点で重要です。

1. 人材の最適な活用:

人事評価を通じて、従業員一人ひとりの能力や適性を把握することで、適材適所の配置を実現し、組織全体の能力を最大限に引き出すことができます。また、従業員のキャリアプランを把握し、育成計画に反映させることで、人材の長期的な育成にも繋げることができます。

2. モチベーションの向上と組織の活性化:

人事評価を通じて、従業員の頑張りを認め、評価することで、従業員のモチベーション向上に繋げることができます。また、評価結果をフィードバックすることで、従業員の成長意欲を高め、組織全体の活性化を図ることができます。モチベーションの高い従業員は、企業の成長に大きく貢献する重要な存在です。

3. 公平な処遇の実現:

人事評価を通じて、従業員のパフォーマンスや貢献度を公平に評価し、給与や昇進などに反映させることで、従業員の納得感と、組織への信頼感を高めることができます。公平な処遇は、従業員のモチベーション向上や、定着率向上にも繋がる重要な要素です。

4. 企業の目標達成への貢献:

人事評価を通じて、企業の目標や、方針を従業員に共有し、目標達成に向けた行動を促すことで、組織全体の目標達成に貢献することができます。人事評価は、企業のビジョンや、戦略を達成するための、重要なツールと言えるでしょう。

人事評価の基本項目

人事評価の項目は、企業や職種によって異なりますが、一般的には「業績評価」「能力評価」「情意評価」の3つの観点から評価されます。これらの項目をバランス良く設定することで、従業員を多角的に評価することができます。ここでは、それぞれの人事評価項目について詳しく解説していきます。

業績評価

業績評価は、従業員が達成した成果や、業績を評価する項目です。売上目標達成度や、プロジェクトの成功率など、具体的な成果を数値化して評価することが一般的です。業績評価は、従業員のパフォーマンスを可視化し、モチベーション向上や、処遇決定の際の客観的な指標として活用することができます。

業績評価項目を設定する際には、以下の点を考慮する必要があります。

1. 目標設定の明確化:

評価対象となる成果を明確に定義し、従業員と共有する必要があります。目標設定は、具体的で、測定可能であり、達成可能なものである必要があります。また、目標達成のためのプロセスや、行動指針なども明確にすることが重要です。

2. 評価基準の明確化:

評価基準は、公平で、透明性があり、納得性の高いものである必要があります。評価基準があいまいだったり、偏りがあったりすると、従業員のモチベーション低下や、不信感を招く可能性があります。具体的な数値目標を設定したり、達成度に応じた評価基準を設けることで、より客観的な評価が可能になります。

3. 定期的な進捗確認とフィードバック:

目標達成に向けた進捗状況を定期的に確認し、フィードバックを提供する必要があります。フィードバックは、具体的で、行動につながるものである必要があります。また、ポジティブなフィードバックと、ネガティブなフィードバックをバランス良く提供することが重要です。

4. 個人と組織の目標の整合性:

個人の目標が、組織全体の目標と整合性を持っていることが重要です。個人の目標が、組織目標達成に貢献するものであれば、従業員のモチベーション向上にも繋がるでしょう。

能力評価

能力評価は、従業員が持つ知識や、スキル、能力などを評価する項目です。業務遂行能力や、問題解決能力、コミュニケーション能力など、様々な能力を評価することができます。能力評価は、従業員の能力開発を促進し、将来のリーダー候補を育成するために、重要な役割を担っています。

能力評価項目を設定する際には、以下の点を考慮する必要があります。

1. 評価項目の明確化:

評価対象となる能力を明確に定義し、従業員と共有する必要があります。評価項目は、職務要件や、求められる能力に基づいて設定する必要があります。また、各評価項目に対する評価基準を明確にすることも重要です。例えば、「コミュニケーション能力」を評価する場合、「相手に分かりやすく説明できる」「相手の意見を丁寧に聞き取ることができる」「円滑な人間関係を築くことができる」など、具体的な行動レベルで定義する必要があります。

2. 多面的な評価の実施:

能力評価は、多面的に行うことが重要です。上司からの評価だけでなく、同僚や、部下からの評価を取り入れることで、より客観的な評価を行うことができます。また、自己評価を取り入れることで、従業員の自己成長を促進することもできます。360度評価などを活用することで、多様な視点からの評価を得ることができます。

3. 能力開発への活用:

評価結果を、能力開発に活用することが重要です。評価結果に基づいて、必要な研修や、教育プログラムなどを提供することで、従業員の能力開発を効果的に支援することができます。また、従業員自身のキャリアプランと照らし合わせ、能力開発目標を設定することで、モチベーション向上にも繋げることができます。

