クラウド人事システムの選び方は？導入メリットとおすすめを徹底比較

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。今回は、多くの企業で注目を集めているクラウド人事システムについて、その選び方や導入メリット、おすすめのシステムを詳しく解説します。人事業務の効率化や適切な人材管理を目指す企業の皆様にとって、本記事が有益な情報源となれば幸いです。

近年、企業の人事管理においてクラウド型人事システムの導入が急速に進んでいます。このシステムは、従来のオンプレミス型と比べて多くのメリットを持ち、企業の規模や業種を問わず幅広く活用されています。本記事では、クラウド型人事システムの基本概念から、具体的な選び方、さらには導入時の注意点まで、詳細に解説していきます。

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クラウド型人事システムとは

クラウド型人事システムは、人事管理業務をインターネット経由で行うことができる革新的なツールです。このシステムについて、基本的な概要や従来型との違い、そしてメリットとデメリットを見ていきましょう。

クラウド型人事システムの基本概要

クラウド型人事システムは、インターネットを通じてアクセス可能な人事管理ソフトウェアです。このシステムを利用することで、企業は従業員情報の管理、勤怠管理、給与計算、人事評価など、多岐にわたる人事業務をオンライン上で一元管理することができます。

クラウド型人事システムの特徴として、以下の点が挙げられます。

これらの特徴により、クラウド型人事システムは、企業の人事業務の効率化と高度化に大きく貢献します。特に、リモートワークが普及している現代において、その利便性は非常に高く評価されています。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型人事システムと従来のオンプレミス型システムには、いくつかの重要な違いがあります。これらの違いを理解することで、自社にとってどちらのシステムが適しているかを判断する際の参考になります。

クラウド型は、初期投資が少なく、導入が容易であるという点で多くの企業に支持されています。一方、オンプレミス型は、高度なカスタマイズが可能であり、特殊な要件がある企業に適しています。

企業の規模や業種、セキュリティ要件などを考慮し、自社に最適なシステムを選択することが重要です。

クラウド型のメリットとデメリット

クラウド型人事システムには、多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。これらを正確に理解することで、導入の判断材料とすることができます。

クラウド型人事システムのメリットとデメリットを以下の表にまとめました。

メリットとしては、導入の容易さや柔軟性が挙げられます。特に、リモートワークが一般化している現代において、場所を選ばずアクセスできる点は大きな利点です。

一方で、インターネット接続に依存する点やデータの管理場所が自社外になるという点は、一部の企業にとってはデメリットとなる可能性があります。

これらのメリットとデメリットを踏まえ、自社の状況や将来のビジョンに合わせてシステムを選択することが重要です。次節では、クラウド型人事システムの導入によってもたらされる具体的なメリットについて、さらに詳しく見ていきましょう。

クラウド型人事システムの導入メリット

クラウド型人事システムを導入することで、企業は多くのメリットを享受することができます。ここでは、主要な3つのメリットについて詳しく解説します。

業務の効率化

クラウド型人事システムの導入により、人事関連業務の効率が大幅に向上します。これは、以下のような要因によるものです。

これらの要因により、人事部門の業務効率が飛躍的に向上し、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になります。例えば、データ入力や書類作成などの定型業務にかかる時間が削減されることで、人材育成や組織開発といった付加価値の高い業務に注力できるようになります。

また、情報の一元管理とリアルタイム更新により、経営層への迅速な情報提供も可能になります。これにより、データに基づいた適切な意思決定を支援することができます。

適切な人事評価の実現

クラウド型人事システムは、公平で透明性の高い人事評価を実現するための強力なツールとなります。以下の表は、クラウド型人事システムが人事評価にもたらす利点をまとめたものです。

適切な人事評価システムは、従業員のモチベーション向上と組織全体のパフォーマンス向上につながります。クラウド型人事システムを活用することで、評価プロセスの効率化だけでなく、評価の質も向上させることができます。

例えば、評価基準の統一により、部署や評価者による評価のばらつきを最小限に抑えることができます。また、多面評価の実施により、より客観的で公平な評価が可能になります。

さらに、評価結果の分析機能を活用することで、組織全体の傾向や課題を把握し、人材育成や組織開発の戦略立案に活かすことができます。

コスト削減の可能性

クラウド型人事システムの導入は、長期的な視点でコスト削減につながる可能性があります。以下の表は、クラウド型人事システムによるコスト削減の可能性をまとめたものです。

クラウド型人事システムの導入により、特に中小企業にとっては大きなコストメリットが期待できます。初期投資を抑えつつ、最新の人事管理システムを利用できるため、経営資源を効率的に活用することができます。

