1on1のやり方とは？効果的な進め方と具体的なテーマ例

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「オファーズ」のOffers HR Magazine編集部です。近年、多くの企業で導入されている1on1ミーティング。しかし、形骸化してしまったり、効果を実感できていなかったりするケースも少なくありません。この記事では、採用担当者の方々に向けて、1on1ミーティングの効果的な進め方や具体的なテーマ例などを詳しく解説していきます。ぜひ、自社の1on1ミーティングを見直すきっかけとしてご活用ください。

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1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的な面談のことです。従来の評価面談とは異なり、部下の成長やパフォーマンス向上を目的とした、より双方向的なコミュニケーションを重視した面談形式といえます。多くの企業で導入されており、近年その重要性が高まっています。

1on1ミーティングの定義

1on1ミーティングは、一般的に上司と部下が1対1で、30分から1時間程度、定期的に行う面談のことを指します。評価面談とは異なり、評価よりも部下の成長やパフォーマンス向上、そして良好な関係構築を目的としています。部下の話をじっくりと聞き、課題や悩みを共有することで、解決策を一緒に考えたり、適切なアドバイスやフィードバックを提供したりすることが期待されています。

ポイントは、あくまでも部下が主役であるという点です。上司は部下の話を聞き、サポート役に徹することが重要となります。部下が安心して話せるような環境を作ることで、本音を引き出し、より効果的な1on1ミーティングを実現できるでしょう。

また、1on1ミーティングは、単なる業務報告の場ではありません。業務の進捗状況を確認するだけでなく、部下のキャリアプランや、仕事に対するモチベーション、職場環境への意見など、幅広いテーマについて話し合うことができます。定期的に実施することで、部下の成長を促し、パフォーマンス向上に繋げることが期待されます。

1on1ミーティングの重要性

1on1ミーティングの重要性は、近年ますます高まっています。VUCAと呼ばれる、変動性・不確実性・複雑性・曖昧性の高い現代社会において、企業は常に変化に対応していく必要があります。そのためには、従業員一人ひとりの能力を最大限に引き出し、組織全体の力を高めていくことが不可欠です。1on1ミーティングは、まさにそのための重要なツールと言えるでしょう。

1on1ミーティングを通じて、上司は部下の状況を把握し、適切なサポートを提供することができます。また、部下は上司に相談することで、課題や悩みを解決し、成長を加速させることができます。さらに、定期的なコミュニケーションを通じて、上司と部下の信頼関係を構築することもできます。信頼関係が構築されることで、より率直な意見交換が可能となり、組織全体の活性化に繋がるでしょう。

また、1on1ミーティングは、従業員のエンゲージメント向上にも貢献します。自分の意見を聞いてもらえる、自分の成長を支援してもらえるという実感を持つことで、従業員のモチベーションや組織への愛着心が高まります。結果として、離職率の低下や、生産性の向上にも繋がる可能性があります。

1on1ミーティングの効果

1on1ミーティングの効果は、様々な研究や調査によって実証されています。例えば、Googleが行った調査によると、1on1ミーティングを定期的に実施しているチームは、実施していないチームに比べて、パフォーマンスが向上する傾向にあることが分かっています。また、従業員満足度やエンゲージメントも高くなる傾向にあります。

具体的には、1on1ミーティングを通じて、部下のスキルアップや、問題解決能力の向上、目標達成への意識向上、モチベーション向上、ストレス軽減、離職率低下など、様々な効果が期待できます。これらの効果は、企業の業績向上にも大きく貢献するでしょう。

しかし、1on1ミーティングの効果は、実施方法によって大きく異なります。ただ形式的に実施するだけでは、十分な効果を得ることはできません。効果的な1on1ミーティングを実施するためには、目的を明確化し、適切なテーマを設定し、しっかりと準備を行うことが重要です。

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングを実施する目的は、企業やチームによって様々です。しかし、共通しているのは、部下の成長を促進し、パフォーマンスを向上させること、そして良好な関係を構築することです。ここでは、1on1ミーティングの主な目的をいくつか紹介します。

