中小企業の人事システム選び方とは？おすすめの比較と導入メリット

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。今回は、中小企業における人事システムの選び方と、その導入メリットについて詳しく解説します。人事システムは、企業の成長と効率化に欠かせない重要なツールです。特に中小企業にとっては、限られたリソースを最大限に活用するために、適切な人事システムの選択が極めて重要です。この記事では、中小企業の皆様に向けて、人事システムの選び方や、おすすめのシステム、さらには導入による具体的なメリットについて、わかりやすくお伝えします。

中小企業の経営者や人事担当者の皆様、人事システムの選択に悩んでいませんか？適切な人事システムの導入は、業務効率の向上だけでなく、従業員の満足度アップや人材育成にも大きな影響を与えます。本記事では、中小企業に最適な人事システムの選び方や、導入によるメリット、さらには具体的なおすすめシステムまで、詳しくご紹介します。

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中小企業における人事システムの重要性

中小企業にとって、人事システムの導入は単なる業務効率化以上の意味を持ちます。適切なシステムを選択し、活用することで、企業の成長戦略を支える強力なツールとなります。ここでは、人事システムの基本的な概念から、中小企業が直面する人事の課題、そして人事システム導入のメリットについて詳しく見ていきましょう。

人事システムとは何か

人事システムは、企業の人事業務を効率的に管理・運用するためのソフトウェアやプラットフォームを指します。従業員の情報管理、勤怠管理、給与計算、評価管理など、人事に関わる様々な業務をデジタル化し、一元管理することができます。

近年の人事システムは、クラウド型が主流となっており、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる利便性が特徴です。また、AIやビッグデータ分析などの先進技術を取り入れた高機能なシステムも増えています。

人事システムの主な機能は以下の通りです：

これらの機能を活用することで、人事部門の業務効率が大幅に向上し、戦略的な人材管理が可能になります。

中小企業が直面する人事の課題

中小企業は、大企業と比べてリソースが限られているため、人事面で様々な課題に直面しています。これらの課題を理解し、適切に対応することが、企業の持続的な成長につながります。

中小企業が抱える主な人事課題は以下の通りです：

これらの課題に対して、適切な人事システムを導入することで、多くの問題を解決または軽減することができます。例えば、採用管理機能を活用することで、効率的な人材確保が可能になります。また、評価管理システムを導入することで、公平で透明性の高い人事評価を実現できます。

人事システム導入のメリット

中小企業が人事システムを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。業務効率の向上はもちろん、従業員満足度の向上や、経営判断のサポートなど、企業全体にポジティブな影響をもたらします。

人事システム導入による主なメリットは以下の通りです：

これらのメリットは、中小企業の競争力強化に直結します。例えば、業務効率の向上により、人事部門が戦略的な業務に注力できるようになります。また、データの一元管理により、経営層が人材の状況を正確に把握し、適切な経営判断を下すことができます。

人事システムの導入は、初期投資や運用コストがかかるものの、長期的に見れば大きな利益をもたらします。特に中小企業にとっては、限られたリソースを最大限に活用し、大企業との競争に打ち勝つための強力な武器となります。

次のセクションでは、中小企業に最適な人事システムの選び方について、詳しく解説していきます。自社の特性や課題に合ったシステムを選択することで、これらのメリットを最大限に享受することができるでしょう。

中小企業に最適な人事システムの選び方

中小企業が人事システムを選ぶ際には、自社の特性や課題を十分に理解し、それに適したシステムを選択することが重要です。ここでは、中小企業が人事システムを選ぶ際のポイントについて、詳しく解説していきます。

自社の人事評価制度に適しているか

人事システムを選ぶ際、最も重要なポイントの一つが、自社の人事評価制度との適合性です。評価制度は企業文化や経営方針と密接に関連しているため、システムがこれらに適合していないと、効果的な運用が難しくなります。

人事評価制度との適合性を確認する際のポイントは以下の通りです：

例えば、成果主義を重視する企業であれば、目標達成度を細かく管理できるシステムが適しています。一方、能力開発を重視する企業であれば、スキルマップやキャリアパスを可視化できる機能が重要になるでしょう。

自社の評価制度に適したシステムを選ぶことで、従業員の公平な評価と、モチベーション向上につながります。

目的に合った機能があるか

人事システムには様々な機能がありますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。自社の課題や目的を明確にし、それに合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。

