フォローアップ面談が新入社員の離職防止にどう役立つか？

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。採用にかかったコストや時間だけでなく、チーム全体の士気にも影響を与える可能性があります。そこで重要となるのが、フォローアップ面談です。この記事では、フォローアップ面談の目的や実施方法、成功ポイントなどを詳しく解説し、新入社員の定着率向上に繋げるためのヒントを提供します。

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フォローアップ面談とは何か

フォローアップ面談とは、定期的に実施される面談の一種で、特に新入社員や中途入社者など、新しい環境に適応しようとしている従業員に対して行われることが多いです。

フォローアップ面談の定義

フォローアップ面談とは、入社後の新入社員の状況を把握し、不安や悩みを解消することで、早期離職を防ぎ、スムーズな職場への適応を支援するための面談です。定期的に実施することで、新入社員の成長を促し、企業への定着を促進する効果が期待できます。

フォローアップ面談は、単なる業務報告の場ではありません。新入社員が安心して業務に取り組めるよう、精神的なサポートを行うことも重要な役割です。

通常の面談との違い

通常の面談、例えば評価面談などは、主に業務の進捗状況や目標達成度などを評価することを目的としています。一方、フォローアップ面談は、新入社員の不安や悩みに寄り添い、解決策を一緒に考えることに重点を置きます。

評価面談では、過去の業務実績を振り返り、今後の目標設定を行うことが多いですが、フォローアップ面談では、現在の状況把握と今後のキャリア形成支援に焦点を当てます。

フォローアップ面談の重要性

新入社員にとって、新しい環境への適応は大きな課題です。わからないことや不安なことが多く、一人で抱え込んでしまうケースも少なくありません。フォローアップ面談は、そのような新入社員の不安や悩みを解消し、安心して業務に取り組める環境を作るために非常に重要です。

定期的な面談を通して、新入社員は上司や先輩社員との信頼関係を築くことができます。信頼関係が構築されれば、困った時に相談しやすくなり、問題の早期解決にも繋がります。

フォローアップ面談の目的

フォローアップ面談の目的は、新入社員の定着率向上、スキルアップの確認、モチベーションの向上など、多岐にわたります。

新入社員の定着率向上

新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。フォローアップ面談を通して、新入社員の不安や悩みを解消し、職場への適応を支援することで、定着率向上に大きく貢献できます。

厚生労働省の調査によると、2022年3月卒業者の大卒就職者の3年以内の離職率は32.0%となっています。(参考：厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況」) この数字からも、新入社員の定着率向上は企業にとって喫緊の課題と言えるでしょう。

スキルアップの確認

フォローアップ面談では、新入社員のスキルアップ状況を確認することも重要です。入社後の研修やOJTを通して、どの程度スキルが向上しているのか、また、今後のスキルアップのために必要なサポートは何かを把握することで、より効果的な育成計画を立てることができます。

新入社員のスキルアップ状況を定期的に確認することで、個々の成長を促し、企業全体の能力向上にも繋がります。

モチベーションの向上

新しい環境での仕事は、時に大きなストレスを伴います。フォローアップ面談では、新入社員のモチベーションを維持・向上させることも重要な目的の一つです。

上司や先輩社員からの励ましの言葉や、今後のキャリアパスについての具体的なアドバイスは、新入社員のモチベーション向上に大きく貢献します。

フォローアップ面談の流れ

フォローアップ面談を効果的に行うためには、事前準備、面談中の進行、面談後のフォローアップまで、一連の流れをしっかりと把握しておく必要があります。

事前準備と面談の通知

面談を行う前に、新入社員の業務状況や研修の進捗状況などを事前に確認しておきましょう。また、面談の日時や場所、持ち物などを新入社員に事前に通知し、安心して面談に臨めるように配慮することも重要です。

面談の目的や内容を事前に伝えることで、新入社員は事前に質問を準備したり、自分の考えを整理したりすることができます。

面談の進行方法

面談中は、新入社員の話をしっかりと聞き、共感する姿勢を示すことが大切です。一方的に話すのではなく、新入社員からの質問にも丁寧に答え、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。