部下の成長を促進する

1on1ミーティングの最も重要な目的の一つは、部下の成長を促進することです。部下の現状を把握し、課題や悩みを共有することで、成長を阻む要因を特定し、解決策を一緒に考えることができます。また、上司からのフィードバックやアドバイスを通じて、部下は自身の強みや弱みを理解し、成長に向けた具体的な行動計画を立てることができます。

成長を促進するためには、部下自身の目標設定が重要です。上司は、部下の目標達成をサポートし、必要な知識やスキルを習得するための機会を提供する必要があります。また、定期的に進捗状況を確認し、フィードバックを提供することで、部下のモチベーションを維持し、成長を促すことができます。

例えば、部下がプレゼンテーション能力を向上させたいと考えている場合、上司はプレゼンテーション研修への参加を促したり、自身のプレゼンテーションスキルを共有したりすることができます。また、部下のプレゼンテーションを実際に見て、具体的なフィードバックを提供することで、より効果的なスキルアップを支援することができます。

信頼関係を築く

1on1ミーティングは、上司と部下の信頼関係を築くための貴重な機会です。定期的に1対1でコミュニケーションを取ることで、お互いのことを深く理解し、信頼関係を構築することができます。信頼関係が構築されることで、より率直な意見交換が可能となり、問題が発生した場合にも、スムーズに解決することができます。

信頼関係を築くためには、上司は部下の話にしっかりと耳を傾け、共感することが大切です。また、自身の考えや経験を共有することで、部下との距離を縮めることができます。さらに、部下を尊重し、信頼していることを言葉や態度で示すことも重要です。

例えば、部下が仕事でミスをしてしまった場合、上司は頭ごなしに叱責するのではなく、まずはミスをした原因を一緒に分析し、再発防止策を検討する必要があります。また、部下を励まし、次は頑張ろうと声をかけることで、信頼関係を維持することができます。

問題を早期発見する

1on1ミーティングは、問題を早期発見するための有効な手段です。定期的にコミュニケーションを取ることで、部下の様子や仕事の進捗状況を把握することができます。また、部下は上司に相談することで、小さな問題でも気軽に相談することができます。問題を早期に発見することで、大きな問題に発展する前に対処することができます。

問題を早期発見するためには、上司は部下の変化に敏感である必要があります。表情や言葉遣い、仕事の進捗状況など、些細な変化にも注意を払い、何か問題を抱えている様子があれば、積極的に声をかけることが大切です。また、部下が安心して相談できるような雰囲気作りも重要です。

例えば、部下がいつもより元気がなかったり、仕事の進捗が遅れていたりする場合は、何か問題を抱えている可能性があります。上司は、1on1ミーティングの場で、部下の様子を伺い、必要であればサポートを提供する必要があります。

1on1ミーティングの準備方法

1on1ミーティングを効果的に行うためには、事前の準備が重要です。準備を怠ると、ただ時間を無駄にするだけの unproductive なミーティングになってしまいます。ここでは、1on1ミーティングの準備方法について詳しく解説します。

目的を共有する

1on1ミーティングを始める前に、上司と部下で目的を共有することが重要です。1on1ミーティングを通じて何を達成したいのか、どのような成果を期待しているのかを明確にすることで、双方が同じ方向を向いてミーティングに臨むことができます。また、目的を共有することで、ミーティングの内容をより具体的に計画することができます。

目的を共有するためには、事前にメールやチャットなどで、1on1ミーティングの目的や期待する成果について伝えましょう。また、最初の1on1ミーティングの時間を利用して、改めて目的を共有し、確認することも有効です。目的を共有することで、より効果的な1on1ミーティングを実現することができます。

例えば、「部下の成長を支援し、パフォーマンスを向上させること」「信頼関係を構築し、よりスムーズなコミュニケーションを図ること」「問題を早期に発見し、解決策を一緒に考えること」など、具体的な目的を共有することが大切です。

スケジュールを決める

1on1ミーティングは、定期的に実施することが重要です。そのため、事前にスケジュールを決めておく必要があります。頻度としては、週1回、30分程度が理想的ですが、業務の状況やチームの規模によって調整する必要があります。また、部下の希望も考慮し、可能な限り柔軟に対応することが重要です。