例えば、サーバーの購入や維持管理にかかるコストが不要になるだけでなく、システムの運用や保守に専門の人材を配置する必要もなくなります。これにより、IT関連のコストを大幅に削減することができます。

また、業務効率化による人件費の削減も見込めます。手作業で行っていた給与計算や勤怠管理などの業務が自動化されることで、残業時間の削減や人員配置の最適化が可能になります。

ペーパーレス化によるコスト削減も見逃せません。紙の書類や印刷にかかるコストが大幅に削減されるだけでなく、書類の保管スペースも不要になります。

これらのコスト削減効果は、企業の規模や導入するシステムの規模によって異なりますが、長期的には大きな経済的メリットをもたらす可能性があります。

次節では、実際に市場で提供されている主要なクラウド型人事システムについて、その特徴や導入実績を紹介します。これらの情報は、自社に適したシステムを選択する際の参考になるでしょう。

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主要なクラウド型人事システムの紹介

クラウド型人事システムの市場には、様々な製品が存在します。ここでは、日本市場で人気の高い3つのシステムについて、その特徴や導入実績を詳しく紹介します。

SmartHRの特徴と導入実績

SmartHRは、日本の人事労務管理クラウドサービスの先駆けとして知られています。以下の表は、SmartHRの主な特徴をまとめたものです。

SmartHRの導入実績は非常に豊富で、2023年時点で約7万社以上の企業に利用されています。その利用企業は、大手企業から中小企業、さらにはスタートアップまで幅広く、業種も多岐にわたります。

特に、IT系企業やベンチャー企業での導入が多く、従業員数が数十人から数百人規模の企業での利用が目立ちます。例えば、メルカリ、Uber Eats、ビズリーチなどの有名企業も導入しています。

SmartHRの強みは、その使いやすさと豊富な機能にあります。特に、入社手続きのペーパーレス化や年末調整の効率化など、人事部門の業務負荷を大幅に軽減する機能が高く評価されています。また、APIを通じて他のシステムとの連携も容易なため、既存の業務フローを大きく変えることなく導入できる点も、多くの企業から支持を得ている理由の一つです。

freee人事労務の利便性

freee人事労務は、クラウド会計ソフトで知られるfreeeが提供する人事労務管理システムです。以下の表は、freee人事労務の主な特徴をまとめたものです。

freee人事労務の最大の特徴は、会計システムとの seamless な連携です。これにより、給与計算から会計処理まで一貫した管理が可能となり、経理業務の効率化にも大きく貢献します。

導入実績に関しては、2023年時点で約3万社以上の企業に利用されています。特に、freeeの会計ソフトを既に利用している企業や、経理と人事の連携を重視する企業での導入が多く見られます。

freee人事労務の利便性は、以下の点で高く評価されています：

1. 直感的な操作性：ユーザーインターフェースが洗練されており、専門知識がなくても容易に操作できます。
2. 自動化機能：AI技術を活用した給与計算の自動化や、勤怠データの自動取り込みなど、人事労務業務の多くを自動化できます。
3. リアルタイムデータ更新：従業員の情報や勤怠データがリアルタイムで更新され、常に最新の情報を確認できます。
4. 法令遵守のサポート：労働法制の改正にタイムリーに対応し、コンプライアンスリスクを低減します。
5. 分析レポート機能：人事データを様々な角度から分析し、経営判断に活用できるレポートを自動生成します。

これらの特徴により、freee人事労務は特に中小企業やスタートアップ企業から高い支持を得ています。経理と人事の一元管理を実現したい企業にとっては、非常に魅力的な選択肢となっています。

ジョブカン労務HRの導入事例

ジョブカン労務HRは、株式会社Donuts（ドーナツ）が提供するクラウド型人事労務管理システムです。以下の表は、ジョブカン労務HRの主な特徴をまとめたものです。

ジョブカン労務HRの最大の特徴は、モジュール型のサービス構成です。これにより、企業は必要な機能のみを選択して導入することができ、コストの最適化や段階的な導入が可能となります。