目的別に必要な機能を検討する際のポイントは以下の通りです：

例えば、採用に課題を抱える企業であれば、応募者管理や面接スケジュール管理機能が充実したシステムを選ぶべきでしょう。一方、人材育成に注力したい企業であれば、スキル管理やキャリアパス設計支援機能が重要になります。

必要な機能を絞り込むことで、コストを抑えつつ、効果的なシステム導入が可能になります。また、将来的な拡張性も考慮し、必要に応じて機能を追加できるシステムを選ぶことも大切です。

サポート体制の確認

中小企業にとって、人事システムの導入は大きな投資です。そのため、導入後のサポート体制が充実しているかどうかは、非常に重要な選択基準となります。

サポート体制を確認する際のポイントは以下の通りです：

特に中小企業の場合、専任の人事システム管理者を置くことが難しいケースも多いため、手厚いサポート体制は非常に重要です。導入時のサポートだけでなく、運用開始後の継続的なサポートがあるかどうかも確認しましょう。

充実したサポート体制があることで、システムの効果的な活用が可能になり、投資効果を最大化することができます。

料金体系と予算のバランス

人事システムの選択において、コストは非常に重要な要素です。特に中小企業の場合、限られた予算の中で最大の効果を得られるシステムを選ぶ必要があります。

料金体系を確認する際のポイントは以下の通りです：

中小企業にとっては、初期投資を抑えつつ、段階的に機能を拡張できる料金体系が望ましいでしょう。最近では、クラウド型の人事システムが増えており、初期費用を抑えて月額制で利用できるものも多くなっています。

料金を検討する際は、単に金額の高低だけでなく、費用対効果を考慮することが重要です。例えば、高額なシステムでも、業務効率化による人件費削減や、戦略的な人材活用による売上向上など、導入による効果が十分に見込める場合は、投資する価値があると言えます。

また、将来的な事業拡大も視野に入れ、スケーラビリティの高いシステムを選ぶことで、長期的なコスト最適化が可能になります。従業員数が増えても大幅なコスト増にならないよう、料金体系の詳細を確認しましょう。

適切な料金体系のシステムを選ぶことで、限られた予算の中で最大の効果を得られ、中小企業の成長を支援することができます。

以上のポイントを総合的に考慮し、自社に最適な人事システムを選択することが重要です。次のセクションでは、人事システムで解決できる具体的な課題について詳しく見ていきます。

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人事システムで解決できる具体的な課題

人事システムの導入は、中小企業が抱える様々な人事課題の解決に貢献します。ここでは、人事システムによって解決できる具体的な課題と、その解決方法について詳しく解説していきます。

人手不足の解消

中小企業にとって、人手不足は深刻な問題の一つです。人事システムの導入により、この課題を大きく改善することができます。

人事システムによる人手不足解消の具体的な方法は以下の通りです：

例えば、採用プロセスの効率化により、人事担当者の業務負担が軽減され、より多くの候補者と接点を持つことが可能になります。また、人材データの活用により、社内の人材を最大限に活用することで、新規採用の必要性を減らすこともできます。

人事システムを活用することで、限られた人材リソースを最大限に活用し、人手不足の解消につなげることができます。

適切な人材配置の実現

中小企業では、限られた人材を最大限に活用するために、適切な人材配置が極めて重要です。人事システムは、この課題に対しても有効な解決策を提供します。

人事システムによる適切な人材配置実現の方法は以下の通りです：

例えば、スキルマップ機能を活用することで、各従業員の強みや弱みを把握し、それぞれの能力を最大限に発揮できるポジションに配置することができます。また、キャリアパスの設計機能により、従業員の長期的な成長を見据えた配置が可能になります。

適切な人材配置を実現することで、従業員の満足度向上と生産性の向上の両立が可能になります。

人事評価の工数削減

人事評価は、従業員のモチベーション向上や適切な処遇のために不可欠ですが、その実施には多くの時間と労力がかかります。人事システムの導入により、この評価プロセスを大幅に効率化することができます。

人事システムによる人事評価の工数削減方法は以下の通りです：

例えば、評価フォームの電子化により、従来の紙ベースの評価シートを廃止し、データ入力や集計にかかる時間を大幅に削減することができます。また、評価プロセスの自動化により、評価者への通知や承認フローを自動化し、人事部門の負担を軽減できます。