4. 能力の可視化:

評価結果を可視化することで、従業員は、自身の強みや弱みを客観的に把握することができます。レーダーチャートなどを活用することで、視覚的に分かりやすく、能力を可視化することができます。これにより、従業員は、自身の能力開発の方向性を明確にすることができます。

情意評価

情意評価は、従業員の勤務態度や、仕事に対する姿勢、熱意、責任感などを評価する項目です。数値化することが難しい評価項目ですが、従業員のモチベーションや、エンゲージメントに大きく影響を与えるため、重要な評価基準と言えます。情意評価は、企業文化の醸成や、組織風土の改善にも繋がる重要な評価項目です。

情意評価項目を設定する際には、以下の点を考慮する必要があります。

1. 評価項目の具体化:

評価対象となる勤務態度や、仕事に対する姿勢などを具体的に定義する必要があります。「積極性」「協調性」「責任感」など、抽象的な表現ではなく、「自ら課題を見つけて、改善提案を行う」「チーム目標達成のために、積極的に協力する」「맡은 업무를 끝까지 책임감 있게 수행한다」など、具体的な行動レベルで定義することが重要です。これにより、評価者による評価のばらつきを抑え、より客観的な評価が可能になります。

2. 観察と記録:

情意評価は、日ごろの業務における観察や、記録に基づいて行うことが重要です。具体的な行動や、発言などを記録しておくことで、より客観的な評価を行うことができます。また、記録を残すことで、評価結果に対する説明責任を果たすこともできます。例えば、日報や、週報などに、具体的な行動や発言を記録しておくことで、評価の際に役立ちます。

3. フィードバックとコミュニケーション:

情意評価の結果は、従業員にフィードバックする必要があります。フィードバックは、具体的で、行動につながるものである必要があります。また、ポジティブなフィードバックと、ネガティブなフィードバックをバランス良く提供することが重要です。さらに、フィードバックを通じて、従業員とのコミュニケーションを促進し、信頼関係を構築することが大切です。情意評価は、数値化することが難しいため、フィードバックの際に、具体的な行動や事例を交えて、丁寧に説明することが重要です。

4. 企業文化との整合性:

情意評価項目は、企業文化や、行動指針と整合性を持っていることが重要です。企業が求める行動規範や、価値観を反映した評価項目を設定することで、従業員の行動変容を促し、企業文化の醸成に繋げることができます。

職種別の人事評価項目サンプル

人事評価項目は、職種によって異なる能力や、スキル、行動が求められるため、職種ごとに適切な項目を設定することが重要です。ここでは、代表的な職種である「営業職」「事務職」「技術職」「管理職」の4つの職種について、人事評価項目のサンプルを紹介します。これらのサンプルを参考に、自社の職種に合った評価項目を設定してみてください。

営業職の評価項目サンプル

営業職は、顧客に商品やサービスを販売し、売上目標を達成することが求められる職種です。そのため、顧客対応力や、交渉力、営業戦略立案能力、プレゼンテーション能力など、営業活動に必要となる能力やスキルを評価することが重要です。また、目標達成意欲や、行動力、コミュニケーション能力など、情意的な側面も評価対象となります。

事務職の評価項目サンプル

事務職は、正確性や、事務処理能力、コミュニケーション能力などが求められる職種です。そのため、業務処理の正確性や、スピード、事務処理能力、書類作成能力、電話応対能力、社内外の関係者とのコミュニケーション能力などを評価することが重要です。また、責任感や、丁寧さ、協調性など、情意的な側面も評価対象となります。

技術職の評価項目サンプル

技術職は、専門的な知識や、スキルを活かして、製品開発や、システム開発、研究開発などを行う職種です。そのため、専門知識や、技術力、問題解決能力、開発能力、プロジェクトマネジメント能力など、技術的な側面を評価することが重要です。また、探求心や、創意工夫、継続力など、情意的な側面も評価対象となります。

管理職の評価項目サンプル

管理職は、部下の指導や、育成、チームマネジメント、目標達成など、組織を牽引していくことが求められる職種です。そのため、リーダーシップ、マネジメント能力、目標達成能力、部下育成能力、コミュニケーション能力、問題解決能力などを評価することが重要です。また、責任感や、判断力、決断力、戦略的思考など、情意的な側面も評価対象となります。

