採用した理由をどう伝える？効果的に伝わる例文を紹介

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。採用通知書は、企業と新たに迎え入れる従業員との最初の公式なコミュニケーションツールです。適切に作成された採用通知書は、新入社員に対する期待と歓迎の意を伝えるだけでなく、会社の文化や価値観を反映する重要な文書となります。本記事では、効果的な採用通知書の作成方法や、採用理由の伝え方について詳しく解説します。

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採用通知書の重要性と基本的な役割

採用通知書は単なる形式的な文書ではありません。新入社員との関係構築の第一歩となる重要な役割を果たします。適切に作成された採用通知書は、新入社員の不安を取り除き、入社への期待を高める効果があります。

採用通知書は、企業と新入社員の間の信頼関係を築く基礎となります。この文書を通じて、会社の文化や価値観を伝えることができ、新入社員が組織に溶け込むための準備を整えることができます。

採用通知書とは何か

採用通知書は、求職者に対して正式に採用を通知する文書です。この文書には、採用の決定、職位、給与、勤務開始日などの基本的な雇用条件が記載されます。

採用通知書は、法的にも重要な意味を持ちます。労働契約の一部として扱われる場合もあるため、記載内容には十分な注意を払う必要があります。具体的な条件や待遇について明確に記載することで、後々のトラブルを防ぐことができます。

採用通知書は、新入社員との最初の正式なコミュニケーションツールであり、会社の姿勢や期待を伝える重要な機会です。

採用通知書を送る目的

採用通知書を送る主な目的は以下の通りです。

正式な採用の通知
雇用条件の明確化
入社への期待と歓迎の意の伝達
会社の文化や価値観の紹介
入社手続きに関する情報提供

採用通知書は、新入社員に対して会社の姿勢を示す重要な文書です。丁寧かつ温かみのある文面で作成することで、新入社員の不安を取り除き、入社への期待を高めることができます。

また、採用通知書は、新入社員が入社前に必要な準備を整えるための情報源としても機能します。入社に際して必要な書類や手続きについての案内を含めることで、スムーズな入社準備を支援することができます。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と内定通知書は、似たような役割を果たすものの、いくつかの重要な違いがあります。

採用通知書は、正式な採用決定後に送付される文書です。具体的な雇用条件や勤務開始日が明記され、労働契約の一部として扱われることもあります。

一方、内定通知書は、採用の内定を通知する文書です。通常、最終的な採用決定前に送付され、条件付きの採用意思を伝えるものです。内定通知書には、正式採用までのプロセスや条件が記載されることが一般的です。

採用通知書は正式な採用決定を通知するものであり、内定通知書よりも法的拘束力が強いと言えます。

内定通知書と採用通知書の主な違いを表にまとめると以下のようになります。

項目	内定通知書	採用通知書
送付タイミング	最終的な採用決定前	正式な採用決定後
内容	条件付きの採用意思	具体的な雇用条件
法的拘束力	比較的弱い	強い
主な目的	採用の内定を通知	正式な採用を通知
記載事項	内定条件、今後のプロセス	具体的な雇用条件、勤務開始日

採用通知書と内定通知書の違いを理解し、適切な文書を適切なタイミングで送付することが、円滑な採用プロセスの実現につながります。

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採用通知書の書き方とポイント

採用通知書を効果的に作成するためには、いくつかの重要なポイントがあります。基本的な記載事項を押さえつつ、採用理由を適切に伝え、誤解を避けるための注意点に留意する必要があります。

採用通知書は、新入社員との最初の公式なコミュニケーションの機会です。この文書を通じて、会社の文化や価値観、新入社員への期待を伝えることができます。丁寧かつ温かみのある文面で作成することで、新入社員の入社への不安を軽減し、期待を高めることができます。

基本的な記載事項

採用通知書には、以下の基本的な事項を必ず記載する必要があります。

宛名
採用の決定
職位・職種
勤務開始日
勤務地
給与・待遇
試用期間（ある場合）
必要書類と提出期限
連絡先

これらの基本事項を明確に記載することで、新入社員に必要な情報を漏れなく伝えることができます。特に、給与や待遇については具体的な数字を記載し、曖昧な表現を避けることが重要です。

採用通知書の基本的な記載事項を漏れなく、正確に記載することが、後々のトラブルを防ぐ鍵となります。

また、採用通知書には会社のロゴや社印を付けるなど、公式文書としての体裁を整えることも大切です。これにより、文書の信頼性と重要性を高めることができます。

採用理由の伝え方

採用理由を適切に伝えることは、新入社員のモチベーション向上につながります。採用理由を伝える際は、以下のポイントに注意しましょう。

具体的な評価ポイントを挙げる
会社の期待を明確に伝える
個人の強みと会社のニーズのマッチングを説明する
将来的なキャリアパスについて言及する
誠実かつ温かみのある表現を用いる