導入実績に関しては、2023年時点で約10万社以上の企業に利用されています。特に、多様な働き方や複雑な勤務体系を持つ企業での導入が多く見られます。

以下に、ジョブカン労務HRの具体的な導入事例を紹介します：

1. 小売業A社（従業員数：約500名）
   • 導入目的：複数の店舗における勤怠管理の効率化
   • 導入効果：GPSを活用した勤怠管理により、勤務時間の正確な把握と労務管理の適正化を実現。月間約40時間の管理業務時間削減。
2. IT企業B社（従業員数：約200名）
   • 導入目的：リモートワーク下での労務管理と評価制度の運用
   • 導入効果：クラウドベースの勤怠管理と目標管理機能により、場所を問わない労務管理と公平な評価を実現。従業員満足度が20%向上。
3. 製造業C社（従業員数：約1,000名）
   • 導入目的：複雑な給与体系の管理と人事データの一元化
   • 導入効果：高度な給与計算機能と他システムとのAPI連携により、給与計算時間を50%削減。人事データの正確性も向上。
4. 医療法人D社（従業員数：約300名）
   • 導入目的：シフト制勤務の管理と労働時間の適正化
   • 導入効果：シフト管理機能と勤務時間の自動集計により、労働時間の把握が容易になり、過重労働の防止に貢献。労務リスクを大幅に低減。

これらの事例から、ジョブカン労務HRは特に勤怠管理と給与計算の面で高い評価を得ていることがわかります。また、様々な業種や規模の企業に対応できる柔軟性も、その強みの一つと言えるでしょう。

各企業の導入事例を見ると、業務効率化や労務リスクの低減、従業員満足度の向上など、具体的な成果が得られていることがわかります。これらの実績は、クラウド型人事システムの導入が企業にもたらす価値を明確に示しています。

次節では、これらの主要なクラウド型人事システムの特徴を踏まえた上で、自社に最適なシステムを選ぶためのポイントについて詳しく解説します。

クラウド型人事システムの選び方

クラウド型人事システムを導入する際は、自社のニーズや状況に合わせて最適なシステムを選択することが重要です。ここでは、システム選びの際に考慮すべき主要なポイントについて解説します。

自社のニーズに合った機能の確認

クラウド型人事システムを選ぶ際、最も重要なのは自社のニーズに合った機能を持っているかどうかです。以下の表は、機能確認の際のチェックポイントをまとめたものです。

自社の業務フローや課題を明確にし、それらを解決できる機能を持つシステムを選択することが重要です。例えば、複数の拠点や海外支社がある企業であれば、多言語対応や拠点間でのデータ共有機能が重要になるでしょう。

また、将来的な事業拡大や組織変更なども考慮に入れ、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことも大切です。

機能確認の際は、単に機能の有無だけでなく、その使いやすさや自社の業務フローとの適合性も確認することをお勧めします。多くのシステムベンダーはデモ版や試用期間を設けていますので、実際に使用してみることで、より正確に機能の適合性を判断できます。

予算に応じた料金プランの比較

クラウド型人事システムの導入には様々なコストが関わります。適切な予算管理のために、以下の点を考慮して料金プランを比較することが重要です。

コスト評価の際は、単に初期費用や月額利用料だけでなく、長期的な総所有コスト（TCO）を考慮することが重要です。例えば、初期費用が高くても月額利用料が低いシステムと、初期費用は低いが月額利用料が高いシステムでは、利用期間によって総コストが逆転する可能性があります。

また、自社の成長予測を踏まえ、従業員数の増加や機能追加に伴う将来的なコスト増加も考慮に入れる必要があります。一見安価に見えるプランでも、スケールアップ時に大幅な料金上昇が発生する可能性があるため、注意が必要です。

各ベンダーの料金体系を詳細に比較し、自社の予算と長期的な成長計画に最も適したプランを選択することをお勧めします。また、一部のベンダーは導入事例を通じてコスト削減効果を具体的に提示しているため、それらの情報も参考にするとよいでしょう。

サポート体制の充実度の確認

クラウド型人事システムを効果的に活用するためには、充実したサポート体制が不可欠です。以下の表は、サポート体制を確認する際のポイントをまとめたものです。

充実したサポート体制は、システムの円滑な導入と効果的な運用に不可欠です。特に、導入初期や大きな制度変更時には、迅速かつ適切なサポートが必要となります。

サポート体制を評価する際は、以下の点に注意を払うことをお勧めします：

1. レスポンス速度：問い合わせに対してどれくらい迅速に対応してくれるか。特に、緊急時の対応速度は重要です。
2. サポートスタッフの専門性：人事労務に関する専門知識を持ったスタッフが対応してくれるか。単なる技術的なサポートだけでなく、人事制度や法令に関する助言も得られるかどうかは重要なポイントです。
3. 多様なサポート方法：電話やメールだけでなく、チャットやビデオ通話など、状況に応じて適切な方法でサポートを受けられるかどうか。
4. セルフヘルプリソース：詳細なマニュアルやFAQ、チュートリアル動画などが充実しているか。これらのリソースが整備されていれば、多くの問題を自己解決できる可能性が高まります。
5. ユーザーコミュニティ：他の導入企業との情報交換や事例共有ができる場があるか。これにより、より実践的なノウハウを得られる可能性があります。
6. カスタマイズ対応：標準機能では対応できない自社特有の要求に対して、どの程度柔軟に対応してくれるか。

