人事効率化のためにどのような方法が効果的？具体的なツールと事例を紹介

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。

人事部門の業務効率化は、多くの企業にとって重要な課題となっています。人材の確保や育成、労務管理など、人事業務は多岐にわたり、その効率化は企業の競争力向上に直結します。本記事では、人事効率化の方法やツール、成功事例を詳しく解説していきます。

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人事業務の効率化とは？

人事業務の効率化とは、人事部門が担う様々な業務を最適化し、生産性を向上させることを指します。これにより、人事担当者の業務負荷を軽減し、より戦略的な人材マネジメントに注力できるようになります。効率化の重要性を理解するため、まずは人事業務の基本から見ていきましょう。

人事業務の基本

人事業務は、企業の人材に関するあらゆる側面を管理する重要な機能です。主な業務内容は以下の通りです。

業務分野	主な内容
採用	求人広告の作成、面接の実施、内定者フォロー
教育・研修	新入社員研修、階層別研修、スキルアップ研修の企画・運営
評価・報酬	人事評価制度の設計・運用、給与・賞与の決定
労務管理	勤怠管理、社会保険手続き、労働条件の整備
人材配置	適材適所の人員配置、異動・昇進の計画
退職管理	退職手続き、退職金の計算・支払い

これらの業務は、企業の規模や業種によって複雑さや重要度が異なりますが、どの企業にとっても欠かせない機能です。

人事業務と労務管理の違い

人事業務と労務管理は密接に関連していますが、その焦点は異なります。

項目	人事業務	労務管理
主な対象	従業員の能力開発、キャリア支援	労働条件、労使関係の管理
時間的視点	中長期的	日常的、短期的
主な目的	人材の育成と活用	労働環境の整備と法令遵守
具体的な業務例	採用計画、人材育成、評価制度設計	勤怠管理、給与計算、労働時間管理

両者は相互に補完し合う関係にあり、効率的な人事管理のためには両方の視点が不可欠です。

効率化のメリット

人事業務の効率化には、以下のようなメリットがあります。

メリット	詳細
業務時間の削減	定型業務の自動化により、人事担当者の作業時間が大幅に削減される
コスト削減	人件費や事務処理コストの低減につながる
データ活用の促進	デジタル化により、人材データの分析と戦略的活用が可能になる
従業員満足度の向上	迅速な情報提供や手続きにより、従業員の利便性が向上する
コンプライアンスの強化	システム化により、法令遵守の徹底と人為的ミスの減少が期待できる

これらのメリットは、企業全体の生産性向上と競争力強化につながります。

人事業務の効率化が求められる背景

近年、人事業務の効率化がますます重要視されている背景には、いくつかの社会的・経済的要因があります。これらの要因を理解することで、効率化の必要性がより明確になります。

少子高齢化と労働力不足

日本社会が直面している最大の課題の一つが、少子高齢化による労働力不足です。

要因	影響
生産年齢人口の減少	2024年現在、日本の生産年齢人口（15〜64歳）は約7,400万人で、総人口の約60%を占めています。この割合は今後も減少が続くと予測されています。
高齢者の就業増加	65歳以上の就業者数は増加傾向にあり、2023年には約950万人に達しました。これは全就業者の約14%を占めています。
人材獲得競争の激化	労働力不足により、優秀な人材の獲得競争が激化しています。2023年の有効求人倍率は1.3倍前後で推移しており、企業間の人材獲得競争は依然として厳しい状況です。

このような状況下で、人事部門には限られた人材を最大限に活用するための効率的な業務運営が求められています。

働き方改革の影響

2018年に成立した働き方改革関連法は、企業の人事業務に大きな影響を与えています。

施策	内容	人事業務への影響
時間外労働の上限規制	原則として月45時間、年360時間を上限とする	労働時間管理の厳格化、業務効率化の必要性増大
有給休暇の取得義務化	年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対し、5日の取得を企業に義務付け	休暇管理の複雑化、代替要員の確保
同一労働同一賃金	正規・非正規雇用労働者間の不合理な待遇差の禁止	人事制度の見直し、給与体系の再構築

