不採用通知の例文と送り方。選考段階別の文面と注意点

不採用通知は、選考で採用しないと決めた応募者に、その結果を伝える連絡です。文面は応募への御礼、選考結果、応募書類の扱い、結びの挨拶の4つで組み、応募者1人ずつに宛てたメールで送るのが基本になります。

選考が進むほど、応募者がかけた時間は長くなります。面接まで進んだ人には面接の御礼を、最終面接まで進んだ人には電話での連絡を加え、どの段階でも面接で伝えた期日までに結果を届けましょう。

不採用通知の基本構成と書く順番

不採用通知の文面は、件名・宛名・御礼・選考結果・応募書類の扱い・結びの挨拶・署名の7つの要素を、この順に並べて作ります。不採用の理由と再応募の案内は必須の要素ではなく、書く場合は選考結果の直後に加えます。

応募者がメールを開いて最初に知りたいのは結果です。御礼は1〜2文にとどめ、結果を本文の3文目までに置くと、読み手は迷わず次の行動に移れます。

件名は「選考結果のご連絡（株式会社〇〇）」のように、開く前に用件と社名が分かる形にしてください。複数の企業に応募している人の受信箱では、社名の無い件名は埋もれてしまいます。

不採用の理由を書くかどうかは、後の節「不採用の理由を書くかどうかの判断基準」で扱います。

選考段階別の不採用通知の例文（メール）

選考の段階で変わるのは、御礼の対象と、結果の前に置く一文です。書類選考では応募への御礼、面接の後は面接に時間を割いてもらった御礼、最終面接の後は選考全体への御礼を書き、それ以外の要素はどの段階でも共通です。

例文の〇〇には、社名・職種名・氏名・日付を入れてください。応募書類の扱いの一文は、自社の規定に合わせて「破棄」か「返却」のどちらかを残してください。

書類選考で不採用にする場合

書類選考の通知は、応募への御礼と結果、応募書類の扱いだけで足ります。面接に進んでいない応募者には、評価の詳しい説明を加えなくても失礼にはなりません。

件名：書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 人事部 採用担当の〇〇です。
このたびは当社のバックエンドエンジニア職にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただいた書類をもとに慎重に選考いたしました結果、
誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
何卒ご了承ください。

ご提出いただいた応募書類は、〇月〇日までに当社にて責任をもって破棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇
メール：recruit@example.co.jp

一次面接・二次面接の後に不採用にする場合

面接の後は、面接に時間を割いてもらった御礼を冒頭に置きます。面接の日付を入れておくと、複数の企業の選考を受けている応募者でも、どの選考の結果かがすぐ分かります。

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 人事部 採用担当の〇〇です。
先日は〇月〇日の一次面接にお時間をいただき、誠にありがとうございました。

面接でお聞きしたお話をもとに慎重に検討いたしました結果、
誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

ご提出いただいた応募書類は、〇月〇日までに当社にて責任をもって破棄いたします。

多くの企業の中から当社に関心をお寄せいただいたことへの御礼とともに、
〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇

最終面接の後に不採用にする場合

最終面接まで進んだ応募者に書くのは、選考全体への御礼です。理由を伝えると決めた場合は、結果の直後に職務の要件との差を1文で添えてください。メールの前に電話で結果を伝える方法は、後の節で扱います。

件名：最終選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 人事部 採用担当の〇〇です。
先日は最終面接までお時間をいただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に協議いたしました結果、
誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
（理由を伝える場合）今回の募集では、〇〇の領域で開発をリードした経験を重視いたしました。
何卒ご了承ください。

ご提出いただいた応募書類は、〇月〇日までに当社にて責任をもって破棄いたします。

長い期間にわたり選考にお付き合いいただいたことへの御礼とともに、
〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇

カジュアル面談の後に選考へ進む案内をしない場合

カジュアル面談は合否を決める場ではないため、通知には「不採用」「選考の結果」という言葉を使いません。今回のポジションでは選考への案内を見送る、と伝えるのが合う書き方です。

スカウトから面談に進んだエンジニアには、面談で聞いた技術や経験への御礼を1文入れると、形式だけの連絡に見えなくなります。

件名：カジュアル面談の御礼（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 開発部の〇〇です。
先日はカジュアル面談のお時間をいただき、ありがとうございました。
〇〇のプロダクトで取り組まれた〇〇のお話は、当社のエンジニアにとっても学びの多いものでした。