また、実際にサポートを利用している他社の評判や口コミ情報も参考になります。可能であれば、導入を検討している企業の担当者に直接連絡を取り、サポートの質について聞いてみるのも良いでしょう。

充実したサポート体制は、システムの導入コストや月額利用料と同様に重要な選択基準です。長期的な運用を考えると、多少料金が高くても手厚いサポートを受けられるシステムを選ぶ方が、結果的にコスト効率が良くなる場合もあります。

次節では、クラウド型人事システムを実際に導入する際の注意点について詳しく解説します。適切なシステムを選択した後も、導入時には様々な課題に直面する可能性があります。これらの注意点を事前に理解しておくことで、より円滑な導入と効果的な運用が可能となるでしょう。

クラウド型人事システム導入時の注意点

クラウド型人事システムを導入する際には、いくつかの重要な注意点があります。これらを事前に理解し、適切に対処することで、スムーズな導入と効果的な運用が可能となります。ここでは、主要な3つの注意点について詳しく解説します。

セキュリティ対策の確認

クラウド型人事システムでは、従業員の個人情報や給与情報など、極めて機密性の高いデータを扱います。そのため、セキュリティ対策は最も重要な注意点の一つです。以下の表は、セキュリティ対策を確認する際のポイントをまとめたものです。

セキュリティ対策を評価する際は、以下の点に特に注意を払うことをお勧めします：

1. データセンターの安全性：物理的なセキュリティ対策（入退室管理、監視カメラなど）が十分に施されているか。
2. 暗号化技術：最新の暗号化技術が採用されているか、暗号化キーの管理は適切か。
3. 多要素認証：パスワードだけでなく、二段階認証などの追加的な認証手段が提供されているか。
4. アクセス権限の細分化：役職や部署に応じて、きめ細かくアクセス権限を設定できるか。
5. インシデント対応：セキュリティインシデントが発生した場合の対応手順や復旧計画が整備されているか。
6. 第三者監査：定期的に外部機関によるセキュリティ監査が実施されているか。
7. コンプライアンス：業界標準や法令に準拠したセキュリティポリシーが策定・運用されているか。

また、自社内でのセキュリティ意識向上も重要です。システムのセキュリティ機能が充実していても、ユーザーの不適切な使用によってセキュリティリスクが生じる可能性があります。従業員に対するセキュリティ教育や、適切なパスワード管理の徹底など、人的側面でのセキュリティ対策も同時に行う必要があります。

従業員の使いやすさ

クラウド型人事システムの効果を最大限に引き出すためには、システムが従業員にとって使いやすいものである必要があります。使いやすさは、システムの活用度と直結し、導入効果に大きな影響を与えます。以下の表は、従業員の使いやすさを確認する際のポイントをまとめたものです。

使いやすさを評価する際は、以下の点に注意を払うことをお勧めします：

1. 直感的な操作性：特別な訓練を受けなくても、基本的な操作ができるか。
2. 情報の視認性：必要な情報が見やすく配置されているか、文字サイズや色使いは適切か。
3. 操作ステップの最小化：目的の作業を最小限のステップで完了できるか。
4. エラー防止・回復：入力ミスを防ぐ工夫があるか、ミスした場合の修正が容易か。
5. モバイル対応：スマートフォンやタブレットでの操作性は十分か。
6. パーソナライズ機能：ユーザーごとに画面レイアウトや表示項目をカスタマイズできるか。
7. 学習支援：チュートリアルや操作ガイドが充実しているか、必要な時に適切なヘルプを得られるか。

使いやすさの評価には、実際のエンドユーザーである従業員の意見を取り入れることが重要です。可能であれば、導入前にデモ版や試用版を利用して、様々な部署の従業員に実際に操作してもらい、フィードバックを集めることをお勧めします。

また、システムの使いやすさは、適切なトレーニングによっても大きく向上します。導入時には、十分な時間をかけて従業員向けのトレーニングを実施し、システムの基本操作から応用的な使い方まで、段階的に習得できるようにすることが重要です。

既存システムとの連携性

クラウド型人事システムを導入する際、既存の業務システムとの連携は非常に重要な検討事項です。スムーズなデータ連携は業務効率の向上に直結し、システム導入の効果を最大化します。以下の表は、既存システムとの連携性を確認する際のポイントをまとめたものです。