採用理由を伝える際は、面接や選考プロセスで感じた候補者の長所や特徴を具体的に挙げることが効果的です。例えば、「あなたの豊富な業界経験と革新的な発想力が、当社の新規プロジェクトに大きく貢献すると確信しています」といった表現を用いることで、具体的な評価ポイントを伝えることができます。

また、会社の期待を明確に伝えることも重要です。「あなたのリーダーシップスキルを活かし、チームの生産性向上に貢献していただきたいと考えています」といった表現を用いることで、新入社員の役割や期待を明確に示すことができます。

個人の強みと会社のニーズのマッチングを説明することも、採用理由を伝える上で効果的です。「あなたの専門知識とコミュニケーション能力は、当社が目指す顧客中心のサービス提供に不可欠だと考えています」といった表現を用いることで、個人の価値と会社のニーズの一致を示すことができます。

将来的なキャリアパスについて言及することも、新入社員の長期的なビジョンを示す上で重要です。「今後、プロジェクトマネージャーとしてのキャリアを築いていただくことを期待しています」といった表現を用いることで、新入社員の将来的な成長への期待を伝えることができます。

誤解を避けるための注意点

採用通知書を作成する際は、誤解を避けるためにいくつかの注意点があります。

曖昧な表現を避ける
具体的な数字や日付を用いる
法的な観点からの確認を行う
過度な約束を避ける
文化的配慮を忘れない

曖昧な表現は、後々のトラブルの原因となる可能性があります。例えば、「将来的な昇給の可能性があります」といった表現は避け、具体的な昇給条件や評価基準を明記するようにしましょう。

具体的な数字や日付を用いることも重要です。給与や勤務開始日などは、明確な数字や日付で記載することで、誤解を防ぐことができます。

法的な観点からの確認は、採用通知書作成において非常に重要です。必要に応じて法務部門や専門家のチェックを受けることをお勧めします。

過度な約束は避けるべきです。例えば、「必ず昇進できます」といった表現は、将来的なトラブルの原因となる可能性があります。代わりに、「能力と実績に応じたキャリア成長の機会があります」といった表現を用いることで、適切な期待を伝えることができます。

文化的配慮も忘れてはいけません。特に、外国人採用の場合は、文化的な背景の違いに注意を払う必要があります。必要に応じて、英語版の採用通知書を用意するなど、柔軟な対応が求められます。

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採用通知書の具体例とテンプレート

採用通知書の具体例とテンプレートを紹介します。これらの例を参考に、自社の文化や採用ポジションに合わせてカスタマイズすることで、効果的な採用通知書を作成することができます。

採用通知書は、企業の規模や業種、採用ポジションによって内容や表現が異なります。以下に、一般企業向け、中小企業向け、新卒採用向けの3つの例文を紹介します。

例文1：一般企業向け

〇〇〇〇様

拝啓

時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、下記の通り採用を決定いたしましたので、ここにご通知申し上げます。

記

1. 採用職種：マーケティングマネージャー
2. 勤務開始日：2024年9月1日
3. 勤務地：東京本社
4. 給与：年俸600万円（月額50万円）
5. 勤務時間：9:00〜18:00（休憩1時間）
6. 休日休暇：完全週休2日制（土日）、祝日、年末年始、有給休暇
7. 社会保険：健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険完備

貴殿の豊富なマーケティング経験と革新的な発想力は、弊社の新規プロジェクト推進に大きく貢献すると確信しております。今後、マーケティング戦略の立案からチームマネジメントまで、幅広い役割を担っていただくことを期待しております。なお、入社に際して必要な書類等につきましては、別途ご案内いたします。ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。貴殿の入社を心よりお待ち申し上げております。

敬具

株式会社〇〇代表取締役社長〇〇〇〇
連絡先：人事部〇〇 TEL：03-XXXX-XXXX Email：jinji@xxxxx.co.jp

この例文は、一般的な大企業向けの採用通知書の形式を踏襲しています。フォーマルな言葉遣いを用いつつ、採用理由や期待を具体的に伝えています。また、勤務条件や福利厚生についても詳細に記載されており、新入社員が安心して入社の準備を進められるよう配慮されています。

例文2：中小企業向け

〇〇〇〇様

この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。
厳正な選考の結果、以下の通り採用を決定いたしましたので、ご通知申し上げます。