社内で検討いたしました結果、今回お話ししたポジションの選考へのご案内は
見送らせていただくことになりました。

今後、〇〇様のご経験に合うポジションの募集を始めた際に、
改めてご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。
ご了承いただける場合は、このメールにご返信いただけますと幸いです。

株式会社〇〇 開発部 〇〇

人材紹介会社から紹介された応募者の場合

紹介会社から紹介を受けた応募者には、企業から本人へ直接送るのではなく、紹介会社の担当者に結果を伝え、本人への連絡を任せます。担当者への連絡には、本人に伝えてよい理由の範囲も書いておきましょう。

件名：【選考結果】〇〇 〇〇様（バックエンドエンジニア職・一次面接）

株式会社△△ 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇 人事部の〇〇です。
ご紹介いただいた〇〇 〇〇様の一次面接（〇月〇日）につきまして、
誠に残念ながら、今回は見送りとさせていただきます。

ご本人様にお伝えいただいてよい理由：今回はチームを率いた経験を重視したため
応募書類：〇月〇日までに当社にて破棄

ご本人様へのご連絡を、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 人事部 〇〇

紹介会社の担当者へ送る文面は、場面ごとに「人材紹介会社への連絡例文7場面｜見送りは3行で書く」にまとめてあります。

結果の連絡が約束の期日より遅れた場合

期日を過ぎてから送る通知は、冒頭で遅れたことを詫び、すぐ後に結果を書きます。遅れた事情を長く説明するより、結果を早く届けることを優先してください。

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 人事部 採用担当の〇〇です。
〇月〇日までにお伝えするとお約束していた選考結果のご連絡が遅くなり、
大変申し訳ございません。

慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら、
今回は採用を見送らせていただくことになりました。

ご提出いただいた応募書類は、〇月〇日までに当社にて責任をもって破棄いたします。
〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇

募集の終了で選考を中止する場合

採用予定の人数に達した、あるいはポジションの募集を取りやめたときは、選考の途中でも「選考の結果」ではなく「募集の終了」として連絡します。応募者の評価による結果ではないと書けるのは、実際に評価で判断していない場合だけです。

件名：選考の終了についてのご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 人事部 採用担当の〇〇です。
このたびは当社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございました。

本ポジションは採用予定の人数に達したため、〇月〇日をもって募集を終了いたしました。
誠に恐縮ながら、〇〇様の選考もここで終了とさせてください。
選考の途中でのご連絡となり、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

ご提出いただいた応募書類は、〇月〇日までに当社にて責任をもって破棄いたします。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇

郵送（書面）で送る不採用通知の例文と書式

書面で送る不採用通知は、頭語の「拝啓」と結語の「敬具」、時候の挨拶を入れた手紙の形式で書き、応募書類を返却するときに同封して送ります。届くまでに日数がかかるので、結果はメールで先に伝え、書面は書類の返却に添える使い方もできます。

〇年〇月〇日

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇

選考結果のご通知

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは当社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めました結果、誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
何卒ご了承ください。

お預かりしておりました応募書類は、同封にてご返却いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

記
同封書類　履歴書 1通／職務経歴書 1通
以上

送り方を決めるのは、同封するものと、受け渡しの記録を残すかどうかの2点です。料金は日本郵便の「手紙・はがき 国内の料金表」と「オプションサービスの料金」で確かめた2026年10月31日時点の額を載せています。

定形郵便物の条件は、長さ14〜23.5cm・幅9〜12cm・厚さ1cmまで・重さ50gまでです。履歴書と職務経歴書を折って同封し、この条件を超えると定形外郵便物の料金になります。

封筒の表には「親展」と書き、「不採用通知在中」のように中身が分かる書き込みは避けてください。家族など本人以外の人が先に受け取ることがあるためです。

電話で不採用を伝えるときの手順と会話例

電話で不採用を伝えるのは、最終面接まで進んだ応募者や、今後も関係を続けたい応募者に絞り、通話の後に同じ内容をメールで送ります。電話の言葉は記録に残らないので、結果と応募書類の扱いをメールでも残す組み合わせが基本です。