これらの施策により、人事部門の業務量は増加し、より効率的な業務運営が不可欠となっています。

デジタル化の進展

テクノロジーの発展により、人事業務のデジタル化が急速に進んでいます。

テクノロジー	活用例	メリット
クラウドサービス	人事管理システム、給与計算システム	場所を問わない業務遂行、リアルタイムデータ共有
AI・機械学習	採用選考、人材マッチング	客観的な評価、効率的な人材発掘
RPA（Robotic Process Automation）	定型業務の自動化	作業時間の大幅削減、人為的ミスの減少
ビッグデータ分析	人材データの分析、戦略立案	データに基づく意思決定、予測分析

総務省の調査によると、2023年時点で日本企業のクラウドサービス利用率は約70%に達しており、人事業務においてもデジタル化は不可避の流れとなっています。

これらの背景を踏まえ、人事業務の効率化は企業の存続と成長にとって極めて重要な課題となっています。次のセクションでは、具体的な効率化の方法について詳しく見ていきます。

人事業務を効率化する具体的な方法

人事業務の効率化を実現するためには、様々なアプローチがあります。ここでは、主要な4つの方法について詳しく解説します。

業務プロセスの見直し

効率化の第一歩は、現行の業務プロセスを徹底的に見直すことです。

ステップ	内容	効果
業務の可視化	現在の業務フローを図式化し、全体像を把握する	無駄な工程や重複作業の発見
ボトルネックの特定	業務の遅延や停滞が発生している箇所を特定する	改善ポイントの明確化
標準化の推進	共通のフォーマットや手順を定める	作業の効率化、品質の均一化
KPIの設定	業務効率を測定する指標を設定し、定期的に評価する	継続的な改善の促進

業務プロセスの見直しは、単なる効率化だけでなく、業務品質の向上にもつながります。例えば、採用プロセスを見直すことで、優秀な人材の獲得率が向上したという事例も多く報告されています。

無駄な業務の削減

効率化を進める上で、不要な業務を特定し削減することは非常に重要です。

削減対象	具体例	削減方法
重複作業	複数部署での同じデータ入力	システム統合、データ共有の促進
過剰な承認プロセス	多段階の決裁手続き	権限委譲、決裁基準の見直し
不要な会議	目的不明確な定例会議	会議の目的と参加者の明確化、オンライン化
紙ベースの作業	紙の申請書類、手書き報告書	ペーパーレス化、電子申請システムの導入

無駄な業務の削減により、人事担当者は本来注力すべき戦略的な業務に時間を割くことができるようになります。

システムやツールの導入

適切なシステムやツールの導入は、人事業務の効率化に大きく貢献します。

システム/ツール	主な機能	導入効果
人事管理システム	従業員情報管理、評価管理、給与計算	データの一元管理、作業時間の短縮
勤怠管理システム	出退勤記録、残業管理、有給休暇管理	労働時間の正確な把握、法令遵守の徹底
採用管理システム	応募者情報管理、選考プロセス管理	採用活動の効率化、候補者とのコミュニケーション改善
eラーニングシステム	オンライン研修、スキル管理	教育コストの削減、従業員のスキルアップ促進

システム導入の際は、企業規模や業務特性に合わせて適切なものを選択することが重要です。また、導入後の運用体制や社内教育も効果を最大化するポイントとなります。

アウトソーシングの活用

一部の人事業務をアウトソーシングすることで、内部リソースを核心的な業務に集中させることができます。

アウトソーシング対象	メリット	注意点
給与計算・社会保険手続き	専門知識不要、コスト削減	個人情報の管理、サービス品質の確認
採用業務	幅広い人材プールへのアクセス、専門的なノウハウの活用	自社の採用基準との整合性確保
研修・教育	最新のトレーニング手法の導入、外部視点の活用	自社の企業文化との調和
労務相談	専門家のアドバイス、リスク管理の強化	社内の状況把握、コミュニケーションの維持

アウトソーシングを検討する際は、コスト面だけでなく、業務の質や社内への影響も十分に考慮する必要があります。

これらの方法を適切に組み合わせることで、人事業務の大幅な効率化を実現することができます。次のセクションでは、具体的なツールについて詳しく見ていきましょう。

人事業務の効率化に役立つツールの紹介

人事業務の効率化を実現するには、適切なツールの選択と活用が不可欠です。ここでは、主要な人事関連システムについて、その特徴と導入効果を詳しく解説します。

人事管理システム

人事管理システムは、従業員の情報管理から評価、給与計算まで、人事業務の中核を担うシステムです。

主な機能	詳細	効果
従業員情報管理	個人情報、職歴、スキル情報などを一元管理	データの正確性向上、情報検索の効率化
評価管理	目標設定、実績入力、評価プロセスの管理	評価の公平性確保、フィードバックの迅速化
給与計算	基本給、手当、控除項目の自動計算	計算ミスの減少、作業時間の大幅短縮