スケジュールを決める際には、お互いの予定を確認し、調整する必要があります。また、事前にリマインダーを設定しておくと、ミーティングを忘れることなく、スムーズに実施することができます。スケジュール調整は、専用のツールやアプリを活用すると便利です。

例えば、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどのスケジュール管理ツールを利用すると、お互いの空き時間を簡単に確認し、スケジュール調整を行うことができます。また、Slackなどのチャットツールを利用すると、リマインダーを設定したり、ミーティングに関する情報共有を行ったりすることができます。

話す内容や質問項目を考える

1on1ミーティングでは、事前に話す内容や質問項目を考えておくことが重要です。特に、最初のうちは、何を話せば良いのか分からず、沈黙が続いてしまうこともあります。事前に話す内容や質問項目を考えておくことで、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。

話す内容や質問項目は、部下の状況や目標に合わせて、柔軟に変更する必要があります。また、前回の1on1ミーティングの内容を振り返り、改善点があれば、次回のミーティングに活かすことも大切です。事前に準備しておくことで、より質の高い1on1ミーティングを実現することができます。

例えば、「今週の業務の進捗状況はどうですか？」「何か困っていることはありませんか？」「将来どのようなキャリアを築きたいですか？」など、具体的な質問項目を考えておきましょう。また、部下から事前に質問事項を提出してもらうことも有効です。

1on1ミーティングの進め方

1on1ミーティングの準備が整ったら、いよいよ本番です。ここでは、1on1ミーティングの効果的な進め方について詳しく解説します。基本的な流れを理解することで、スムーズなコミュニケーションを図り、部下の成長を促進することができます。

チェックインの方法

1on1ミーティングの始めは、アイスブレイクを兼ねて、部下の近況を聞くことから始めましょう。「最近はどうですか？」「週末は何をしていましたか？」など、軽い雑談から始めることで、リラックスした雰囲気を作り、本音で話せる環境を作ることができます。また、部下の表情や声のトーンなどにも注意を払い、体調やメンタルの状態を確認することも大切です。

チェックインの時間は、5分程度で十分です。あまり時間をかけすぎると、本題に入る時間がなくなってしまいます。あくまでもアイスブレイクとして、軽い会話から始めましょう。部下の様子を見ながら、柔軟に対応することが重要です。

例えば、「最近、何か面白いことありましたか？」「休日はどのように過ごしていますか？」「何か新しい趣味を始めましたか？」など、部下のプライベートな話題に触れることで、親近感を高め、リラックスした雰囲気を作り出すことができます。

テーマについて話す

チェックインが終わったら、事前に決めておいたテーマについて話し合いましょう。テーマは、部下の状況や目標に合わせて、柔軟に変更する必要があります。また、部下自身から提案されたテーマがあれば、そちらを優先することも大切です。

テーマについて話す際には、上司は一方的に話すのではなく、部下の意見をしっかりと聞くことが重要です。部下の話にしっかりと耳を傾け、共感することで、信頼関係を構築することができます。また、部下自身の考えを引き出すような質問をすることも効果的です。

例えば、部下のキャリアプランについて話し合う際には、「将来どのようなキャリアを築きたいですか？」「そのために、どのようなスキルを習得する必要があると思いますか？」「会社として、どのようにサポートすることができますか？」など、部下自身の考えを引き出すような質問を心がけましょう。

フィードバックとアクションプラン

テーマについて話し合った後は、上司から部下へフィードバックを提供しましょう。フィードバックは、具体的で、行動につながるものである必要があります。また、ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックをバランス良く提供することが重要です。

フィードバックを提供した後は、具体的なアクションプランを一緒に検討しましょう。アクションプランは、部下が目標達成に向けて、具体的にどのような行動を取るのかを明確にするものです。上司は、部下のアクションプランをサポートし、必要であればアドバイスを提供する必要があります。

例えば、部下がプレゼンテーション能力を向上させたいと考えている場合、上司は「プレゼンテーション資料のデザインを見やすく工夫してみましょう」「発表練習を繰り返して、自信をつけましょう」など、具体的なフィードバックを提供することができます。また、部下と一緒にアクションプランを検討し、「来週までにプレゼンテーション資料を完成させる」「毎日10分間、発表練習を行う」など、具体的な行動目標を設定することができます。

