採用計画のテンプレートを紹介！採用計画の立て方から失敗しないコツを解説

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。この記事では、企業の成長を支える採用計画の重要性、具体的な立て方、成功させるためのコツ、そして役立つテンプレートやツールまで、幅広く解説していきます。

【Excelテンプレート】採用KPIを管理するための参考シート

優秀な人材の確保は、事業の発展と成功の鍵を握ります。多くの企業が採用計画の立案と実施に課題を抱える中、効果的な戦略の重要性が増しています。そこで、採用計画の策定から具体的な施策、そしてKPIの設定・管理に至るまでを網羅したExcelファイルを用意しました。このテンプレートを活用することで、貴社の採用プロセスを最適化し、目標達成への道筋を明確にすることができます。ぜひご活用いただき、採用活動の効率化と成果向上にお役立てください。

▼ この資料でわかること
✅ 採用の目的と目標の設定
✅ 採用スケジュールの作成
✅ 採用KPIの管理方法

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採用計画の重要性

採用計画は、企業の未来を左右する重要な戦略の一つです。適切な人材を採用することは、事業の成長、競争力の強化、そして企業文化の醸成に直結します。

採用計画とは何か

採用計画とは、企業が将来的な事業目標を達成するために、必要な人材をいつ、どのように、どれくらい採用するのかを具体的に計画したものです。単なる人員補充ではなく、企業のビジョンや戦略に基づいた、長期的な視点を持つことが重要です。

採用計画には、採用目標、必要なスキルや経験、採用方法、採用スケジュール、予算などが含まれます。これらの要素を明確にすることで、効率的な採用活動を行い、適切な人材を獲得することができます。

採用計画の必要性

なぜ、採用計画が必要なのでしょうか。それは、計画なしの採用活動は、時間とコストの無駄につながり、結果として適切な人材を獲得できない可能性が高まるからです。

採用計画を立てることで、必要な人材像を明確化し、それに基づいた効果的な採用活動を行うことができます。また、採用プロセスを効率化することで、採用にかかる時間とコストを削減することも可能です。

さらに、採用計画は、企業全体の目標と整合性を保つためにも重要です。事業計画に基づいた採用計画を立てることで、必要な人材を適切なタイミングで確保し、事業の成長を促進することができます。

採用計画がもたらすメリット

採用計画を適切に立てることで、企業は様々なメリットを得ることができます。例えば、優秀な人材の確保、採用コストの削減、従業員の定着率向上などが挙げられます。

優秀な人材を確保することで、企業は競争力を強化し、新たなイノベーションを生み出すことができます。また、採用コストを削減することで、経営効率を向上させることも可能です。

さらに、採用計画に基づいた適切な人材配置は、従業員のモチベーション向上や定着率向上にも貢献します。結果として、企業の持続的な成長を実現することができます。

項目	メリット
優秀な人材の確保	競争力強化、イノベーション創出
採用コストの削減	経営効率向上
従業員の定着率向上	持続的な成長

【Excelテンプレート】開発組織の採用計画とコスト管理シート

効果的な採用戦略と予算管理は、開発組織の成功に不可欠です。この課題に対応するため、具体的な数値と実践的なガイドラインを盛り込んだるExcelファイルを作成しました。本ファイルには、採用戦略の立案から予算配分まで、具体的な数値とモデルケースを盛り込んでいます。ぜひ本テンプレートをご活用ください。

▼ この資料でわかること
✅ 精密な採用予算の策定
✅ 人材ニーズの的確な把握と計画立案
✅ コスト効率の高い採用プロセスの設計

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採用計画の立て方

採用計画を立てる際には、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、具体的な手順を詳しく解説していきます。

事前準備のポイント

採用計画を立てる前に、まずは現状をしっかりと把握することが重要です。現状分析を行うことで、どのような人材が必要なのか、どのような課題があるのかを明確にすることができます。

例えば、現在の従業員のスキルや経験、今後の事業計画、競合他社の動向などを分析することで、必要な人材像を具体的に描くことができます。

また、採用予算や採用にかけることができる時間なども考慮する必要があります。これらの要素を踏まえた上で、現実的な採用計画を立てることが重要です。

具体的な採用目標の設定

採用計画の核となるのは、具体的な採用目標の設定です。どのような人材を、どれくらい採用するのかを明確にする必要があります。

採用目標を設定する際には、事業計画や経営戦略との整合性を考慮することが重要です。例えば、新規事業を立ち上げる場合は、その事業に必要なスキルや経験を持った人材を採用する必要があります。

