人事代行の導入は本当に効果的なのか?そのメリットと注意点

Offers HR Magazine編集部 2024年8月15日

Offers HR Magazine編集部

目次

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Offersを導入し、ITエンジニア・デザイナーを採用された方々の事例をケース別にご紹介。ITエンジニア・デザイナーの具体的な採用事例から、カスタマーサクセスが実現した採用工数の大幅な削減、スピード採用を実現する副業採用の実態まで全てこの一冊で徹底解説。


こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers(オファーズ)」のOffers HR Magazine編集部です。

人事代行サービスは、企業の人事業務を外部に委託する仕組みです。近年、多くの企業がこのサービスを活用していますが、その効果と課題について詳しく理解することが重要です。本記事では、人事代行の概要やメリット、注意点について解説します。

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人事代行とは何か

人事代行は、企業の人事業務の一部または全部を外部の専門業者に委託するサービスです。これにより、企業は人事業務の負担を軽減し、本業に集中することができます。人事代行の基本的な概念や内容、背景について詳しく見ていきましょう。

人事代行の基本概念

人事代行は、企業の人事機能を外部のプロフェッショナルに任せるアウトソーシングの一形態です。以下の表で、人事代行の基本的な特徴をまとめてみました。

特徴

説明

業務委託

人事関連業務を外部の専門業者に委託する

専門性

人事の専門知識を持つスタッフが業務を遂行する

柔軟性

企業のニーズに応じてサービス内容をカスタマイズできる

コスト効率

人事部門の固定費を変動費化し、コスト削減が可能

人事代行の最大の特徴は、企業が人事の専門知識や経験を持つ外部リソースを活用できる点です。 これにより、特に中小企業や人事部門の規模が小さい企業でも、質の高い人事業務を行うことが可能となります。

人事代行の主なサービス内容

人事代行サービスは多岐にわたりますが、主なものは以下の通りです。

サービス

内容

給与計算

給与計算、賞与計算、年末調整などの業務

労務管理

就業規則の作成、労務相談、労使関係の調整

採用支援

求人広告の作成、面接代行、入社手続きの支援

教育研修

研修プログラムの企画・運営、eラーニングの提供

人事評価

評価制度の設計、評価者トレーニング、結果分析

これらのサービスは、企業のニーズに応じて選択的に利用することができます。例えば、給与計算だけを外部委託する企業もあれば、採用から教育まで幅広く代行を利用する企業もあります。

人事代行が求められる背景

近年、人事代行サービスの需要が高まっている背景には、以下のような要因があります。

要因

説明

人材不足

少子高齢化による労働力人口の減少

働き方改革

長時間労働の是正、多様な働き方への対応

専門性の要求

労働法改正への対応など、専門知識の必要性増大

デジタル化

HR テクノロジーの進展による業務効率化の要請

特に中小企業では、人事専門家を社内に抱えることが難しく、人事代行サービスへのニーズが高まっています。例えば、東京商工リサーチの調査によると、2024年時点で中小企業の約40%が何らかの人事業務のアウトソーシングを利用していることがわかっています。

人事代行サービスは、これらの課題に対する一つの解決策として注目されているのです。次のセクションでは、人事代行のメリットについて詳しく見ていきましょう。

人事代行のメリット

人事代行サービスを導入することで、企業はさまざまなメリットを得ることができます。ここでは、主要なメリットについて詳しく解説します。

コスト削減

人事代行の最も大きなメリットの一つは、コスト削減効果です。以下の表で、具体的なコスト削減効果をまとめてみました。

項目

削減効果

説明

人件費

20-30%

正社員の人件費を抑制できる

システム投資

50-70%

高額な人事システムの導入が不要

教育研修費

30-40%

人事スタッフの専門教育費を削減

オフィス費用

10-20%

人事部門のスペース縮小が可能

これらの数値は、人事コンサルティング会社のレポートを基に算出した一般的な目安です。実際の削減効果は企業の規模や状況によって異なります。

特に中小企業にとっては、専門性の高い人事スタッフを正社員として雇用するよりも、必要な時に必要なだけ外部リソースを活用できる人事代行の方が、コスト面で有利な場合が多いです。

業務の効率化

人事代行サービスを利用することで、人事業務の効率が大幅に向上します。以下の表で、主な効率化効果をまとめました。

業務

効率化効果

説明

給与計算

処理時間50%減

専用システムによる高速処理

採用活動

採用期間30%短縮

効率的な採用プロセスの実現

勤怠管理

エラー率80%減

自動化システムによる正確な管理

法令対応

対応時間70%減

専門家による迅速な対応

これらの効率化効果により、企業は人事業務に費やす時間を大幅に削減し、本業により多くのリソースを割くことができます。

例えば、ある中堅製造業企業では、人事代行サービスの導入により、人事部門の業務時間が月間約100時間削減されたという事例があります。この時間を営業活動や製品開発に充てることで、企業の競争力強化につながっています。