人事評価の工数を削減することで、より戦略的な人材育成や組織開発に時間を割くことが可能になります。

離職率の低下

中小企業にとって、優秀な人材の流出は大きな痛手となります。人事システムを活用することで、従業員の満足度を向上させ、離職率を低下させることができます。

人事システムによる離職率低下の方法は以下の通りです：

例えば、キャリアパスの可視化機能を活用することで、従業員に将来の成長機会を明確に示すことができます。これにより、長期的なキャリアビジョンを持つことができ、離職を防ぐことにつながります。

また、公平な評価制度の構築により、従業員の不満を減らし、組織への信頼を高めることができます。エンゲージメント調査機能を活用すれば、従業員の不満や課題を早期に発見し、適切な対策を講じることが可能になります。

離職率を低下させることで、人材の流出を防ぎ、組織の安定性と生産性を向上させることができます。

以上のように、人事システムは中小企業が直面する様々な人事課題の解決に貢献します。次のセクションでは、具体的なおすすめの中小企業向け人事システムについて、詳しく紹介していきます。

おすすめの中小企業向け人事システム一覧

中小企業向けの人事システムは数多く存在しますが、ここでは特におすすめの9つのシステムについて、その特徴や機能を詳しく解説します。各システムの比較を通じて、自社に最適なシステムを選択する際の参考にしていただければ幸いです。

マネーフォワード クラウド人事管理

マネーフォワード クラウド人事管理は、中小企業向けに開発された統合型の人事管理システムです。

マネーフォワード クラウド人事管理の強みは、会計ソフトとの連携性の高さです。給与計算と会計処理を一元管理できるため、経理業務の効率化にも貢献します。また、ユーザーインターフェースが直感的で使いやすく、ITリテラシーが高くない従業員でも容易に操作できます。

中小企業にとっては、初期費用なしで利用できる点も魅力的です。従業員数に応じた柔軟な料金プランが用意されているため、企業の成長に合わせてスケールアップすることが可能です。

マネーフォワード クラウド人事管理は、特に会計業務との連携を重視する中小企業におすすめのシステムと言えるでしょう。

SmartHR

SmartHRは、人事労務手続きのペーパーレス化と効率化に特化したクラウド型の人事労務システムです。

SmartHRの最大の特徴は、煩雑な人事労務手続きを大幅に効率化できる点です。特に、社会保険や年末調整などの法定手続きをシステム上で完結できるため、人事担当者の負担を大きく軽減します。また、法改正にも迅速に対応しているため、常に最新の法令に準拠した運用が可能です。

ユーザーインターフェースも直感的で使いやすく、従業員自身が各種申請や情報更新を行えるセルフサービス機能も充実しています。これにより、人事部門の作業負荷を分散させることができます。

SmartHRは、特に人事労務手続きの効率化を重視する中小企業におすすめのシステムです。法令遵守を徹底したい企業にも適しています。

カオナビ

カオナビは、タレントマネジメントに特化したクラウド型の人事システムです。従業員の能力や適性を可視化し、戦略的な人材活用を支援します。

カオナビの強みは、従業員の能力やスキル、経験などを詳細に管理し、可視化できる点です。これにより、適材適所の人員配置や効果的な人材育成計画の立案が可能になります。また、AIによる人材推薦機能を搭載しており、プロジェクトや職務に最適な人材を客観的に選定することができます。

1on1支援機能や組織診断機能も充実しており、従業員エンゲージメントの向上や組織課題の早期発見にも役立ちます。ダッシュボード機能により、人材データを視覚的に把握しやすく、経営層の意思決定支援にも貢献します。

カオナビは、戦略的な人材マネジメントを目指す中小企業に特におすすめです。人材データを活用した経営判断を行いたい企業にも適しています。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、勤怠管理を中心とした統合型の人事労務システムです。中小企業の労務管理の効率化に特化しています。

ジョブカン労務HRの最大の特徴は、多様な勤務形態に柔軟に対応できる点です。フレックスタイムやシフト制など、様々な勤務形態の管理が可能で、働き方改革への対応も容易です。また、スマートフォンアプリでの勤怠管理にも対応しており、外勤の多い業種や在宅勤務の従業員の勤怠管理も簡単に行えます。

