内定通知書のテンプレートと書き方・法的効力

内定通知書は、企業が選考を終えた候補者に、採用を決めたことを書面で伝える書類です。作成の義務も様式の定めもなく、名前や体裁は企業が決めます。

ただし、内定を出した時点で労働契約が成立していると判断される場合があります。内定通知書は「お知らせ」ではなく、契約の中身を記録する書類として作るほうが安全です。

下のテンプレートは、労働基準法で書面での明示が求められる労働条件を書き込み、そのまま労働条件通知書を兼ねられる形にしてあります。

内定通知書の定義と法的効力

内定通知書は、企業が候補者に採用の決定を伝える書類で、労働基準法などの法令に作成の義務や様式の定めはありません。法的な重みは書類の名前ではなく、内定通知と候補者の承諾によって労働契約が成立したと言えるかで決まります。

労働契約法第6条により、労働契約は、労働者が働き使用者が賃金を払うことに双方が合意したときに成立します。条文が成立の要件にしているのは、双方の合意です。

内定で労働契約が成立するとされた裁判例

内定の段階で労働契約が成立していると判断された代表例が、大日本印刷採用内定取消事件（最高裁 昭和54年7月20日）です。

厚生労働省「確かめよう労働条件」の裁判例の紹介によると、最高裁は、ほかに労働契約を結ぶための意思表示が予定されていない場合、採用内定通知は応募という申込みを承諾したもので、誓約書の提出とあいまって労働契約が成立したと判断しました。

この契約は、入社日から働き始めることを約束し、一定の場合には企業が解約できる権利を残したものと解されています。労働契約が成立していれば、その後の内定の取消しは、法的にはこの契約の解約です。

内定通知書と内々定・採用通知書・労働条件通知書の違い

内定のまわりでやり取りする書類は、名前よりも、誰が何を伝えるか・法令上の扱いで分けると整理できます。

内々定でも、取り消し方によっては企業が責任を負います。同じ紹介にあるコーセーアールイー事件（福岡高裁 平成23年3月10日）では、労働契約の成立は認められなかったものの、内々定の取消しが信義則に反するとして慰謝料の支払いが認められました。

候補者が返す内定承諾書の書き方は「内定承諾書テンプレートと書き方・中途採用の注意点」で、承諾書に入れてはいけない条項とあわせて扱っています。

労働条件通知書を兼ねる内定通知書のテンプレート

内定通知書は、内定の通知・入社予定日・労働条件・回答期限・取消しの事由・問い合わせ先の6つで組めます。下のテンプレートは、貼り付けて社名・日付・条件を書き換えれば使える形です。

採用内定通知書

20〇〇年〇月〇日

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
このたびは当社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、あなたを採用することに内定いたしましたので、お知らせいたします。
下記の労働条件をご確認のうえ、同封の内定承諾書を20〇〇年〇月〇日までにご返送ください。
敬具

記

1．入社予定日 20〇〇年〇月〇日
2．契約期間 期間の定めなし（試用期間 〇か月）
3．就業の場所 （雇入れ直後）本社（東京都〇〇区）
（変更の範囲）会社の定める事業所
4．従事する業務 （雇入れ直後）自社サービスのバックエンド開発
（変更の範囲）会社の定める業務
5．労働時間 始業 〇時〇分／終業 〇時〇分（休憩 〇分）
所定時間外労働 有
6．休日・休暇 土曜・日曜・祝日、年末年始
年次有給休暇は労働基準法の定めによる
7．賃金 基本給 月額〇〇〇,〇〇〇円
諸手当 〇〇手当 月額〇〇,〇〇〇円
締切日 毎月〇日／支払日 毎月〇日／支払方法 口座振込
8．昇給・賞与 昇給 年〇回／賞与 年〇回（会社の業績による）
9．退職 自己都合退職は退職日の〇日前までに届け出る
解雇の事由と手続きは就業規則第〇条による
10．内定の取消し 次のいずれかに該当するときは、内定を取り消すことがあります
（1）応募書類や面接で申告した経歴・資格に、採用の判断に関わる重大な虚偽があったとき
（2）採用の条件として示した資格・免許を、入社予定日までに保有できないとき

本件の問い合わせ先 人事部 〇〇 〇〇（電話 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇／メール 〇〇@〇〇.co.jp）

以上

項目ごとの書き方と書面での明示の要否

期間の定めのない雇用では、労働基準法施行規則第5条第3項・第4項で書面での明示が求められるのは、契約期間・就業の場所と業務・労働時間と休日・賃金・退職の5つです。昇給は明示は必要ですが、書面でなくてもかまいません。

期間の定めのある契約で更新する場合があるときは、更新の基準も書面で示す事項に加わります（第1項第1号の2）。

第4項が求めているのは、これらの事項が明らかとなる書面の交付です。内定通知書にこの5つを書いておけば、労働条件通知書を別に作らなくても、同じ書面で明示を済ませられます。

同じ条の第2項は、明示する労働条件を事実と異なるものにしてはならないと定めています。求人票の数字を写すのではなく、社内で決裁した条件をそのまま書いてください。

給与欄の書き方（固定残業代の分け方・賞与の書き方）は「内定通知書の給与の書き方と必須項目、求人票との差」で項目ごとに扱っています。

応募管理シートなど採用業務で使う Excel のテンプレートや事例集は、Offers のお役立ち資料にまとめています。

2024年4月に加わった就業場所・業務の「変更の範囲」

2024年4月から、すべての労働契約の締結時に、雇い入れ直後の就業場所・業務に加えて、その「変更の範囲」を明示することが必要になりました。根拠は労働基準法施行規則第5条第1項第1号の3の改正です。