専門知識の活用

人事代行サービスを利用することで、企業は人事の専門家の知識やスキルを活用することができます。以下の表で、専門知識活用のメリットをまとめました。

分野

メリット

説明

労務管理

リスク低減

労働法令違反のリスクを最小化

人材育成

効果的な研修

最新のトレンドを取り入れた研修プログラム

人事制度設計

競争力向上

業界動向を踏まえた制度設計

タレントマネジメント

人材活用の最適化

データ分析に基づく人材配置

人事代行サービスを提供する企業は、多数の顧客企業の人事業務を扱っているため、最新のトレンドや法改正に関する情報を常に把握しています。この専門知識を活用することで、自社で人事部門を持つ以上の効果を得られる場合もあります。

人員不足の解決

多くの企業、特に中小企業では人事専門家の確保が難しい状況にあります。人事代行サービスは、この課題に対する効果的な解決策となります。

課題

解決策

効果

人事専門家の不足

外部の専門家を活用

質の高い人事業務の実現

繁忙期の人員不足

必要に応じて増員

柔軟な人員配置が可能

特定スキルの不足

専門家のスポット起用

必要なスキルを必要な時に活用

人事代行サービスを利用することで、企業は必要な時に必要なだけ人事の専門家を活用することができます。これにより、人員不足に悩む企業でも、質の高い人事業務を実現することが可能となります。

例えば、ある IT ベンチャー企業では、急激な成長に伴い人事業務が追いつかなくなっていましたが、人事代行サービスを利用することで、短期間で体制を整えることができたという事例があります。

以上のように、人事代行サービスには多くのメリットがありますが、導入に当たっては注意すべき点もあります。次のセクションでは、人事代行のデメリットについて詳しく見ていきましょう。

人事代行のデメリット

人事代行サービスには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットや注意点も存在します。ここでは、主要なデメリットについて詳しく解説します。

ノウハウの蓄積が難しい

人事業務を外部に委託することで、社内にノウハウが蓄積されにくくなる可能性があります。

課題

リスク

対策

社内の人事スキル低下

将来的な人事戦略立案能力の低下

定期的な情報共有会の実施

ナレッジの外部流出

競合他社への情報流出

機密保持契約の締結

依存度の増大

急な契約解除時の対応困難

段階的な移行、複数社との契約

特に長期的な視点で見た場合、人事のノウハウが社内に蓄積されないことは、企業の競争力低下につながる可能性があります。 例えば、ある製造業企業では、長年人事代行サービスを利用していたため、自社の人材育成方針を独自に策定することが困難になったという事例があります。

情報漏洩リスク

人事情報は極めて機密性の高い情報です。外部委託することで、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。

リスク

影響

対策

従業員情報の流出

プライバシー侵害、訴訟リスク

厳格な情報管理体制の確認

企業秘密の漏洩

競争力の低下、信用失墜

機密保持契約の締結

サイバー攻撃

大規模な情報流出

セキュリティ対策の徹底確認

情報漏洩は企業にとって致命的なダメージとなる可能性があります。2023年には大手人事代行サービス企業でサイバー攻撃による情報流出事件が発生し、多くの企業が影響を受けました。

組織文化への理解不足

外部の人事代行サービスは、必ずしも自社の組織文化や風土を十分に理解しているとは限りません。

課題

影響

対策

採用のミスマッチ

早期離職率の上昇

採用基準の明確化、定期的な見直し

評価制度の不適合

従業員のモチベーション低下

自社文化に合わせた制度のカスタマイズ

コミュニケーション不足

従業員の不満増加

定期的な従業員満足度調査の実施

組織文化への理解不足は、長期的には従業員の満足度低下や組織の一体感の喪失につながる可能性があります。ある IT 企業では、人事代行サービスが提案した評価制度が自社の柔軟な組織文化に合わず、従業員の反発を招いたという事例があります。

予想以上のコスト負担

初期の見積もりよりも実際のコストが高くなる場合があります。

要因

影響

対策

追加サービスの発生

予算オーバー

詳細な契約内容の確認

従量制料金の増加

コストの予測困難

上限設定、定期的な利用状況確認

契約期間の長期化

解約時の違約金

契約条件の慎重な検討

例えば、ある小売業企業では、採用代行サービスを利用した際、当初の見積もりの2倍以上のコストがかかってしまったという事例があります。予想外の追加費用や、想定以上の利用量増加が原因でした。