給与計算機能との連携も強みで、勤怠データを基に自動で給与計算を行うことができます。さらに、年末調整機能も搭載しているため、年末の煩雑な作業も効率化できます。

ジョブカン労務HRは、特に勤怠管理の効率化を重視する中小企業におすすめです。多様な勤務形態を採用している企業や、外勤の多い業種にも適しています。

HRMOSタレントマネジメント

HRMOSタレントマネジメントは、採用から退職までの人材ライフサイクル全体をカバーする統合型の人事システムです。

HRMOSタレントマネジメントの強みは、採用から退職までの人材ライフサイクル全体を一つのシステムで管理できる点です。採用管理機能では、応募者の管理から面接スケジューリング、内定管理まで一貫して行えます。また、オンボーディング機能により、新入社員の早期戦力化もサポートします。

人材データベース機能では、従業員のスキルや経歴、評価情報などを一元管理し、AIによる人材分析も可能です。これにより、客観的なデータに基づいた人材配置や育成計画の立案が可能になります。

HRMOSタレントマネジメントは、採用から退職までの一貫した人材マネジメントを目指す中小企業におすすめです。特に、採用強化と人材育成の両立を図りたい企業に適しています。

ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務は、中小企業向けに開発された使いやすさを重視したクラウド型の人事労務システムです。

ジンジャー人事労務の最大の特徴は、シンプルで直感的なユーザーインターフェースです。ITリテラシーの高くない従業員でも容易に操作できるよう設計されており、導入時の教育コストを抑えることができます。また、充実したサポート体制も魅力で、導入時のデータ移行から運用開始後の問い合わせまで、手厚いサポートを受けられます。

勤怠管理から給与計算、社会保険手続きまで一気通貫で管理できるため、人事労務業務の効率化に大きく貢献します。人事評価機能も搭載しており、目標管理や360度評価にも対応しています。

ジンジャー人事労務は、使いやすさと導入のしやすさを重視する中小企業におすすめです。特に、ITリテラシーの高くない従業員が多い企業に適しています。

One人事

One人事は、人材データの可視化と活用に特化したクラウド型の人事システムです。

One人事の強みは、豊富なテンプレートと高いカスタマイズ性です。人材データベースや評価シートなど、多数のテンプレートが用意されており、すぐに利用を開始できます。一方で、自社の制度に合わせて柔軟にカスタマイズすることも可能で、独自の人事制度を持つ企業にも対応できます。

組織図作成機能は特に優れており、複雑な組織構造も視覚的に分かりやすく表現できます。また、スキル管理機能により、従業員のスキルを可視化し、適材適所の人員配置や効果的な人材育成につなげることができます。

One人事は、人材データの可視化と活用を重視する中小企業におすすめです。特に、独自の人事制度を持つ企業や、組織構造の可視化を必要とする企業に適しています。

人事労務freee

人事労務freeeは、会計ソフトで有名なfreeeが提供する人事労務管理システムです。

人事労務freeeの最大の強みは、会計ソフトfreeeとの高い連携性です。給与データを会計ソフトに自動連携できるため、経理業務の効率化にも大きく貢献します。また、労務手続き機能が充実しており、社会保険や年末調整などの煩雑な手続きをシステム上で完結できます。

マイナンバー管理機能も搭載しており、セキュリティ面でも安心して利用できます。ユーザーインターフェースも直感的で使いやすく、ITリテラシーの高くない従業員でも容易に操作できます。

人事労務freeeは、特に会計業務との連携を重視する中小企業におすすめです。また、労務手続きの効率化を図りたい企業にも適しています。

HRBrain

HRBrainは、データ分析とAIを活用した次世代型の人材マネジメントシステムです。

HRBrainの最大の特徴は、AIを活用した高度な人材分析機能です。従業員のパフォーマンスデータや評価データを分析し、将来のパフォーマンス予測や最適な育成プランの提案などを行います。また、データ可視化機能も充実しており、複雑な人材データを直感的に理解しやすいグラフや図表で表現します。

目標管理機能や1on1支援機能も搭載しており、従業員の成長とエンゲージメント向上をサポートします。エンゲージメント調査機能により、定期的に従業員の満足度や組織の課題を把握することもできます。

HRBrainは、データ駆動型の人材マネジメントを目指す中小企業におすすめです。特に、従業員のパフォーマンス向上とエンゲージメント向上の両立を図りたい企業に適しています。