キャリア管理 | 昇進・異動履歴、キャリアパスの可視化 | 人材育成の効率化、従業員のモチベーション向上 |

人事管理システムの導入により、データの一元管理が実現し、情報の正確性が向上すると同時に、人事担当者の業務負荷が大幅に軽減されます。例えば、株式会社リクルートが提供する「COMPANY」は、中小企業向けに設計された使いやすい人事管理システムとして知られています。

導入の際は、自社の規模や業務フローに合わせたカスタマイズが可能かどうかも重要な選定基準となります。また、他のシステムとの連携性も考慮に入れる必要があります。

採用管理システム

採用管理システムは、求人広告の作成から応募者管理、選考プロセスの管理まで、採用業務全般をサポートするツールです。

主な機能	詳細	効果
応募者情報管理	応募者の基本情報、スキル、選考状況を一元管理	候補者の把握が容易に、重複応募の防止
選考プロセス管理	面接スケジュール調整、評価入力、合否判定の管理	選考の迅速化、公平性の確保
求人広告管理	求人情報の作成、掲載先の一括管理	採用活動の効率化、採用コストの削減
コミュニケーション機能	候補者とのメールやチャットのやりとり	応募者体験の向上、採用担当者の負荷軽減

採用管理システムの活用により、採用業務の大幅な効率化と質の向上が期待できます。例えば、株式会社ビズリーチの「HRMOS採用」は、AI技術を活用した候補者スクリーニング機能や、柔軟なワークフロー設定が特徴的です。

導入を検討する際は、自社の採用フローとの親和性や、既存の人事システムとの連携可能性を確認することが重要です。

労務管理システム

労務管理システムは、従業員の勤怠管理や有給休暇管理、労働時間の集計など、労務関連の業務を効率化するツールです。

主な機能	詳細	効果
勤怠管理	出退勤記録、残業時間の自動集計	労働時間の正確な把握、労基法遵守の徹底
有給休暇管理	有給休暇の付与、取得状況の管理	取得促進、法定取得日数の遵守
シフト管理	シフトの作成、勤務表の自動生成	人員配置の最適化、労働時間の平準化
36協定管理	残業時間の上限管理、アラート機能	過重労働の防止、コンプライアンスの強化

労務管理システムの導入により、労働時間の適正管理や有給休暇取得の促進など、働き方改革への対応が容易になります。例えば、株式会社ラクスの「チームスピリット」は、クラウド型の勤怠管理システムで、スマートフォンからの打刻にも対応しており、テレワーク環境下でも利用しやすい特徴があります。

選定の際は、自社の就業規則との整合性や、勤怠データの給与計算システムへの連携機能の有無を確認することが重要です。

eラーニングシステム

eラーニングシステムは、オンラインでの教育研修を可能にし、従業員の能力開発を効率的に支援するツールです。

主な機能	詳細	効果
コンテンツ管理	研修資料、動画教材の管理と配信	教育コンテンツの集中管理、迅速な更新
学習進捗管理	受講状況の把握、理解度テストの実施	従業員の学習状況の可視化、適切なフォロー
スキル管理	従業員のスキルマップ作成、習得状況の管理	人材育成の効率化、適材適所の人員配置
アンケート機能	研修の満足度調査、ニーズ把握	教育内容の継続的改善、従業員満足度の向上

eラーニングシステムの活用により、時間や場所の制約を受けずに効率的な教育が可能になります。例えば、株式会社ネットラーニングの「learningBOX」は、直感的な操作性と豊富なコンテンツライブラリが特徴で、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。

導入を検討する際は、自社の教育体系との整合性や、コンテンツの自社開発の容易さ、他の人事システムとの連携可能性などを確認することが重要です。

これらのツールを適切に選択し、効果的に活用することで、人事業務の大幅な効率化と質の向上を実現することができます。ただし、ツールの導入だけでなく、運用体制の整備や従業員への適切な教育も成功の鍵となります。次のセクションでは、実際に人事効率化に成功した企業の事例を見ていきましょう。