また、採用目標は、数値化できるものが望ましいです。例えば、「営業職を3名採用する」といった具体的な目標を設定することで、進捗状況を把握しやすくなります。

人材要件の明確化

採用目標を設定したら、次に必要な人材要件を明確化します。どのようなスキルや経験、資格、パーソナリティを持った人材を求めているのかを具体的に定義する必要があります。

人材要件を明確にすることで、適切な採用方法を選択し、効果的な求人活動を行うことができます。また、選考プロセスにおいても、客観的な評価基準として活用することができます。

例えば、営業職であれば、コミュニケーション能力、交渉力、顧客対応力などが求められるでしょう。これらの要件を明確にすることで、求人票に具体的な情報を記載することができます。

採用スケジュールの作成

採用目標と人材要件が明確になったら、最後に採用スケジュールを作成します。いつまでに、どのようなプロセスで採用活動を進めるのかを具体的に計画する必要があります。

採用スケジュールを作成する際には、各プロセスの所要時間や担当者などを明確にすることが重要です。また、応募状況や選考状況を定期的に確認し、必要に応じてスケジュールを調整することも必要です。

例えば、求人広告の掲載時期、応募締め切り、書類選考、面接、内定までの期間などを具体的に設定することで、スムーズな採用活動を行うことができます。

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失敗しない採用計画のコツ

採用計画を立てる際には、いくつかのポイントを押さえることで、成功する確率を高めることができます。ここでは、失敗しないためのコツを詳しく解説していきます。

ゴールの明確化

採用計画を立てる際には、まず「なぜ採用を行うのか？」という目的を明確にすることが重要です。単なる人員補充ではなく、企業の成長や事業目標達成のために、どのような人材が必要なのかを明確に定義する必要があります。

例えば、新規事業の立ち上げ、既存事業の拡大、組織体制の強化など、採用によって達成したいゴールを明確にすることで、必要な人材像を具体的に描くことができます。

現場と経営のバランス

採用計画は、経営層だけでなく、現場の意見も取り入れることが重要です。現場のニーズを理解することで、より実効性の高い採用計画を立てることができます。

例えば、現場のマネージャーやリーダーと連携し、必要なスキルや経験、チームに合う人物像などをヒアリングすることで、より的確な人材要件を定義することができます。

具体的な選考基準の設定

採用計画に基づいて、具体的な選考基準を設定することも重要です。スキルや経験だけでなく、パーソナリティや適性なども考慮し、総合的に評価できる基準を設ける必要があります。

例えば、面接では、応募者のコミュニケーション能力、問題解決能力、リーダーシップなどを評価するための質問項目を事前に準備しておくことで、客観的な評価を行うことができます。

迅速な選考プロセスの確立

優秀な人材を確保するためには、迅速な選考プロセスを確立することも重要です。応募から内定までの期間を短縮することで、応募者のモチベーションを維持し、他社に先駆けて優秀な人材を獲得することができます。

例えば、書類選考や面接の回数を必要最低限に抑えたり、オンライン面接などを活用することで、選考プロセスを効率化することができます。

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新卒採用と中途採用の違い

採用計画を立てる際には、新卒採用と中途採用それぞれの特性を理解しておくことが重要です。ここでは、それぞれの違いについて詳しく解説していきます。

新卒採用の特性

新卒採用は、ポテンシャルの高い人材を採用し、長期的な視点で育成していくことが特徴です。企業文化への適応力や将来的な成長性を重視する傾向があります。

新卒採用では、学生の将来性やポテンシャルを見極めることが重要です。そのため、面接では、学生の思考力、コミュニケーション能力、問題解決能力などを評価する質問を行うことが重要です。

中途採用の特性

中途採用は、即戦力となる人材を採用し、早期に戦力化することを目的としています。必要なスキルや経験を持った人材を採用することで、事業の成長を加速させることができます。

中途採用では、応募者のこれまでの経験や実績を重視する傾向があります。そのため、面接では、具体的な業務経験やスキル、実績などを確認する質問を行うことが重要です。

新卒・中途採用の計画の違い

新卒採用と中途採用では、採用計画の立て方も異なります。新卒採用では、長期的な視点で人材育成計画を立てる必要があります。一方、中途採用では、即戦力として活躍できる人材を採用するための計画を立てる必要があります。