人事評価項目の作成ポイント

人事評価項目は、企業や、職種、評価対象者などによって、適切なものが異なります。ここでは、人事評価項目を作成する際のポイントを3つ紹介し、詳しく解説していきます。これらのポイントを踏まえることで、自社に最適な人事評価項目を作成し、効果的な人事評価制度を運用することができます。

企業理念や行動指針の反映

人事評価項目は、企業理念や、行動指針を反映したものである必要があります。企業がどのような価値観を重視し、どのような行動を期待しているのかを、評価項目を通じて明確にすることで、従業員の行動変容を促し、企業文化の醸成に繋げることができます。例えば、企業理念に「顧客第一主義」を掲げている場合は、「顧客満足度」や「顧客対応力」といった評価項目を設定することで、従業員に顧客重視の姿勢を浸透させることができます。

また、行動指針に「チャレンジ精神」を掲げている場合は、「目標達成意欲」や「問題解決能力」といった評価項目を設定することで、従業員にチャレンジ精神を促すことができます。人事評価項目は、単に能力や、成果を評価するだけでなく、企業理念や、行動指針を体現するためのツールとしても活用することができます。企業理念や、行動指針を反映した評価項目を設定することで、従業員は、企業の求める人物像を理解し、自らの行動を振り返ることができます。これにより、従業員一人ひとりが、企業の目標達成に向けて、意識的に行動するようになる効果が期待できます。

職種や段階に応じた調整

人事評価項目は、職種や、従業員の経験年数、役職などに応じて、適切に調整する必要があります。同じ企業であっても、営業職、事務職、技術職、管理職など、職種によって求められる能力や、スキル、行動は異なります。また、新入社員、中堅社員、管理職など、従業員の段階によっても、求められるレベルは異なります。そのため、人事評価項目は、職種や、段階に応じて、評価基準や、評価項目の内容を調整する必要があります。

例えば、営業職であれば、「売上目標達成度」や「新規顧客開拓数」といった成果を重視した評価項目が中心となるでしょう。一方、事務職であれば、「業務処理の正確性」や「スピード」といった業務効率を重視した評価項目が中心となるでしょう。また、新入社員であれば、基本的なビジネスマナーや、業務知識の習得度合いを評価する項目が中心となるでしょう。一方、管理職であれば、「リーダーシップ」や「マネジメント能力」といった組織運営能力を評価する項目が中心となるでしょう。

職種や、段階に応じた人事評価項目を設定することで、従業員一人ひとりの能力や、役割に合わせた評価を行うことができます。これにより、従業員のモチベーション向上や、能力開発促進、適材適所の人材配置などに繋げることができます。

評価基準の具体化

人事評価項目は、評価基準を具体的に設定することが重要です。評価基準があいまいだったり、抽象的だったりすると、評価者によって評価がばらついたり、従業員が評価結果に納得できない可能性があります。評価基準を具体的に設定することで、公平で、透明性のある評価を行うことができます。

評価基準を具体化するためには、以下の方法が有効です。

1. 数値目標の設定:

「売上目標達成率○○％以上」「顧客満足度○○点以上」「ミス発生件数○○件以下」といったように、具体的な数値目標を設定することで、評価基準を明確化することができます。

2. 行動指標の設定:

「自ら課題を見つけて、改善提案を行う」「チーム目標達成のために、積極的に協力する」「맡은 업무를 끝까지 책임감 있게 수행한다」といったように、具体的な行動指標を設定することで、評価基準を明確化することができます。

3. 評価レベルの定義:

「5段階評価」「10段階評価」といったように、評価レベルを定義し、各レベルに具体的な行動指標や、達成基準を設けることで、評価基準を明確化することができます。

評価基準を具体化することで、評価者による評価のばらつきを抑え、より客観的な評価を行うことができます。また、従業員にとっても、評価基準が明確であれば、評価結果に納得しやすくなるでしょう。

人事評価シートの活用方法

人事評価シートは、人事評価を行う際に、評価基準や、評価項目、評価結果などを記録するためのツールです。評価シートを活用することで、評価プロセスを標準化し、評価の公平性や、透明性を確保することができます。また、評価シートは、フィードバックの際に活用することで、従業員とのコミュニケーションを円滑にする効果もあります。ここでは、人事評価シートの活用方法について、詳しく解説していきます。

評価シートの作成手順

人事評価シートを作成する際には、以下の手順を参考にすると良いでしょう。

1. 評価目的の明確化:

まず、人事評価シートを作成する目的を明確にする必要があります。人事評価を通じて、何を達成したいのか、どのような情報を収集したいのかを明確にすることで、評価シートに必要な項目や、レイアウトなどを決定することができます。

