面談とは何か？採用担当者が知っておくべき基本と注意点

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。採用活動において、あるいは従業員の成長を促す上で、面談は非常に重要な役割を果たします。しかし、面談の目的や種類、進め方などをしっかりと理解していないと、その効果を最大限に発揮することは難しいでしょう。

本記事では、採用担当者の方に向けて、面談の基本的な知識から、具体的な進め方、成功させるための注意点まで、幅広く解説していきます。面談スキルを向上させ、より効果的なコミュニケーションを実現するためのヒントが満載です。ぜひ、最後までお読みいただき、今後の業務にお役立てください。

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面談とは何か

面談とは、一体何でしょうか。言葉の意味は理解していても、その本質や目的、面接との違いなどを明確に説明できるでしょうか。ここでは、面談の定義から、その重要性、面接との違いまで、基本的な部分を詳しく解説していきます。

面談の定義

面談とは、簡単に言えば、特定の目的のために、複数の人が直接顔を合わせて行う話し合いのことです。ビジネスシーンにおいては、主に情報交換、意思疎通、問題解決、関係構築などを目的として行われます。

面談は、一方的な情報伝達ではなく、双方向のコミュニケーションを重視する点が特徴です。お互いの意見や考えを交換し、理解を深めることで、より良い結果へと導くことを目指します。

面談と面接の違い

面談と面接は、どちらも複数の人が顔を合わせて行う話し合いという点では共通していますが、その目的や内容には大きな違いがあります。

面接は、企業が求職者を選考するために、人物像や能力を見極めるための場です。一方、面談は、選考以外の目的、例えば、従業員の育成やキャリア形成、問題解決、情報共有など、様々な目的で行われます。

面接は、企業側が主導権を握り、求職者に対して質問を行うことが多いのに対し、面談は、双方向のコミュニケーションを重視し、お互いの意見や考えを交換する場となります。

面談が重要な理由

面談は、企業にとって、従業員の成長を促し、組織全体の活性化を図る上で非常に重要な役割を果たします。

定期的な面談を通じて、従業員の状況を把握し、適切な指導やアドバイスを行うことで、従業員のモチベーション向上やスキルアップを促進することができます。

また、面談は、従業員との信頼関係を構築する上でも重要な機会です。従業員の悩みや不安に耳を傾け、真摯に向き合うことで、従業員との信頼関係を深め、より良い職場環境を築くことができます。

面談を実施する目的

面談を実施する目的は、状況や対象者によって様々です。しかし、その根底には、常に「より良い結果」を目指すという共通の想いがあります。ここでは、代表的な面談の目的をいくつか挙げ、それぞれについて詳しく解説していきます。

社員のキャリア形成

従業員のキャリア形成を支援することは、企業にとって重要な責務です。面談は、従業員のキャリアプランを明確化し、その実現に向けて必要なサポートを提供するための有効な手段となります。

面談を通じて、従業員のキャリア目標やスキル、経験、強み、弱みなどを把握し、今後のキャリアパスについて一緒に考えることで、従業員の成長を促し、組織全体の活性化に繋げることができます。

相互理解の促進

面談は、上司と部下、あるいは同僚同士など、様々な関係性における相互理解を促進する場としても機能します。

お互いの考えや価値観、仕事に対する姿勢などを共有することで、より深い理解と信頼関係を築くことができます。

会社の方針の共有

会社の方針や戦略、目標などを従業員に共有することも、面談の重要な目的の一つです。

従業員が会社の方針を理解し、共感することで、組織全体の目標達成に向けて一体感を高めることができます。

面談の種類

面談の種類は、その目的や対象者、状況などによって多岐にわたります。ここでは、代表的な面談の種類をいくつか挙げ、それぞれの特徴や目的について詳しく解説していきます。

社内面談

社内面談は、上司と部下の間で行われる定期的な面談です。従業員の業務状況や目標達成度、課題などを確認し、今後の業務改善やキャリア形成について話し合います。

カジュアル面談

カジュアル面談は、上司と部下、あるいは同僚同士が、比較的気軽に情報交換や相談を行うための面談です。堅苦しい雰囲気ではなく、リラックスした雰囲気の中で行われることが多く、日々の業務における悩みや相談、キャリアに関する不安などを気軽に話すことができます。

リクルーター面談

リクルーター面談は、企業が求職者に対して、企業や仕事内容について詳しく説明するための面談です。求職者は、リクルーター面談を通じて、企業の雰囲気や文化、仕事内容の詳細などを理解し、入社後のイメージを具体的に描くことができます。

内定者面談

内定者面談は、内定者と企業が、入社前に相互理解を深めるための面談です。内定者は、入社前に企業の担当者と直接話すことで、不安や疑問を解消し、安心して入社を迎えることができます。

面談の具体的な進め方

面談を効果的に進めるためには、事前の準備から、面談中のコミュニケーション、そして面談後のフォローアップまで、一連の流れをしっかりと理解しておく必要があります。ここでは、面談の具体的な進め方について、詳しく解説していきます。

事前準備のポイント

面談をスムーズに進めるためには、事前の準備が非常に重要です。面談の目的を明確化し、必要な資料を準備しておくことで、より効果的な面談を行うことができます。

面談の開始とアイスブレイク

面談の開始時には、まずは参加者同士がリラックスできる雰囲気作りが大切です。簡単なアイスブレイクを取り入れることで、緊張を和らげ、スムーズなコミュニケーションを促進することができます。

振り返り報告とフィードバック

面談の内容を記録し、振り返り報告を作成することは、今後の改善に繋げる上で非常に重要です。また、面談の中で得られた気づきや課題をフィードバックすることで、参加者それぞれの成長を促すことができます。

今後の課題や目標の設定

面談の最後には、今後の課題や目標を設定することで、具体的な行動計画を立てることができます。

面談を成功させるための注意点

面談を成功させるためには、いくつかの注意点があります。これらの注意点を守り、適切な対応を行うことで、より効果的な面談を実現することができます。

プライベートの話題を避ける

面談は、あくまでも業務に関する内容を話し合う場です。プライベートな話題に深入りすることは避け、あくまでも業務に関連する内容に焦点を当てましょう。

部下の話をしっかり聞く

面談では、部下の話をしっかりと聞くことが重要です。一方的に自分の意見を押し付けるのではなく、部下の意見や考えを尊重し、共感する姿勢を示しましょう。

クローズドクエスチョンを控える

クローズドクエスチョンは、イエスかノーで答えられる質問です。クローズドクエスチョンばかりでは、深い話ができず、部下の本音を引き出すことができません。

面談シートの作成

面談シートを作成することで、面談の内容を記録し、振り返りやフィードバックを行うことができます。

まとめ

面談は、採用活動や従業員の成長を促す上で、非常に重要な役割を果たします。面談の目的や種類、進め方などをしっかりと理解し、適切な対応を行うことで、より効果的なコミュニケーションを実現することができます。

本記事で紹介した内容を参考に、ぜひ、面談スキルを向上させ、より良い職場環境を築いてください。