採用管理システム（ATS）とは？選ぶ際のポイントを解説

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。今回は、多くの企業で注目されている「ATS（採用管理システム）」について詳しく解説します。ATSとは何か、その機能や特徴、選び方のポイントなど、採用担当者の皆様に役立つ情報をお届けします。

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ATS（採用管理システム）とは何か

ATSは「Applicant Tracking System」の略称で、日本語では「採用管理システム」と呼ばれています。このシステムは、採用プロセス全体を効率化し、応募者の情報を一元管理するためのツールです。近年、人材獲得競争が激化する中で、ATSの重要性がますます高まっています。

ATSの基本的な機能

ATSの基本的な機能は、応募者の情報管理から選考プロセスの効率化まで多岐にわたります。主な機能を表にまとめました。

これらの機能により、採用担当者の作業負担を大幅に軽減し、採用プロセス全体の効率を向上させることができます。

ATSの歴史と背景

ATSの歴史は1990年代にさかのぼります。インターネットの普及に伴い、オンラインでの求人応募が増加し、大量の応募情報を効率的に管理する必要性が生まれました。

ATSの発展の背景には、以下のような要因があります。

これらの要因により、ATSは単なる応募者管理ツールから、採用戦略を支える重要なシステムへと進化してきました。

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ATSの導入が必要な理由

ATSの導入は、現代の採用活動において不可欠となっています。その理由として、以下のような点が挙げられます。

1. 応募者情報の一元管理 採用担当者は、すべての応募者の情報を一つのシステムで管理できるため、情報の散逸や混乱を防ぐことができます。
2. 採用プロセスの効率化 面接のスケジューリングや選考結果の記録など、煩雑な作業を自動化することで、採用担当者の業務効率が大幅に向上します。
3. データに基づく採用戦略の立案 ATSを活用することで、採用活動の成果や傾向を数値化し、客観的なデータに基づいた採用戦略を立てることができます。
4. コンプライアンスの遵守 応募者情報の管理や選考プロセスの記録を適切に行うことで、採用活動の公平性や透明性を確保し、法令遵守にもつながります。
5. 応募者体験の向上 スムーズな応募プロセスや迅速なフィードバックにより、応募者の満足度を高め、企業ブランドの向上にもつながります。

これらの理由から、多くの企業がATSの導入を進めています。特に採用数が多い企業や、継続的に採用活動を行う企業にとって、ATSは必要不可欠なツールとなっているのです。

ATSの主な機能と特徴

ATSには多様な機能が搭載されていますが、ここでは主要な機能と特徴について詳しく解説します。これらの機能を理解することで、自社に最適なATSを選択する際の参考になるでしょう。

求人管理機能

求人管理機能は、ATSの基本的かつ重要な機能の一つです。この機能により、採用担当者は求人情報の作成から公開、更新までを一元的に管理できます。

これらの機能により、求人情報の作成や管理にかかる時間を大幅に削減できます。また、一貫性のある求人情報を複数のチャネルで効率的に発信することが可能になります。

求人管理機能を活用することで、採用担当者は戦略的な求人活動に注力できるようになります。例えば、過去の求人データを分析し、より効果的な求人文を作成したり、適切なタイミングで求人を公開したりすることができます。

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応募者管理機能

応募者管理機能は、ATSの中核を成す機能です。この機能により、大量の応募者情報を効率的に管理し、最適な候補者を見つけ出すプロセスを支援します。

これらの機能により、採用担当者は大量の応募者の中から最適な候補者を効率的に見つけ出すことができます。また、応募者とのコミュニケーション履歴も一元管理できるため、複数の担当者が関わる場合でも情報の共有がスムーズに行えます。

応募者管理機能を活用することで、採用プロセスの透明性が向上し、公平な選考を行うことができます。また、過去の応募者データを活用することで、将来の採用活動にも役立てることができます。

選考管理機能

選考管理機能は、応募者の選考プロセスを効率的に進めるための機能です。面接のスケジューリングから評価の記録まで、選考に関わるさまざまな作業を支援します。

これらの機能により、選考プロセスの効率化と質の向上を同時に実現できます。面接のスケジューリングに費やす時間を削減し、より多くの候補者と面談する機会を増やすことができます。

また、評価基準を統一し、客観的な評価を行うことで、より公平な選考プロセスを実現できます。さらに、選考結果の分析を通じて、自社の採用基準や選考プロセスの改善にも役立てることができます。