電話の手順は次の4つです。

1. 結果を書かずに、電話をかけてよい日時の候補をメールで送る
2. 本人であることと、今話せる状況かを確かめる
3. 御礼、結果、（伝える場合は）理由、応募書類の扱い、結びの順に話す
4. 通話の後に、同じ内容をメールで送る

留守番電話には結果を残さず、折り返しの依頼だけを残しましょう。本人以外の人が先に聞くおそれがあるうえ、結果だけが一方的に届く形になってしまいます。

担当：株式会社〇〇 人事部の〇〇です。〇〇 〇〇様のお電話でよろしいでしょうか。
応募者：はい。
担当：先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。
　　　選考結果のご連絡で、5分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか。
応募者：はい、大丈夫です。
担当：社内で慎重に協議いたしました結果、誠に残念ながら、
　　　今回は採用を見送らせていただくことになりました。
　　　（理由を伝える場合）今回は、〇〇の経験をより重視して判断いたしました。
担当：応募書類は当社で責任をもって破棄いたします。
　　　同じ内容を、このあとメールでもお送りいたします。
担当：最後までお時間をいただき、ありがとうございました。
　　　〇〇様の今後のご活躍をお祈りしております。

不採用通知を送るタイミングと期日の決め方

不採用通知を送る時期の基準は、面接の最後に応募者へ伝えた「〇日までにご連絡します」という期日です。期日に間に合わないと分かった時点で、結果の連絡がいつになるかを先に伝えましょう。他社の選考を並行して進めている応募者は、結果が届くまで他社への返答を決められません。

期日は社内の判断の日程から逆算して決め、面接の場で口にする前に面接官と共有しておきます。

合格者の返事を待つあいだ、次の候補として別の応募者の結果を保留にすることがあります。保留にするなら、期日を延ばすことと新しい期日を応募者に伝え、保留のまま連絡を止めないでください。

結果を知らせないまま放置する対応は「サイレントお祈り」と呼ばれ、企業の印象を損ないます。起きる理由と避け方は「サイレントお祈りとは？デメリットや不採用者への適切な対応を解説」が詳しい記事です。

連絡の漏れは、選考の段階ごとに何人の応募者が残っているかを毎週数えると見つけやすくなります。Offers のお役立ち資料にある採用KPI管理テンプレートは、応募から入社までの各段階の数値を1枚で管理できるExcelのテンプレートです。

不採用の理由を書くかどうかの判断基準

どのような人を雇うかは原則として企業の自由とされており、不採用の理由を通知に書くかどうかは企業が決められます。書く場合は、職務に必要な経験やスキルとの差に絞り、本人に責任のない事項や、思想・信条のように本来自由であるべき事項には触れません。

厚生労働省の「確かめよう労働条件 裁判例 1-1 採用の自由」は、三菱樹脂事件（最高裁 昭和48年12月12日大法廷判決）を挙げ、企業には契約締結の自由があり、どのような者をどのような条件で雇うかは、法律その他による特別の制限がない限り原則として自由と説明しています。

一方で、同じ厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、応募者の適性・能力が求人職種の職務を遂行できるかどうかを基準に採用選考を行うことを基本としています。理由を書くなら、その基準に沿った言葉を選んでください。

通知の後に、応募者が自分についての記録の開示を求めてくることもあります。個人情報保護法第33条は、本人が保有個人データの開示を請求できると定め、事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合などは、全部または一部を開示しないことができるとしています。

開示しないと決めたときは、遅滞なくその旨を本人に通知する定めです（同条第3項）。面接の記録は、本人が読むことがありうる前提で、職務の要件に沿った言葉で書いておきましょう。

理由の開示の考え方は「【エンジニア採用】不採用理由の開示は必要？通知のポイントも解説」に、理由を聞かれたときの答え方は「不採用者に理由を聞かれたら？エンジニア採用における不採用者の対応を解説」にまとめています。

応募書類の破棄・返却と個人情報の扱い

応募書類は選考の目的の範囲内で保管・使用し、保管の必要がなくなったら破棄または削除する、というのが職業安定法と厚生労働省の指針が求める扱いです。不採用通知には、破棄か返却か、いつまでに行うかを書きます。紙の書類だけでなく、メールで受け取った添付ファイルや採用管理システムに登録した情報も対象です。