厚生労働省のリーフレット「2024年４月から労働条件明示のルールが変わりました」は、変更の範囲を「将来の配置転換などによって変わり得る就業場所・業務の範囲」と説明しています。

厚生労働省の「モデル労働条件通知書」も、就業の場所と業務の欄に「雇入れ直後」と「変更の範囲」を並べる様式です。テンプレートの3と4はこの並べ方に合わせました。

在宅勤務を認める職種なら就業の場所に自宅を含めるか、異動の予定がない職種なら変更の範囲を雇入れ直後と同じにするかを、内定を出す前に部署と決めておきます。

求人票と条件を変えたときの変更明示

求人票や面接で示した条件と違う条件で内定を出すときは、職業安定法第5条の3第3項により、変えた内容を候補者に明示しなければなりません。

2018年1月1日施行の職業安定法の改正を案内する厚生労働省・都道府県労働局のリーフレット「労働者を募集する企業の皆様へ」は、変更明示が必要な場合として4つを挙げています。

求人票で基本給に幅を持たせ、内定で1つの金額に決めた場合も、2つ目の「特定」に該当します。

明示の方法は、当初の明示と変更後の内容を対照できる書面を渡すのが望ましく、労働条件通知書の変更した項目に下線を引く・色を付ける・脚注を付ける方法でもよい、というのがリーフレットの説明です。内定通知書で労働条件を示すなら、変えた項目に下線を引き、欄外に当初の条件を書き添えておくと、この形になります。

同じリーフレットは、候補者が変更を理解したうえで契約するかを考える時間を取れるよう、条件が決まったら可能な限り速やかに明示するよう求めています。

内定通知書を送る時期と方法

内定通知書を送る時期に法律の決まりはありませんが、内定で労働契約が成立する場合があるため、労働条件の明示は内定通知と同時に済ませておくのが安全です。労働基準法第15条第1項は、使用者に「労働契約の締結に際し」労働条件を明示するよう求めています。

回答期限と問い合わせ先

内定承諾書の返送期限は、内定通知書の本文に日付で書きます。中途採用の候補者は、他社の選考や今の勤務先との退職の相談を並行していることがあるからです。

期限を延ばしたいという相談の窓口も、問い合わせ先として書いておきましょう。延長の相談が来た時点で、候補者が迷っている点を聞けます。

メールや電子契約サービスで送るとき

内定通知書そのものは、郵送でもメールでも送れます。労働条件を書いた内定通知書をメールで送るときは、候補者が電子での受け取りを希望していることが条件です。

労働基準法施行規則第5条第4項は、書面で明示する事項について書面の交付を原則とし、労働者が希望した場合に限り、ファクシミリや電子メール等（労働者が出力して書面を作れるもの）での明示を認めています。

内定の連絡をする前に、電子での受け取りを希望するかを候補者に確かめ、その返事を記録に残しておきます。PDF（Portable Document Format）のファイルを添付し、候補者が印刷や保存をできる形で送ってください。

条件の伝え方や送る順番を、内定通知書より前に出すオファーレターとどう分けるかは「オファーレターとは｜内定通知書・労働条件通知書との違い」で扱っています。

内定通知書の保管と、送った後の取消し・辞退

内定通知書の控えと、返送された内定承諾書は、雇入れに関わる書類として保存し、送った後の内定の取消しは合理的な理由がある場合に限られると考えて運用します。

控えの保存期間

労働基準法第109条が保存を求めるのは、雇入れ、解雇、賃金その他労働関係に関する重要な書類で、期間は5年間です。第143条の経過措置で、当分の間は3年間とされています。

内定通知書の控えは、入社後に「内定のときに示された条件と違う」という相談が来たときに、何を示したかを確かめる材料になります。照合の手間を減らすなら、承諾書と同じ場所にまとめて保管してください。

企業から内定を取り消すとき

大日本印刷採用内定取消事件の判断では、内定を取り消せるのは、内定当時に知ることができなかった、または知ることが期待できなかった事実で、取り消すことが客観的に合理的で社会通念上相当と認められる場合に限られます。テンプレートの取消しの事由を、事実で確かめられるものに絞っているのはこの基準に沿うためです。

中途採用の例が、インフォミックス事件（東京地裁 平成9年10月31日）です。厚生労働省「確かめよう労働条件」の紹介では、在籍中に別会社からスカウトされて内定を得た人が、経営悪化を理由に内定を取り消された事案とされています。

東京地裁は、入社の辞退を勧告したのが2週間前で、すでに退社届も出して後戻りできない状態の本人に著しく過酷な結果を強いるとして、取消しを無効としました。

候補者から辞退の連絡が来たとき

内定通知書と承諾書を交わした後に、候補者から辞退の連絡が来ることもあります。辞退の理由を聞き取り、次の内定の出し方に生かしてください。

中途採用の内定辞退の割合と防ぎ方は「採用の内定辞退｜中途の辞退率15.0%と防止策」で、調査の数字と打ち手をまとめています。

内定通知書を出す前の確認点

内定通知書は、法令に様式が無い一方で、内定で労働契約が成立する場合があるため、労働条件の明示を同じ書面で済ませる形で作るのが確実です。出す前に、次の5点を確かめてください。

• 契約期間・就業の場所と業務・労働時間と休日・賃金・退職の5つを書いた（労働基準法施行規則第5条）
• 就業の場所と業務に、雇入れ直後と変更の範囲を並べて書いた（2024年4月から）
• 求人票や面接から変えた条件・幅を1つに決めた条件に、下線を引き当初の条件を添えた（職業安定法第5条の3第3項）
• メールで送るなら、候補者が電子での受け取りを希望したことを記録した
• 取消しの事由を、事実で確かめられるものに絞った