1on1ミーティングのテーマ例

1on1ミーティングでは、どのようなテーマについて話し合えば良いのでしょうか。ここでは、具体的なテーマ例をいくつか紹介します。これらのテーマ例を参考に、自社に合ったテーマを設定してみましょう。

プライベートな話題

1on1ミーティングでは、業務に関する話題だけでなく、プライベートな話題についても触れることができます。プライベートな話題を通じて、部下の人となりや価値観を理解し、信頼関係を深めることができます。また、部下のモチベーションやエンゲージメントを高めることにも繋がります。

プライベートな話題としては、「最近、何か面白いことありましたか？」「休日はどのように過ごしていますか？」「何か新しい趣味を始めましたか？」など、部下の興味関心やプライベートな活動について聞くことができます。また、家族や友人関係、将来の夢など、個人的な目標についても聞くことができます。

ただし、プライベートな話題に深入りしすぎるのは避けましょう。あくまでも、部下との信頼関係を構築するための手段として、適切な範囲で質問することが重要です。

心身の状態

1on1ミーティングでは、部下の心身の状態についても確認することができます。仕事に対するモチベーションや、ストレスレベル、体調など、部下の心身の状態を把握することで、適切なサポートを提供することができます。また、メンタルヘルスの問題を早期に発見し、適切な対応を取ることもできます。

心身の状態を確認する際には、「最近、仕事はどうですか？」「何かストレスを感じていることはありませんか？」「体調は大丈夫ですか？」など、具体的な質問をすることができます。また、部下の表情や声のトーンなどにも注意を払い、普段と違う様子があれば、積極的に声をかけることが大切です。

必要に応じて、専門のカウンセラーや医療機関への相談を促すことも検討しましょう。部下の心身の健康をサポートすることは、企業の責任でもあります。

キャリアアップ

1on1ミーティングでは、部下のキャリアプランについて話し合うこともできます。将来どのようなキャリアを築きたいのか、そのためにどのようなスキルを習得する必要があるのか、会社としてどのようにサポートできるのかなど、部下のキャリアアップを支援することができます。

キャリアプランについて話し合う際には、「将来どのようなキャリアを築きたいですか？」「そのために、どのようなスキルを習得する必要があると思いますか？」「会社として、どのようにサポートすることができますか？」など、部下自身の考えを引き出すような質問を心がけましょう。また、社内外の研修プログラムや、資格取得支援制度など、会社が提供できるサポート体制についても説明しましょう。

部下のキャリアプランをサポートすることで、モチベーションやエンゲージメントを高め、長期的な成長を促進することができます。

仕事や組織の課題

1on1ミーティングでは、仕事や組織の課題について話し合うこともできます。部下が抱えている課題や、組織全体の課題について意見交換することで、問題解決を促進することができます。また、部下の意見を聞くことで、上司自身も新たな視点を得ることができます。

仕事や組織の課題について話し合う際には、「最近、仕事で困っていることはありませんか？」「組織全体として、どのような課題があると思いますか？」「どのように改善すれば良いと思いますか？」など、具体的な質問をすることができます。また、上司自身の考えや経験を共有することで、部下との議論を深めることができます。

部下の意見を積極的に取り入れることで、組織全体の改善に繋がる可能性があります。

効果的な1on1ミーティングのコツ

1on1ミーティングは、ただ実施するだけでは、十分な効果を得ることはできません。ここでは、効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツをいくつか紹介します。これらのコツを参考に、自社の1on1ミーティングを見直してみましょう。

部下の話に耳を傾ける

1on1ミーティングでは、上司は部下の話にしっかりと耳を傾けることが重要です。部下の意見や考えを尊重し、共感することで、信頼関係を構築することができます。また、部下自身の考えを引き出すような質問をすることも効果的です。

部下の話に耳を傾けるためには、上司自身の意見や考えを押し付けるのは避けましょう。また、部下の話を遮ったり、否定したりするのも避けましょう。あくまでも、部下の話に集中し、理解しようと努めることが大切です。