1. 職種：Web開発エンジニア
2. 勤務開始日：2024年10月1日
3. 勤務地：本社オフィス（東京都渋谷区）
4. 給与：月給35万円（経験・能力により応相談）
5. 勤務時間：9:30〜18:30（休憩1時間）
6. 休日：土日祝日、年末年始、夏季休暇
7. 福利厚生：社会保険完備、交通費支給、社員旅行、書籍購入支援

〇〇様の技術力とチームワークの高さは、弊社の開発チームに大きな刺激をもたらすと確信しています。今後は主力プロダクトの開発に携わっていただき、将来的にはプロジェクトリーダーとしてご活躍いただくことを期待しています。弊社は社員一人ひとりの成長を大切にする企業文化を持っています。〇〇様のスキルアップをサポートし、共に成長していける環境を用意しております。入社に際して必要な手続きや書類につきましては、後日改めてご連絡いたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。〇〇様の入社を心よりお待ちしております。一緒に新しい価値を創造していきましょう。

株式会社〇〇代表取締役〇〇〇〇
連絡先：人事担当〇〇 TEL：03-XXXX-XXXX Email：recruit@xxxxx.co.jp

この例文は、中小企業向けの採用通知書の一例です。大企業向けの例文と比較して、よりカジュアルで親しみやすい表現を用いています。中小企業の特徴である柔軟性や成長機会を強調し、新入社員との距離感を縮める工夫がされています。

中小企業の採用通知書では、会社の文化や価値観を積極的に伝えることで、新入社員の帰属意識を高めることができます。

例文3：新卒採用向け

〇〇〇〇様

この度は弊社の新卒採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、下記の通り採用を決定いたしましたので、ご通知申し上げます。

1. 採用職種：総合職（営業部配属予定）
2. 入社日：2025年4月1日
3. 勤務地：東京本社（研修期間中は全国の支店での勤務の可能性あり）
4. 初任給：月給22万円
5. 勤務時間：9:00〜17:30（休憩1時間）
6. 休日休暇：完全週休2日制（土日）、祝日、年末年始、有給休暇（初年度10日）
7. 福利厚生：社会保険完備、社員寮あり、資格取得支援制度、社内サークル活動支援

〇〇様の積極性とコミュニケーション能力の高さは、弊社の営業部門に新しい風を吹き込むものと確信しております。大学時代のサークル活動やアルバイトでの経験を、ぜひ弊社でも活かしていただきたいと考えています。入社後は約3ヶ月間の新入社員研修を経て、実際の業務に携わっていただきます。研修では、ビジネスマナーや業界知識はもちろん、弊社の企業理念や行動指針についても深く学んでいただきます。弊社では、若手社員の成長を全力でサポートする体制を整えています。先輩社員によるメンター制度や定期的な研修プログラムを通じて、〇〇様のキャリア形成を支援いたします。なお、入社に際して必要な手続きや提出書類につきましては、別途ご案内いたします。ご不明な点やご質問がございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。〇〇様の入社を心よりお待ちしております。共に成長し、新しい価値を創造していけることを楽しみにしています。

株式会社〇〇人事部長〇〇〇〇
連絡先：新卒採用担当〇〇 TEL：03-XXXX-XXXX Email：fresher@xxxxx.co.jp

この例文は、新卒採用向けの採用通知書の一例です。新卒者特有の不安や期待に配慮し、入社後の流れや成長支援体制について詳しく説明しています。また、学生時代の経験を評価し、それを会社でどのように活かせるかについても言及しています。

新卒採用の採用通知書では、以下の点に特に注意を払う必要があります。

入社後の研修やサポート体制について詳しく説明する
配属予定の部署や職種を明確に伝える
初任給や福利厚生について具体的に記載する
学生時代の経験や特性を評価し、それを会社でどのように活かせるかを伝える
会社の成長支援制度やキャリアパスについて説明する

新卒向けの採用通知書では、社会人としての第一歩を踏み出す新入社員の不安を取り除き、期待を高める工夫が求められます。

これらの例文を参考に、自社の文化や採用ポジションに合わせてカスタマイズすることで、効果的な採用通知書を作成することができます。採用通知書は、新入社員との最初の公式なコミュニケーションの機会です。丁寧かつ温かみのある文面で作成することで、新入社員の入社への不安を軽減し、期待を高めることができます。

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採用通知書に同封すべき書類

採用通知書を送付する際には、いくつかの重要な書類を同封する必要があります。これらの書類は、新入社員の円滑な入社準備を支援し、必要な情報を確実に伝えるために重要な役割を果たします。