面談の最後に、具体的な行動計画を立てることも重要です。次回の面談までに何をすべきか、具体的な目標を設定することで、新入社員の成長を促進することができます。

面談後のフォローアップ

面談後には、面談内容を記録し、今後のフォローアップに活かしましょう。また、面談で出た課題や問題点については、適切な対応策を検討し、実行に移すことが重要です。

面談後のフォローアップを怠ると、せっかくの面談の効果が薄れてしまいます。継続的なサポートを通して、新入社員の成長を支援しましょう。

フォローアップ面談のタイミング

フォローアップ面談は、入社後、定期的に実施することが重要です。具体的なタイミングとしては、入社1ヶ月後、3ヶ月後、6ヶ月後、1年後などが一般的です。

入社1か月後

入社1ヶ月後の面談では、主に職場環境への適応状況や業務の理解度を確認します。また、新入社員が抱えている不安や悩みを聞き出し、解決策を一緒に考えることも重要です。

入社3か月後

入社3ヶ月後の面談では、業務の習熟度やスキルアップ状況を確認します。また、今後のキャリアパスについて、具体的な目標設定を行うことも重要です。

入社6か月後

入社6ヶ月後の面談では、中長期的な視点で、キャリアプランについて話し合います。また、これまでの業務経験を振り返り、今後の課題や目標を明確にすることも重要です。

入社1年後

入社1年後の面談では、1年間の業務実績を評価し、今後のキャリアプランについて具体的な方向性を決定します。また、更なるスキルアップのための研修計画などを検討することも重要です。

フォローアップ面談での質問例

フォローアップ面談では、新入社員の状況を深く理解するために、様々な質問を投げかけることが重要です。

業務に関する質問例

• 現在の業務で、特に難しいと感じていることはありますか？
• 研修で学んだ知識やスキルは、実際の業務で活かせていますか？
• 今後の業務目標はどのように考えていますか？

人間関係に関する質問例

• 上司や先輩社員とのコミュニケーションはスムーズですか？
• チームの雰囲気はどう感じていますか？
• 何か困ったことがあれば、誰に相談していますか？

今後の目標に関する質問例

• 将来的に、どのようなキャリアを築きたいと考えていますか？
• その目標を達成するために、どのような努力が必要だと思いますか？
• 会社から、どのようなサポートがあれば、目標達成に近づけると思いますか？

フォローアップ面談の注意点

フォローアップ面談を行う際には、いくつかの注意点があります。

プライバシーの尊重

新入社員のプライバシーに配慮し、必要以上に踏み込んだ質問は避けましょう。また、面談内容を他の社員に漏らすことは絶対に避けなければなりません。

威圧的な態度を避ける

新入社員にとって、上司との面談は緊張を伴うものです。威圧的な態度をとると、新入社員は本音を話せなくなってしまいます。

面談場所の選定

周りの目が気になるような場所での面談は避け、新入社員がリラックスして話せるような静かな場所を選びましょう。

フォローアップ面談の成功ポイント

フォローアップ面談を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

直属の上司以外が面談を行う

直属の上司以外の人事担当者や、別の部署の先輩社員などが面談を行うことで、新入社員はよりリラックスして話せる場合があります。

聞き役に徹する

面談中は、新入社員の話をしっかりと聞き、共感する姿勢を示すことが大切です。一方的に話すのではなく、新入社員からの質問にも丁寧に答え、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。

具体的な行動計画を立てる

面談の最後に、具体的な行動計画を立てることも重要です。次回の面談までに何をすべきか、具体的な目標を設定することで、新入社員の成長を促進することができます。

まとめ

フォローアップ面談は、新入社員の定着率向上に大きく貢献する重要な取り組みです。この記事で紹介した内容を参考に、効果的なフォローアップ面談を実施し、新入社員の成長を支援することで、企業全体の活性化に繋げましょう。

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