話しやすい雰囲気を作る

1on1ミーティングでは、部下が安心して話せるような雰囲気作りが重要です。リラックスした雰囲気の中で、本音で話せる環境を作ることで、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。

話しやすい雰囲気を作るためには、上司は笑顔で接し、フレンドリーな態度で接することが大切です。また、部下の興味関心やプライベートな話題に触れることも有効です。さらに、会議室ではなく、カフェやラウンジなど、リラックスできる空間でミーティングを行うことも検討しましょう。

例えば、1on1ミーティングの冒頭で、部下の趣味や休日の過ごし方について質問することで、リラックスした雰囲気を作り出すことができます。また、ミーティング中に軽い雑談を挟むことも有効です。

定期的に実施する

1on1ミーティングは、定期的に実施することが重要です。頻度としては、週1回、30分程度が理想的ですが、業務の状況やチームの規模によって調整する必要があります。また、部下の希望も考慮し、可能な限り柔軟に対応することが重要です。

定期的に実施することで、部下の状況を継続的に把握し、適切なサポートを提供することができます。また、部下との信頼関係を維持し、良好なコミュニケーションを図ることができます。さらに、問題を早期に発見し、適切な対応を取ることもできます。

例えば、毎週水曜日の午後に30分間、1on1ミーティングを実施するというように、具体的なスケジュールを決めておきましょう。また、事前にリマインダーを設定しておくと、ミーティングを忘れることなく、スムーズに実施することができます。

口外しないことを明示する

1on1ミーティングで話された内容は、部下にとって非常にデリケートな情報である場合もあります。そのため、上司は口外しないことを明示し、部下が安心して話せる環境を作る必要があります。

口外しないことを明示するためには、1on1ミーティングの冒頭で、「この場で話された内容は、部下との信頼関係に基づいて話されたものであり、口外することはありません」と伝えることができます。また、必要に応じて、守秘義務に関する契約書を締結することも検討しましょう。

部下が安心して話せる環境を作ることで、より本音を引き出し、効果的な1on1ミーティングを実現することができます。

完璧さを求めない

1on1ミーティングは、最初から完璧にできるものではありません。試行錯誤を繰り返しながら、徐々に改善していくことが大切です。また、部下との相性や、チームの状況によって、最適な進め方は異なります。そのため、完璧さを求めるのではなく、柔軟に対応することが重要です。

1on1ミーティングの効果を最大限に引き出すためには、上司と部下が協力し、継続的に改善していくことが重要です。定期的に振り返りを行い、改善点があれば、次回のミーティングに活かしましょう。また、他のチームの1on1ミーティングの事例を参考にしたり、研修プログラムに参加したりすることで、新たな発見や学びを得ることができます。

完璧さを求めるのではなく、継続的に改善していくことで、より効果的な1on1ミーティングを実現することができます。

1on1ミーティングでの上司の役割

1on1ミーティングでは、上司はどのような役割を担うべきでしょうか。ここでは、1on1ミーティングにおける上司の役割について詳しく解説します。上司の役割を理解することで、より効果的な1on1ミーティングを実施することができます。

コーチングスキル

1on1ミーティングでは、上司はコーチングスキルを活用し、部下の成長をサポートする必要があります。コーチングとは、相手に質問することで、自ら考え、行動することを促すコミュニケーションスキルです。部下自身の考えを引き出すような質問をすることで、部下の成長を促進することができます。

コーチングスキルを活用するためには、「なぜそう思うのですか？」「どのようにすれば解決できると思いますか？」など、部下自身に考えさせるような質問を心がけましょう。また、部下の意見を否定したり、アドバイスを押し付けたりするのは避けましょう。あくまでも、部下自身の考えを引き出し、サポート役に徹することが大切です。

例えば、部下が仕事で悩んでいる場合、上司は「何が原因で悩んでいるのですか？」「どのように解決したいと考えていますか？」など、部下自身に考えさせるような質問をすることで、問題解決能力を養うことができます。