これらのデメリットは、人事代行サービスの導入を検討する際に十分に考慮する必要があります。しかし、適切な対策を講じることで、多くのデメリットは軽減または回避することが可能です。次のセクションでは、人事代行の具体的なサービス例について詳しく見ていきましょう。

人事代行の具体的なサービス例

人事代行サービスは多岐にわたりますが、ここでは主要なサービス例について詳しく解説します。各サービスの特徴や導入効果、注意点などを理解することで、自社に最適なサービスを選択する際の参考になるでしょう。

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給与計算代行

給与計算代行は、人事代行サービスの中でも最も一般的なものの一つです。

サービス内容

メリット

注意点

月次給与計算

計算ミスの削減、作業時間の短縮

データ連携の正確性確保

賞与計算

複雑な計算の正確な処理

自社の賞与制度の明確化

年末調整

法改正への迅速な対応

従業員への説明責任

給与明細作成

ペーパーレス化、配布の効率化

個人情報保護への配慮

給与計算代行サービスを導入することで、多くの企業で人事部門の業務負荷が大幅に軽減されています。例えば、ある中堅サービス業企業では、給与計算業務に毎月約40時間かかっていたのが、代行サービス導入後は確認作業のみの約5時間に削減されたという事例があります。

ただし、給与は従業員にとって最も重要な関心事の一つであり、ミスは許されません。 そのため、導入初期段階では慎重にデータの正確性を確認する必要があります。

採用代行

採用代行サービスは、採用活動の一部または全部を外部に委託するサービスです。

サービス内容

メリット

注意点

求人広告作成

効果的な広告表現の利用

自社の魅力の適切な伝達

応募者スクリーニング

選考の効率化、質の向上

選考基準の明確化

面接代行

専門的な視点での評価

最終面接は自社で行う

内定者フォロー

内定辞退率の低減

自社の情報提供の充実

採用代行サービスは、特に採用のノウハウが不足している中小企業や、大量採用を行う企業にとって有効です。ある IT ベンチャー企業では、採用代行サービスの導入により、エンジニアの採用数が前年比で2倍に増加したという事例があります。

しかし、採用は企業の未来を左右する重要な業務です。完全に外部に任せきりにするのではなく、自社の価値観や文化を反映させるために、密接なコミュニケーションを取ることが重要です。

勤怠管理代行

勤怠管理代行は、従業員の出退勤管理や労働時間の集計、有給休暇管理などを代行するサービスです。

サービス内容

メリット

注意点

出退勤管理

正確な労働時間の把握

従業員のプライバシー配慮

残業時間集計

労働法compliance の徹底

上限規制への対応

有給休暇管理

取得率の向上、計画的付与

取得促進の施策立案

シフト管理

効率的な人員配置

従業員の希望との調整

勤怠管理代行サービスの導入により、多くの企業で労務管理の質が向上しています。例えば、ある小売チェーンでは、勤怠管理代行サービスの導入後、労働時間の正確な把握により残業時間が20%削減されたという事例があります。

ただし、勤怠管理は従業員のプライバシーに関わる側面もあるため、データの取り扱いには十分な注意が必要です。また、柔軟な働き方が求められる現代において、単なる時間管理だけでなく、生産性向上につながる施策と連携させることが重要です。

研修代行

研修代行サービスは、社員教育や研修プログラムの企画・運営を外部に委託するサービスです。

サービス内容

メリット

注意点

研修プログラム開発

最新のノウハウの活用

自社のニーズとの整合性

講師派遣

専門的な知識の提供

自社の実情に合わせた内容調整

eラーニング提供

時間や場所の制約なし

受講状況の管理

研修効果測定

客観的な評価、改善点の発見

評価結果の活用方法

研修代行サービスを利用することで、自社では提供が難しい専門的な研修や、最新のトレンドを取り入れた教育プログラムを実施することができます。ある製造業企業では、研修代行サービスを活用してDX人材育成プログラムを実施し、2年間で100名以上のDX推進リーダーを育成することに成功した事例があります。

しかし、研修の効果を最大化するためには、単に外部のプログラムをそのまま導入するのではなく、自社の経営戦略や組織文化に合わせてカスタマイズすることが重要です。また、研修後のフォローアップや、学んだ内容を実践に活かす仕組みづくりは、企業側の責任で行う必要があります。

これらの具体的なサービス例を参考に、自社にとって最適な人事代行サービスを選択することが重要です。次のセクションでは、人事代行サービスの選び方について詳しく解説します。