新卒採用では、入社後の研修プログラムやキャリアパスなどを設計することで、新入社員の成長を促進することができます。一方、中途採用では、配属先や役割を明確にすることで、早期に戦力化することができます。

採用計画テンプレートの活用方法

採用計画を立てる際には、テンプレートを活用することで、効率的に計画を作成することができます。ここでは、テンプレートの活用方法について詳しく解説していきます。

新卒採用計画書テンプレートの例

新卒採用計画書テンプレートには、採用目標、採用スケジュール、人材要件、選考方法、採用予算などが含まれています。これらの項目を具体的に記入することで、新卒採用計画をスムーズに作成することができます。

例えば、採用目標には、「2024年度は、エンジニア職を10名、営業職を5名採用する」といった具体的な目標を記入します。

中途採用計画書テンプレートの例

中途採用計画書テンプレートには、採用目標、採用スケジュール、人材要件、選考方法、採用予算などが含まれています。これらの項目を具体的に記入することで、中途採用計画をスムーズに作成することができます。

例えば、採用目標には、「2024年度は、マーケティング担当を2名、営業マネージャーを1名採用する」といった具体的な目標を記入します。

テンプレートを活用するメリット

テンプレートを活用することで、採用計画に必要な項目を漏れなく記入することができます。また、過去の採用計画を参考にしたり、他の企業の事例を参考にしたりすることで、より効果的な採用計画を作成することができます。

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採用計画を実行する際の注意点

採用計画を実行する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、計画をスムーズに進めるためのポイントを詳しく解説していきます。

社内での協力体制の構築

採用計画を実行するためには、社内での協力体制を構築することが重要です。採用担当者だけでなく、現場のマネージャーやリーダー、人事部など、関係部署と連携して採用活動を進める必要があります。

例えば、採用活動の進捗状況を共有したり、選考プロセスにおける意見交換を行ったりすることで、スムーズな採用活動を実現することができます。

自社サイトやSNSの活用

採用活動においては、自社サイトやSNSを活用することも効果的です。企業情報や求人情報を発信することで、応募者の関心を高め、応募数を増やすことができます。

例えば、自社サイトに採用特設ページを作成したり、SNSで採用情報を発信したりすることで、より多くの応募者へアプローチすることができます。

計画の振り返りと改善

採用計画を実行した後は、計画の振り返りと改善を行うことが重要です。採用活動の結果を分析し、改善点を見つけることで、次回の採用活動に活かすことができます。

例えば、応募数、採用数、採用コスト、採用にかかった期間などを分析することで、採用活動の効率化を図ることができます。

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採用計画を立てるためのリソースとツール

採用計画を立てる際には、様々なリソースやツールを活用することができます。ここでは、役立つリソースやツールについて詳しく解説していきます。

採用計画に役立つツールの紹介

採用計画を立てる際には、様々なツールを活用することができます。例えば、採用管理システム、応募者管理システム、採用マーケティングツールなどがあります。

これらのツールを活用することで、採用活動の効率化、応募者管理の効率化、採用マーケティングの強化などを実現することができます。

社内リソースの最適化

採用計画を立てる際には、社内リソースの最適化も重要です。採用担当者の業務負担を軽減したり、採用活動にかかるコストを削減したりすることで、より効率的な採用活動を行うことができます。

例えば、採用プロセスを自動化したり、オンライン面接を導入したりすることで、採用担当者の業務負担を軽減することができます。

外部リソースの活用

採用計画を立てる際には、外部リソースを活用することも有効です。例えば、採用コンサルタント、人材紹介会社、採用代行会社などがあります。

これらの外部リソースを活用することで、専門的な知識やノウハウを得たり、採用活動を効率化したりすることができます。

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採用計画の成功事例

ここでは、実際に成功した採用計画の事例を紹介します。成功要因を分析することで、自社の採用活動に活かすことができます。

成功した採用計画の具体例

あるIT企業では、エンジニア不足を解消するために、新卒採用と中途採用を組み合わせた採用計画を実行しました。新卒採用では、大学との連携を強化し、インターンシッププログラムを通じて優秀な学生を採用しました。中途採用では、経験豊富なエンジニアを採用するために、ヘッドハンティングや転職エージェントを活用しました。