ティーチングスキル

1on1ミーティングでは、上司はティーチングスキルを活用し、部下に必要な知識やスキルを教える必要があります。ティーチングとは、相手に知識やスキルを教えるコミュニケーションスキルです。部下の成長に必要な知識やスキルを効果的に伝えることで、部下のスキルアップを支援することができます。

ティーチングスキルを活用するためには、分かりやすく、具体的な説明を心がけましょう。また、図表や資料などを活用することで、より理解しやすい説明をすることができます。さらに、部下の理解度を確認しながら、丁寧に教えることが大切です。

例えば、部下が新しい業務に挑戦する場合、上司は必要な知識やスキルを丁寧に教える必要があります。また、業務の流れや注意点などを詳しく説明することで、スムーズな業務遂行をサポートすることができます。

フィードバックスキル

1on1ミーティングでは、上司はフィードバックスキルを活用し、部下に適切なフィードバックを提供する必要があります。フィードバックとは、相手の行動や成果に対して、評価や改善点を伝えるコミュニケーションスキルです。具体的で、行動につながるフィードバックを提供することで、部下の成長を促進することができます。

フィードバックスキルを活用するためには、具体的な行動や成果に基づいて、フィードバックを提供することが大切です。また、ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックをバランス良く提供することが重要です。さらに、フィードバックを提供した後は、部下の反応を確認し、必要であれば補足説明を行うことも大切です。

例えば、部下がプレゼンテーションを行った場合、上司は「プレゼンテーション資料のデザインが見やすく工夫されていました」「発表練習を繰り返した成果が出ていました」など、具体的な行動や成果に基づいて、ポジティブなフィードバックを提供することができます。また、「資料の内容が少し分かり難い部分がありました」「発表練習が不足しているように感じました」など、改善点を指摘するネガティブなフィードバックも提供することができます。

1on1ミーティングの成功事例

多くの企業が1on1ミーティングを導入し、様々な成果を上げています。ここでは、1on1ミーティングの成功事例をいくつか紹介します。これらの事例を参考に、自社の1on1ミーティングを改善してみましょう。

ヤフーの1on1ミーティング

ヤフー株式会社では、全社員を対象に、週1回、30分間の1on1ミーティングを実施しています。1on1ミーティングでは、業務の進捗状況の確認だけでなく、キャリアプランや、仕事に対するモチベーション、職場環境への意見など、幅広いテーマについて話し合っています。ヤフー株式会社では、1on1ミーティングの導入により、従業員のエンゲージメント向上や、パフォーマンス向上など、様々な成果を上げています。

クックパッドの1on1ミーティング

クックパッド株式会社では、上司と部下の信頼関係構築を目的とした1on1ミーティングを実施しています。1on1ミーティングでは、業務に関する話題だけでなく、プライベートな話題についても触れることができます。クックパッド株式会社では、1on1ミーティングの導入により、上司と部下のコミュニケーション活性化や、心理的安全性の向上など、様々な成果を上げています。

楽天グループの1on1ミーティング

楽天グループ株式会社では、グローバルな人材育成を目的とした1on1ミーティングを実施しています。1on1ミーティングでは、英語でのコミュニケーションや、異文化理解など、グローバルなビジネススキルを身につけるためのトレーニングを行っています。楽天グループ株式会社では、1on1ミーティングの導入により、グローバル人材の育成や、海外事業の拡大など、様々な成果を上げています。

日清食品の1on1ミーティング

日清食品株式会社では、イノベーション創出を目的とした1on1ミーティングを実施しています。1on1ミーティングでは、新しいアイデアの提案や、課題解決のための議論など、創造性を高めるためのコミュニケーションを行っています。日清食品株式会社では、1on1ミーティングの導入により、新製品開発の促進や、業務改善など、様々な成果を上げています。

まとめ

1on1ミーティングは、部下の成長を促進し、パフォーマンスを向上させるための有効な手段です。効果的な1on1ミーティングを実施するためには、目的を明確化し、適切なテーマを設定し、しっかりと準備を行うことが重要です。また、上司はコーチングスキル、ティーチングスキル、フィードバックスキルを活用し、部下の成長をサポートする必要があります。1on1ミーティングを効果的に活用することで、企業の成長に大きく貢献することができます。

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