データ分析機能

データ分析機能は、ATSに蓄積されたデータを活用して、採用活動の効果測定や改善を行うための機能です。この機能により、採用活動を数値化し、客観的な視点で分析することができます。

これらの機能を活用することで、採用活動の現状を正確に把握し、改善点を見出すことができます。例えば、求人ごとの応募率や面接通過率、採用までの平均日数などの指標を分析することで、効果的な採用戦略を立てることができます。

データに基づく意思決定により、採用活動の質と効率を継続的に向上させることが可能になります。また、経営層への報告資料作成も容易になり、採用部門の戦略的な位置づけを高めることにもつながります。

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ATSの選び方

ATSを選ぶ際は、自社のニーズや規模、採用プロセスに合わせて最適なシステムを選択することが重要です。ここでは、ATSを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

自社のニーズに合わせた選定ポイント

ATSを選ぶ際は、まず自社の採用ニーズを明確にすることが大切です。以下の表は、企業の特性に応じたATSの選定ポイントをまとめたものです。

自社の特性や課題に合わせてATSを選ぶことで、より効果的な活用が可能になります。例えば、採用数が多い大規模企業では、大量の応募者を効率的に管理できる機能が重要です。一方、中小企業では、導入や運用のしやすさ、コストパフォーマンスがポイントになるでしょう。

また、将来的な成長を見据えて、拡張性や他システムとの連携性も考慮に入れる必要があります。自社の採用戦略や中長期的な人材ニーズを踏まえて、最適なATSを選択することが重要です。

操作性の確認方法

ATSの操作性は、日々の採用業務の効率に直結する重要な要素です。以下は、操作性を確認する際のポイントです。

これらのポイントを確認するには、実際にデモ版を使ってみることが効果的です。多くのATS提供企業がデモ版や無料トライアルを用意しているので、実際に操作してみることをおすすめします。

また、他社の導入事例や口コミ情報も参考になります。同業他社や同規模の企業での活用事例を確認することで、自社での運用イメージを具体化できます。

セキュリティ対策の重要性

ATSは多くの個人情報を扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。以下は、ATSのセキュリティ対策として確認すべきポイントです。

ATSを選択する際は、これらのセキュリティ対策が十分に実施されているかを確認することが重要です。特に、個人情報保護法やGDPRなどの法令遵守の観点からも、セキュリティ対策は慎重に評価する必要があります。

セキュリティ対策が不十分なATSを選択してしまうと、情報漏洩のリスクが高まるだけでなく、企業の信頼性にも大きな影響を与える可能性があります。そのため、ATSのセキュリティ対策は、機能や使いやすさと同様に重要な選定基準の一つとして考えるべきです。

ATSプロバイダーに対しては、具体的なセキュリティ対策の内容や、過去のインシデント対応の実績などを積極的に確認することをおすすめします。また、自社の情報セキュリティポリシーとの整合性も確認し、必要に応じて社内のIT部門や法務部門と連携して評価を行うことが望ましいでしょう。

導入後のサポート体制

ATSの導入を成功させるためには、システムの機能だけでなく、導入後のサポート体制も重要な選定ポイントとなります。以下の表は、ATSの導入後のサポートとして確認すべき項目をまとめたものです。

充実したサポート体制は、ATSの効果的な活用と長期的な運用成功の鍵となります。特に、導入初期段階でのサポートは、スムーズな立ち上げと早期の効果実現に大きく影響します。

また、継続的なサポートも重要です。採用市場の変化や法令の改正に合わせて、ATSも進化し続ける必要があります。定期的なアップデートやカスタマイズ対応が可能なプロバイダーを選ぶことで、長期的にATSの価値を最大化することができます。

サポート体制を評価する際は、以下のような点に注目すると良いでしょう：

1. サポート窓口の利用可能時間
2. 対応言語（グローバル展開している場合）
3. サポート方法（電話、メール、チャット等）
4. SLA（サービスレベルアグリーメント）の内容
5. ユーザーコミュニティの有無

これらの点を事前に確認し、自社のニーズに合ったサポート体制を提供しているATSを選択することが重要です。

ATS導入のメリットとデメリット

ATSの導入は、採用プロセスを大きく改善する可能性がある一方で、いくつかの課題も存在します。ここでは、ATSの導入によるメリットとデメリットを詳しく解説します。

メリット：採用プロセスの効率化

ATSの導入による最大のメリットは、採用プロセス全体の効率化です。以下の表は、ATSによってどのように採用プロセスが効率化されるかを示しています。

これらの効率化により、採用担当者は戦略的な業務により多くの時間を割くことができます。例えば、候補者とのコミュニケーションの質を高めたり、採用戦略の立案と実行に注力したりすることが可能になります。