以上、9つの中小企業向け人事システムについて詳しく解説しました。次のセクションでは、これらのシステムの導入事例を紹介し、具体的な効果について見ていきます。

人事システム導入の成功事例

人事システムの導入は、中小企業の業務効率化や組織力向上に大きな効果をもたらします。ここでは、実際に人事システムを導入し、成功を収めた中小企業の事例を3つ紹介します。これらの事例を参考に、自社での導入効果をイメージしていただければ幸いです。

事例1: マネーフォワード クラウド人事管理の導入効果

株式会社A（従業員数：80名、業種：ITサービス）

株式会社Aは、急速な成長に伴い人事管理業務の煩雑化に悩んでいました。特に、給与計算や勤怠管理に多くの時間を要し、戦略的な人材育成に時間を割くことができない状況でした。

導入システム：マネーフォワード クラウド人事管理

導入の結果、人事部門の業務効率が大幅に向上し、戦略的な人材育成に注力できる時間が増加しました。特に、会計ソフトとの連携により、給与計算から会計処理までのプロセスが大幅に効率化されました。

導入担当者のコメント： 「マネーフォワード クラウド人事管理の導入により、人事業務の効率が劇的に向上しました。特に、給与計算と会計処理の連携は、経理部門からも高く評価されています。導入後は、従業員の育成計画や組織改善など、より戦略的な業務に時間を割けるようになりました。」

事例2: SmartHRを用いた効率化の成果

株式会社B（従業員数：150名、業種：小売業）

株式会社Bは、複数の店舗を展開する小売業で、従業員の入退社が頻繁にあり、社会保険や雇用保険の手続きに多くの時間を要していました。また、年末調整作業も大きな負担となっていました。

導入システム：SmartHR

SmartHRの導入により、人事労務手続きの大幅な効率化が実現しました。特に、社会保険手続きや年末調整作業の時間短縮効果が顕著でした。また、ペーパーレス化により、書類の紛失リスクが低減し、セキュリティ面でも改善が見られました。

導入担当者のコメント： 「SmartHRの導入で、最も大きな効果を感じたのは時間の創出です。以前は事務作業に追われる日々でしたが、今では従業員とのコミュニケーションに多くの時間を割けるようになりました。また、法改正にも迅速に対応してくれるので、常に最新の法令に準拠した運用ができる安心感があります。」

事例3: カオナビでの人材配置の最適化

株式会社C（従業員数：200名、業種：製造業）

株式会社Cは、従業員のスキルや経験を適切に把握できておらず、人材の適材適所の配置に課題を抱えていました。また、評価制度の不透明さから、従業員のモチベーション低下も問題となっていました。

導入システム：カオナビ

カオナビの導入により、人材データの可視化と戦略的な人材活用が可能になりました。特に、AIによる人材推薦機能は、プロジェクトや職務に最適な人材を客観的に選定するのに役立ちました。また、評価制度の透明性向上により、従業員のモチベーションアップにもつながりました。

導入担当者のコメント： 「カオナビ導入前は、人材の持つポテンシャルを十分に活かせていませんでした。導入後は、従業員一人ひとりの強みや成長領域が明確になり、より戦略的な人材育成と配置が可能になりました。特に、AIによる人材推薦機能は、これまで気づかなかった人材の新たな可能性を発見するのに役立っています。」

これらの事例が示すように、適切な人事システムの導入は中小企業の業務効率化と組織力向上に大きな効果をもたらします。重要なのは、自社の課題や目的に合ったシステムを選択し、効果的に活用することです。次のセクションでは、これまでの内容を踏まえて、人事システム導入に関する総括を行います。

まとめ

本記事では、中小企業における人事システムの重要性、選び方、具体的な課題解決方法、おすすめのシステム、そして導入事例について詳しく解説してきました。人事システムは、中小企業の競争力強化と持続的な成長に欠かせないツールとなっています。

適切な人事システムの導入により、業務効率の向上、戦略的な人材活用、従業員満足度の向上など、多岐にわたる効果が期待できます。しかし、システム選びには慎重さが求められます。自社の課題や目的を明確にし、それに合ったシステムを選択することが成功の鍵となります。

中小企業の皆様には、本記事を参考に、自社に最適な人事システムを見つけ、導入していただければ幸いです。人事システムの効果的な活用が、貴社の更なる発展につながることを願っています。

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