職業安定法第5条の5が求人者や労働者の募集を行う者に求めるのは、応募者の個人情報を業務の目的の達成に必要な範囲内で集め、収集の目的の範囲内で保管・使用することです（e-Gov 法令検索「職業安定法」）。

同条を受けた指針（平成11年労働省告示第141号）は、保管する個人情報について次の4つの措置を講じ、応募者から求められたら措置の内容を説明するよう求めています（厚生労働省 新潟労働局「指針（平成11年労働省告示第141号）（抄）」）。この抄録に付いた注釈では、措置を講じる「職業紹介事業者等」に求人者も含まれます。

個人情報保護法第22条も、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを事業者に求める規定です（e-Gov 法令検索「個人情報の保護に関する法律」）。

別のポジションで改めて声をかけるために書類を残したい場合は、指針が定めるとおり、その目的を示して本人の同意を得てから保管します。通知に入れる一文は、扱いに合わせて次から選んでください。

破棄する場合：
ご提出いただいた応募書類は、〇月〇日までに当社にて責任をもって破棄いたします。

返却する場合：
お預かりした応募書類は、〇月〇日に簡易書留にてご返送いたします。

データで受け取った場合：
メールでお送りいただいた書類と、当社の採用管理システムに登録した情報は、
〇月〇日までに削除いたします。

誤送信を防ぐ送り方と、送ってしまったときの対応

不採用通知の誤送信は、主に宛先の取り違え、複数の応募者を CC（カーボンコピー）や BCC（ブラインドカーボンコピー）に並べた一斉送信、合否の文面の取り違えで起きます。防ぐには、1通の宛先を応募者1人にし、送信前に宛先・氏名・文面・添付の4点を、別の担当者と照らし合わせることです。

採用管理システムや表計算で検索できるように整理した応募者の情報は、個人情報保護法の「個人データ」として扱われます（第16条第3項）。誤送信でその漏えいが起きた場合、報告と本人への通知が義務になるのは、同法第26条と施行規則第7条が定める次の4つの事態のどれかに該当するときです（e-Gov 法令検索「個人情報の保護に関する法律施行規則」）。

不採用通知の誤送信で該当しうるのは、たとえば病歴が書かれた書類を別の応募者へ添付した場合（第1号）や、採用担当のメールアカウントが乗っ取られて応募者の情報が送られた場合（第3号）です。

報告は、事態を知った後に速やかに行い、知った日から30日以内（第3号は60日以内）に定められた事項を報告しなければなりません（施行規則第8条）。要配慮個人情報には、本人の人種・信条・社会的身分・病歴・犯罪の経歴などが含まれます（同法第2条第3項）。

4つの事態に該当しない誤送信でも、誤って届いた相手にメールの削除を依頼し、本来の宛先の応募者には経緯を伝えて詫びましょう。そのうえで、宛先を1人にする送り方と照らし合わせの手順を、担当者全員で揃え直します。

不採用にした応募者を次の募集につなげる方法

今回は採用を見送っても、別のポジションなら声をかけたい応募者もいます。関係を残すには、通知の中で再応募の案内を具体的に書き、連絡してよいかの同意と、評価の記録を社内に残しておくことです。

評価の記録は、見送りの時点で足りなかった要件と、評価が高かった経験を分けて書いておきましょう。次の募集が始まったときに、声をかける相手を絞り込めます。

今回のポジションとは別に、〇〇の領域のエンジニアの募集を始める際には、
改めてご案内を差し上げてもよろしいでしょうか。
ご了承いただける場合に限り、ご提出いただいた職務経歴書を
そのご案内の目的で〇年〇月まで保管いたします。
ご了承いただける場合は、このメールにご返信ください。

同意を得て残した書類は、示した目的と期限の範囲で使います。期限が来たら、同意が無かった応募者の書類と同じく破棄・削除しましょう。

Offers のお役立ち資料には、候補者が動くタイミングで第一想起される企業を目指す「Farm型採用」の考え方と実践方法をまとめた資料があります。見送った応募者との関係を、次の募集につなげる仕組みを考えるときの材料になります。

選考中の採用見送りと、内定取消し・試用期間後の本採用見送りとの違いは「採用見送りとは？不採用・本採用見送りとの違いと伝え方」の記事で比べました。