同封すべき主な書類には以下のようなものがあります。

入社承諾書
入社誓約書
個人情報提供同意書
健康診断書（提出用紙）
給与振込口座届
通勤経路届
緊急連絡先届
資格・免許の写し（必要な場合）
返信用封筒

これらの書類を適切に準備し、採用通知書と共に送付することで、新入社員の入社準備をスムーズに進めることができます。

入社承諾書

入社承諾書は、新入社員が採用を正式に承諾したことを示す重要な書類です。この書類には以下の内容が含まれます。

新入社員の氏名
入社予定日
採用条件の確認
署名欄
提出期限

入社承諾書の例文は以下のようになります：

入社承諾書私は、貴社からの採用通知書に記載された条件を確認し、これを承諾いたします。つきましては、20XX年X月X日付で入社させていただくことをここに誓約いたします。氏名：__________________（自署）日付：20XX年X月X日株式会社〇〇代表取締役社長〇〇〇〇殿

入社承諾書は、新入社員と会社の間で正式な合意が成立したことを示す重要な文書です。法的な観点からも、この書類の取り交わしは非常に重要です。

入社誓約書

入社誓約書は、新入社員が会社の規則や方針を遵守することを誓約する文書です。この書類には以下の内容が含まれます。

会社の規則や方針の遵守
機密情報の保護
誠実な勤務の誓約
署名欄

入社誓約書の例文は以下のようになります：

入社誓約書私は、貴社に入社するにあたり、以下の事項を誓約いたします。 1. 会社の就業規則及び諸規定を遵守し、誠実に勤務いたします。 2. 業務上知り得た会社及び顧客の機密情報を、在職中はもとより退職後も第三者に漏洩いたしません。 3. 会社の名誉を傷つけるような行為は一切行いません。 4. 常に自己研鑽に努め、業務遂行能力の向上に努めます。上記事項に違反した場合、会社の処分を甘んじて受けることを誓約いたします。氏名：__________________（自署）日付：20XX年X月X日株式会社〇〇代表取締役社長〇〇〇〇殿

入社誓約書は、新入社員に会社の規則や方針を理解してもらうとともに、法的な保護を会社に提供する役割も果たします。

返信用封筒の準備

採用通知書と共に送付する書類の中で、返信用封筒の準備は非常に重要です。返信用封筒を同封することで、新入社員が必要書類を確実に返送できるようになります。

返信用封筒の準備には以下の点に注意しましょう。

適切なサイズの選択：同封する書類の大きさに合わせて、適切なサイズの封筒を選びます。
宛先の印刷：会社の人事部門の宛先を予め印刷しておきます。
切手の貼付：返送に必要な切手を予め貼付しておきます。
封筒の色：通常の白封筒と区別するため、薄い色の封筒を使用することもあります。
期限の明記：返送期限を封筒に明記することで、確実な返送を促します。

返信用封筒の準備は、新入社員の負担を軽減し、必要書類の確実な回収を実現する重要な工夫です。

返信用封筒に記載する文言の例：

書類返送用封筒返送期限：20XX年X月X日必着〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇町X-X-X 株式会社〇〇人事部新入社員担当行 ※この封筒に必要書類を入れて、期限までにご返送ください。

このような返信用封筒を準備することで、新入社員は必要書類を迷うことなく確実に返送することができます。また、返送期限を明記することで、書類回収のスケジュール管理も容易になります。

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採用通知書を送付する際のベストプラクティス

採用通知書を送付する際には、いくつかのベストプラクティスを押さえておくことが重要です。これらの実践により、新入社員との良好な関係構築が可能となり、スムーズな入社準備を支援することができます。

採用通知書の送付に関する主なベストプラクティスは以下の通りです。

適切なタイミングでの送付
電話やメールとの併用
丁寧な梱包と発送
フォローアップの実施
個人情報の適切な取り扱い

これらのポイントを押さえることで、採用通知書の送付プロセスを最適化し、新入社員との良好な関係構築につなげることができます。

送付のタイミング

採用通知書の送付タイミングは、新入社員の印象形成に大きな影響を与えます。以下のポイントに注意して、適切なタイミングで送付を行いましょう。

採用決定後速やかに送付：採用が決定したら、できるだけ早く採用通知書を送付します。これにより、新入社員の不安を軽減し、入社への期待を高めることができます。
入社日の1〜2ヶ月前までに送付：新入社員が十分な準備時間を確保できるよう、入社日の1〜2ヶ月前までには採用通知書を送付することが望ましいです。
業界や職種の特性を考慮：IT業界など、人材の流動性が高い業界では、より早めの送付が求められる場合があります。
学生の就職活動スケジュールへの配慮：新卒採用の場合は、学生の就職活動スケジュールに合わせて送付時期を調整します。
他社からのオファーを考慮：優秀な人材の場合、他社からのオファーも考慮し、できるだけ早めに送付することが重要です。