既存システムとの連携性を評価する際は、以下の点に特に注意を払うことをお勧めします：

1. データ移行の容易さ：既存システムからのデータ移行がスムーズに行えるか、データ変換ツールなどが提供されているか。
2. 主要業務システムとの連携：会計システムや生産管理システムなど、主要な業務システムとの連携が可能か。
3. シングルサインオン：他のシステムとのシングルサインオン（SSO）に対応しているか。
4. データの整合性：システム間でのデータの整合性が保たれるか、不整合が生じた場合の対処方法は用意されているか。
5. 連携の自動化：定期的なデータ連携を自動化できるか。
6. エラー処理：連携時にエラーが発生した場合の通知や対処方法が整備されているか。
7. スケーラビリティ：将来的なシステム拡張や新規システム導入時の連携にも対応できるか。

既存システムとの連携を検討する際は、自社のIT部門や外部のITコンサルタントと綿密に相談することが重要です。特に、大規模なシステム連携を行う場合は、専門家のアドバイスを受けながら進めることをお勧めします。

また、システム連携の計画を立てる際は、以下のような段階的なアプローチを取ることも効果的です：

1. 初期段階：最も重要な基幹システムとの連携のみを実施
2. 中期段階：その他の主要システムとの連携を順次実施
3. 長期段階：全社的なシステム統合を目指し、さらなる連携を拡大

このようなアプローチを取ることで、リスクを最小限に抑えつつ、段階的にシステム連携の効果を高めていくことができます。

最後に、システム連携の実現可能性と、それにかかるコストやリソースを十分に検討することが重要です。連携によって得られる効果と、それにかかるコストのバランスを慎重に評価し、最適な連携戦略を立てる必要があります。

以上の注意点を十分に考慮し、適切に対処することで、クラウド型人事システムの導入をより効果的に進めることができるでしょう。次節では、これまでの内容を総括し、クラウド型人事システム導入の意義と今後の展望について述べます。

まとめ

クラウド型人事システムは、現代の企業にとって不可欠なツールとなりつつあります。本記事では、その選び方や導入メリット、主要なシステムの特徴、そして導入時の注意点について詳しく解説してきました。

クラウド型人事システムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、企業の人材戦略全体を変革する可能性を秘めています。適切なシステムを選択し、効果的に活用することで、以下のような benefits を得ることができるでしょう：

1. 人事業務の大幅な効率化と正確性の向上
2. データに基づいた戦略的な人材管理の実現
3. 従業員のエンゲージメント向上
4. コンプライアンスリスクの低減
5. 経営判断のスピードアップと質の向上

一方で、クラウド型人事システムの導入には慎重な検討と準備が必要です。自社のニーズを的確に把握し、セキュリティ対策や使いやすさ、既存システムとの連携性など、様々な観点から最適なシステムを選択することが重要です。

今後、AI技術やビッグデータ分析の発展に伴い、クラウド型人事システムの機能はさらに高度化していくことが予想されます。例えば、AIを活用した人材マッチングや、予測分析による離職リスクの早期発見など、より戦略的な人材管理が可能になるでしょう。

また、働き方改革やダイバーシティ推進など、変化する社会情勢に合わせて、クラウド型人事システムも進化を続けていくと考えられます。柔軟な働き方を支援する機能や、多様な評価制度に対応できる仕組みなど、新たなニーズに応える機能が今後さらに充実していくでしょう。

企業は、このようなクラウド型人事システムの進化を積極的に活用し、競争力の強化につなげていく必要があります。しかし、システムの導入自体が目的化してはいけません。あくまでも、企業の人材戦略を実現するためのツールとして位置付け、システムの機能と人事部門の専門性を組み合わせることで、真の価値を生み出すことができるのです。

最後に、クラウド型人事システムの導入は、単なるシステム変更ではなく、組織文化の変革につながる可能性があることを強調しておきたいと思います。データ駆動型の意思決定や、透明性の高い評価制度の導入など、システムの活用を通じて組織全体の在り方が変わっていく可能性があります。

このような変革を成功させるためには、経営層のコミットメントと、従業員の理解・協力が不可欠です。システム導入の目的や期待される効果を明確に伝え、全社一丸となって取り組む姿勢が重要となるでしょう。

クラウド型人事システムは、人材という最も重要な経営資源を効果的に活用するための強力なツールです。本記事が、皆様のシステム選定や導入の一助となれば幸いです。技術の進化と社会の変化に柔軟に対応しながら、自社にとって最適なシステムを選択し、活用していくことで、企業の持続的な成長と発展につなげていただきたいと思います。