人事代行サービスの選び方

適切な人事代行サービスを選択することは、導入の成功を左右する重要な要素です。ここでは、サービス選びの際に注目すべきポイントについて詳しく解説します。

料金体系の確認

人事代行サービスの料金体系は様々です。自社の予算と期待する効果を考慮し、最適な料金プランを選択することが重要です。

料金体系

特徴

適している企業

固定料金制

月額固定で利用可能

利用量が安定している企業

従量制

利用量に応じて課金

業務量の変動が大きい企業

成果報酬型

成果に応じて料金が変動

リスクを抑えたい企業

ハイブリッド型

基本料金+従量制などの組み合わせ

多様なニーズを持つ企業

料金体系の選択は、単に金額の多寡だけでなく、自社の利用パターンや将来の成長予測も考慮して決定する必要があります。例えば、ある成長中のスタートアップ企業では、初期は従量制を選択し、事業が安定してきた段階で固定料金制に移行することで、コストの最適化を図った事例があります。

注意すべきは、表面上の料金だけでなく、隠れたコストがないかどうかも確認することです。 例えば、初期設定費用、システム連携費用、カスタマイズ費用などが追加で発生する場合があります。

実績のある会社を選ぶ

信頼性と実績は、人事代行サービス選びの重要な基準です。以下の点を確認することをおすすめします。

確認項目

重要性

確認方法

業界での評判

サービスの質の指標

口コミサイト、業界団体の評価

導入企業数

信頼性の目安

公開情報、営業担当者への確認

顧客の継続率

サービスの満足度

営業担当者への直接確認

受賞歴・認証

サービスの客観的評価

公式サイト、業界ニュース

実績のある会社を選ぶことで、サービスの質と安定性を確保できる可能性が高まります。ただし、大手企業だけでなく、特定の業界や規模の企業に特化したサービスを提供する中小企業も視野に入れると良いでしょう。

例えば、ある中小製造業企業では、同業他社の導入実績が豊富な地域密着型の人事代行サービス会社を選択し、業界特有の課題に対応した支援を受けることで、大きな成果を上げた事例があります。

セキュリティ体制の確認

人事情報は極めて機密性の高い情報です。そのため、人事代行サービス会社のセキュリティ体制を厳密に確認することが重要です。

確認項目

重要性

具体的な確認ポイント

情報セキュリティ認証

客観的な評価基準

ISO27001、プライバシーマークの取得状況

データ保管場所

法令遵守、アクセス管理

国内データセンターの利用、アクセス制限の方法

暗号化技術

データ保護の基本

通信時の暗号化、保存データの暗号化レベル

従業員教育

人的セキュリティ

セキュリティ教育の頻度、内容

セキュリティ体制の確認は、契約前の段階で徹底的に行う必要があります。また、定期的な監査や報告を求める条項を契約に盛り込むことも検討すべきです。

柔軟性の確認

企業のニーズは常に変化します。そのため、人事代行サービスにも柔軟な対応が求められます。

確認項目

重要性

具体的な確認ポイント

カスタマイズ性

自社ニーズへの適合

システムのカスタマイズ範囲、追加費用

スケーラビリティ

事業成長への対応

従業員数増加時の対応、料金変更の条件

契約期間の柔軟性

リスク軽減

最低契約期間、解約条件

サービス範囲の調整

ニーズ変化への対応

サービス内容の追加・削除の容易さ

柔軟性の高いサービスを選ぶことで、将来的なニーズの変化にも対応しやすくなります。例えば、ある IT 企業では、海外展開を見据えて多言語対応や海外法令への対応が可能な人事代行サービスを選択し、スムーズなグローバル展開を実現した事例があります。

これらのポイントを十分に検討し、自社にとって最適な人事代行サービスを選択することが、導入の成功につながります。

まとめ

人事代行サービスは、企業の人事業務を効率化し、専門性を補完する有効なツールです。しかし、その導入には慎重な検討が必要です。本記事で解説したメリットやデメリット、選び方のポイントを参考に、自社の状況と照らし合わせながら、最適なサービスを選択することが重要です。人事代行は単なる業務の外部委託ではなく、人材戦略を支える重要なパートナーとして位置づけることで、その効果を最大限に引き出すことができるでしょう。

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Offersを導入し、ITエンジニア・デザイナーを採用された方々の事例をケース別にご紹介。ITエンジニア・デザイナーの具体的な採用事例から、カスタマーサクセスが実現した採用工数の大幅な削減、スピード採用を実現する副業採用の実態まで全てこの一冊で徹底解説。


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