採用通知書の送付タイミングは、新入社員の入社への期待と準備に大きな影響を与えます。状況に応じて適切なタイミングを選択することが重要です。

電話やメールとの併用

採用通知書の送付は、単に書類を郵送するだけでなく、電話やメールを併用することで、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。以下のポイントを意識して、電話やメールを活用しましょう。

採用決定の事前連絡：採用通知書を送付する前に、電話やメールで採用決定を伝えます。これにより、新入社員の期待感を高めることができます。
採用通知書送付の予告：採用通知書を送付する旨を事前にメールで連絡します。これにより、新入社員は書類の到着を心待ちにすることができます。
到着確認の連絡：採用通知書が到着したかどうかを電話やメールで確認します。これにより、確実な書類の受け取りを確認できます。
質問対応の案内：採用通知書に関する質問や不明点があれば、気軽に連絡するよう案内します。これにより、新入社員の不安を軽減することができます。
定期的な状況確認：入社までの期間、定期的にメールや電話で状況を確認します。これにより、新入社員との関係性を維持し、スムーズな入社準備を支援できます。

電話やメールを併用することで、採用通知書の送付をより効果的なコミュニケーションの機会とすることができます。

例えば、採用通知書送付前のメールの文例は以下のようになります：

件名：採用決定のご連絡とお知らせ〇〇様お世話になっております。株式会社〇〇人事部の〇〇です。この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、〇〇様の採用を決定させていただきましたことをご報告いたします。正式な採用通知書は、本日付で発送させていただきました。今週中には到着する予定ですので、お手元に届きましたらご一読ください。採用通知書の内容についてご不明な点がございましたら、お気軽に本メールアドレスまでご連絡ください。〇〇様の入社を心よりお待ちしております。株式会社〇〇人事部〇〇〇〇 TEL：03-XXXX-XXXX Email：jinji@xxxxx.co.jp

このようなメールを送ることで、採用通知書の送付をより効果的なコミュニケーションの機会とすることができます。

フォローアップの重要性

採用通知書を送付した後のフォローアップは、新入社員との良好な関係構築において非常に重要です。適切なフォローアップを行うことで、新入社員の不安を軽減し、入社への期待を高めることができます。

フォローアップの主なポイントは以下の通りです：

定期的な連絡：入社までの期間、定期的に電話やメールで連絡を取ります。これにより、新入社員との関係性を維持し、スムーズな入社準備を支援できます。
質問対応：採用通知書の内容や入社準備に関する質問に丁寧に対応します。新入社員の不安を解消し、安心して入社を迎えられるようサポートします。
追加情報の提供：必要に応じて、会社や業務に関する追加情報を提供します。これにより、新入社員の理解を深め、入社への期待を高めることができます。
入社前研修の案内：入社前研修がある場合は、その詳細を適切なタイミングで案内します。研修への参加を促し、スムーズな入社準備を支援します。
入社日の再確認：入社日が近づいたら、再度確認の連絡を入れます。集合時間や場所、持ち物などを確認し、入社日当日のトラブルを防ぎます。

適切なフォローアップは、新入社員の不安を軽減し、入社への期待を高める重要な機会となります。

フォローアップメールの例文：

件名：入社準備の進捗確認とご案内〇〇様お世話になっております。株式会社〇〇人事部の〇〇です。先日お送りした採用通知書はお手元に届きましたでしょうか。入社準備は順調に進んでいますでしょうか。入社日まであと1ヶ月となりましたので、改めて以下の点をご確認ください。 1. 提出書類の準備状況 2. 入社前研修（9月15日〜17日）への参加可否 3. 初日の集合時間・場所の確認（9月1日 9:00 本社1階ロビー）ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。また、入社後の配属部署が決定しましたので、お知らせいたします。〇〇様には、マーケティング部デジタルマーケティングチームに配属予定です。入社日が近づいてまいりましたが、それまでの間にリフレッシュの時間も大切にしていただければと思います。〇〇様の入社を心よりお待ちしております。株式会社〇〇人事部〇〇〇〇 TEL：03-XXXX-XXXX Email：jinji@xxxxx.co.jp

このようなフォローアップメールを送ることで、新入社員の不安を軽減し、入社への期待を高めることができます。また、必要な情報を適切なタイミングで提供することで、スムーズな入社準備を支援することができます。