2. 評価項目の設定:

評価目的を踏まえ、評価項目を設定します。前述したように、業績評価、能力評価、情意評価など、バランス良く評価項目を設定することが重要です。また、職種や、段階に応じた評価項目を設定することも重要です。

3. 評価基準の具体化:

各評価項目に対する評価基準を具体的に設定します。数値目標を設定したり、行動指標を設定したり、評価レベルを定義したりすることで、評価基準を明確化することができます。

4. レイアウトとデザイン:

評価項目や、評価基準が決定したら、評価シートのレイアウトとデザインを決定します。見やすく、分かりやすいレイアウトにすることが重要です。また、企業ロゴや、カラーなどを活用することで、オリジナリティのある評価シートを作成することもできます。

5. 導入と運用:

作成した評価シートを導入し、実際に運用を開始します。運用開始後も、定期的に見直し、改善していくことが重要です。従業員からの意見や、評価者からのフィードバックなどを参考に、より使いやすく、効果的な評価シートに改善していく必要があります。

評価シートの記入方法

評価シートを記入する際には、以下の点を意識することが重要です。

1. 評価基準に基づいた客観的な評価:

評価は、個人的な感情や、偏見ではなく、設定された評価基準に基づいて、客観的に行う必要があります。具体的な行動や、事例などを参考に、公平な評価を心がけましょう。

2. 具体的な行動や事例の記載:

評価結果だけでなく、具体的な行動や、事例を記載することで、評価に対する根拠を明確にすることができます。また、フィードバックの際にも、具体的な行動や事例を伝えることで、従業員の理解と納得を得やすくなります。

3. 今後の改善点や、課題の明確化:

評価結果を踏まえ、今後の改善点や、課題を明確にする必要があります。具体的な行動目標を設定したり、能力開発のための研修などを検討したりすることで、従業員の成長を支援することができます。

4. 正確な情報と表現:

評価シートには、正確な情報と、適切な表現で記入する必要があります。誤った情報や、不適切な表現は、従業員のモチベーション低下や、信頼関係の崩壊に繋がりかねません。慎重に言葉を選び、正確な情報を記入するように心がけましょう。

評価シートのフィードバック方法

評価シートは、フィードバックの際に活用することで、従業員とのコミュニケーションを円滑にすることができます。フィードバックを行う際には、以下の点を意識することが重要です。

1. 十分な準備:

フィードバックを行う前に、評価シートの内容をしっかりと確認し、フィードバック内容を整理しておく必要があります。また、従業員の状況や、性格などを考慮し、適切なフィードバック方法を検討する必要があります。

2. 落ち着いた雰囲気:

フィードバックは、落ち着いた雰囲気で行うことが重要です。従業員がリラックスできるような環境を整え、話しやすい雰囲気を作ることで、本音で話し合うことができます。

3. 具体的な行動や事例に基づいたフィードバック:

抽象的な表現ではなく、具体的な行動や、事例に基づいてフィードバックする必要があります。評価シートに記載した具体的な行動や事例を参考に、従業員が理解しやすいように説明しましょう。

4. ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックのバランス:

ネガティブなフィードバックばかりでは、従業員のモチベーション低下に繋がりかねません。ポジティブなフィードバックを積極的に行い、従業員の頑張りを認め、評価することで、モチベーション向上に繋げることができます。また、ネガティブなフィードバックを行う際には、改善策や、具体的なアドバイスを伝えることで、従業員の成長を支援する姿勢を示すことが重要です。

5. 双方向のコミュニケーション:

フィードバックは、一方的に伝えるのではなく、双方向のコミュニケーションを心がけることが重要です。従業員の意見や、考えを聞き取り、真摯に対応することで、信頼関係を構築することができます。また、フィードバックを通じて、従業員のモチベーションや、エンゲージメントを高めることができます。

まとめ

人事評価は、従業員の成長を促し、企業の目標達成に貢献させるための重要なプロセスです。効果的な人事評価制度を運用するためには、評価項目を適切に設定し、評価シートを効果的に活用することが欠かせません。企業理念や、行動指針を反映した評価項目を設定し、職種や、段階に応じた評価基準を具体化することで、公平で、透明性のある評価制度を構築することができます。また、評価シートをフィードバックの際に活用することで、従業員とのコミュニケーションを促進し、信頼関係を構築することができます。人事評価制度を効果的に運用することで、従業員と企業が共に成長していくことができるでしょう。