また、採用プロセスの効率化は、応募者体験の向上にもつながります。迅速なフィードバックや、スムーズな選考プロセスは、応募者の満足度を高め、企業ブランドの向上にも寄与します。

メリット：応募者の情報管理

ATSのもう一つの大きなメリットは、応募者の情報を効果的に管理できることです。以下の表は、ATSによる応募者情報管理のメリットをまとめたものです。

これらのメリットにより、採用担当者は必要な情報に素早くアクセスし、的確な判断を下すことができます。例えば、特定のスキルを持つ候補者を素早く見つけ出したり、過去に不採用となった理由を確認したりすることが容易になります。

また、データの標準化により、候補者間の公平な比較が可能になります。これは、採用の質の向上と、採用バイアスの軽減につながる重要なポイントです。

さらに、個人情報保護法やGDPRなどの法令に準拠した情報管理が可能になることも、大きなメリットの一つです。ATSの活用により、コンプライアンスリスクを軽減しつつ、効果的な採用活動を展開することが可能になります。

デメリット：導入コストと運用コスト

ATSの導入には、いくつかのデメリットもあります。その一つが導入コストと運用コストです。以下の表は、ATSの導入と運用に関わるコストをまとめたものです。

これらのコストは、企業の規模や採用規模によって大きく異なります。特に、大規模な組織や複雑な採用プロセスを持つ企業では、カスタマイズやインテグレーションに多額の費用がかかる場合があります。

また、直接的な費用だけでなく、システム導入に伴う業務の一時的な停滞や、社員の学習コストなども考慮する必要があります。これらの間接的なコストも、導入の検討段階で十分に考慮することが重要です。

ただし、これらのコストは長期的な視点で評価する必要があります。ATSの導入により採用プロセスが効率化され、採用コストの削減や採用の質の向上につながれば、初期投資は十分に回収できる可能性があります。コストとベネフィットを慎重に比較検討し、自社にとって最適な選択をすることが重要です。

デメリット：システムの習熟が必要

ATSの導入に伴うもう一つのデメリットは、システムの習熟に時間と労力が必要になることです。以下の表は、システム習熟に関する課題をまとめたものです。

これらの課題は、特に導入初期段階で顕著に現れます。新しいシステムに慣れるまでは、一時的に業務効率が低下する可能性もあります。また、長年使い慣れた方法から新しい方法への移行に対して、抵抗感を持つスタッフもいるかもしれません。

さらに、ATSの機能を十分に活用するためには、単なる操作方法の習得だけでなく、システムを活用した効果的な採用プロセスの設計や、データ分析スキルの向上なども必要になります。これらのスキル獲得には、継続的な学習と実践が求められます。

これらの課題に対処するためには、以下のような取り組みが効果的です：

1. 段階的な導入：一度にすべての機能を導入するのではなく、段階的に導入する
2. トレーニングの充実：十分なトレーニング期間を設け、継続的な学習機会を提供する
3. チャンピオンユーザーの育成：社内でATSの活用に長けた人材を育成し、他のスタッフをサポートする
4. フィードバックの収集：定期的にユーザーからフィードバックを収集し、必要に応じて改善を行う
5. ベストプラクティスの共有：効果的な活用方法や成功事例を社内で共有する

これらの取り組みにより、システム習熟の課題を克服し、ATSの効果を最大限に引き出すことができます。導入後の運用体制や教育計画も含めて、総合的に検討することが重要です。

まとめ

ATSは現代の採用活動において不可欠なツールとなっています。効率的な応募者管理、選考プロセスの最適化、データに基づく意思決定など、ATSの導入は多くのメリットをもたらします。一方で、導入コストやシステムの習熟など、克服すべき課題もあります。

自社のニーズや規模、採用戦略に合わせて最適なATSを選択し、効果的に活用することが重要です。また、テクノロジーの進化や労働市場の変化に合わせて、継続的にシステムを評価し、必要に応じて改善や更新を行うことも忘れてはいけません。

ATSの導入は、単なるツールの導入ではなく、採用プロセス全体の最適化と戦略的な人材獲得の実現を目指す取り組みです。組織全体で目的を共有し、効果的な運用体制を構築することで、ATSの真価を最大限に引き出すことができるでしょう。

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