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人事業務の効率化に成功した企業の事例を通じて、具体的な取り組みとその成果を見ていきましょう。これらの事例は、効率化を検討している企業にとって貴重な参考情報となるでしょう。

企業Aの事例

株式会社パナソニック（従業員数約24万人）は、人事業務のデジタル化と効率化を推進し、大きな成果を上げています。

取り組み	内容	結果
人事管理システムの統合	複数の人事システムを一つのクラウド型システムに統合	データの一元管理を実現、重複作業を90%削減
AIチャットボットの導入	従業員からの問い合わせに24時間対応するAIチャットボットを導入	人事部門の問い合わせ対応時間を70%削減
RPA活用による定型業務の自動化	給与計算、社会保険手続きなどの定型業務にRPAを導入	年間約5,000時間の業務時間削減を実現

パナソニックの事例では、大規模な組織においても、適切なツールの導入と業務プロセスの見直しにより、大幅な効率化が可能であることが示されています。特に、AIチャットボットの導入は、従業員の利便性向上と同時に人事部門の負荷軽減に大きく貢献しています。

企業Bの事例

株式会社ファーストリテイリング（ユニクロなどを展開、従業員数約5万人）は、人事業務のデジタル化を通じて、グローバルな人材管理の効率化を実現しています。

取り組み	内容	結果
グローバル人材管理システムの導入	世界中の従業員情報を一元管理するクラウドシステムを導入	人材データの可視化、グローバル人材戦略の迅速な展開
モバイルアプリによる勤怠管理	スマートフォンアプリを使用した勤怠管理システムを導入	勤怠管理の精度向上、労働時間の適正化
AI活用による採用プロセスの効率化	AI技術を活用した応募者スクリーニングシステムを導入	採用担当者の作業時間を50%削減、採用の質を維持

ファーストリテイリングの事例は、グローバル展開する企業における人事業務の効率化の好例です。特に、モバイルアプリの活用は、多様な働き方に対応し、正確な労働時間管理を実現しています。

企業Cの事例

株式会社リクルートホールディングス（従業員数約5万人）は、人材データの分析と活用を通じて、戦略的な人事施策の展開を実現しています。

取り組み	内容	結果
人材データ分析プラットフォームの構築	社内の様々なデータを統合し、AIによる分析を行うプラットフォームを構築	退職リスクの予測精度が80%向上、戦略的な人材配置を実現
オンボーディングプロセスの自動化	新入社員の受け入れプロセスを自動化するシステムを導入	オンボーディング期間を30%短縮、新入社員の早期戦力化を実現
社内SNSの活用	従業員間のコミュニケーションを促進する社内SNSを導入	部門を越えた知識共有が活性化、イノベーション創出に寄与

リクルートホールディングスの事例は、人材データの戦略的活用の重要性を示しています。特に、AIを活用した退職リスクの予測は、優秀な人材の維持に大きく貢献しています。

これらの事例から、人事業務の効率化には以下の共通点があることがわかります。

適切なテクノロジーの活用: クラウド、AI、RPA等の最新技術を効果的に導入している。
データの一元管理と活用: 散在していた人材データを統合し、戦略的に活用している。
従業員体験の向上: 効率化と同時に、従業員の利便性や満足度の向上も実現している。
継続的な改善: システム導入後も、効果測定と改善を繰り返している。

これらの点を参考に、自社の状況に合わせた効率化施策を検討することが重要です。人事業務の効率化は、単なるコスト削減ではなく、企業の競争力強化につながる戦略的な取り組みであることを忘れてはいけません。

まとめ

人事業務の効率化は、現代の企業にとって避けては通れない重要課題です。少子高齢化、働き方改革、デジタル化の進展という社会背景の中で、効率的な人材マネジメントは企業の競争力を左右する要素となっています。本記事で紹介した方法やツール、事例を参考に、自社に適した効率化施策を検討し、実行に移すことが求められます。ただし、効率化の目的は単なる業務負荷の軽減ではなく、人事部門が本来果たすべき戦略的な役割を強化することにあります。テクノロジーを活用しつつ、人間にしかできない創造的な業務に注力できる環境を整えることが、真の意味での人事効率化と言えるでしょう。