内示とは？辞令との違いと注意点を徹底解説

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。採用担当者であれば誰もが経験する、社員への配置転換や昇進に伴う「内示」。しかし、この内示、正しく理解し適切に運用できていますか？本記事では、内示とは何かという基本的な定義から、辞令との違い、内示を伝える際や受けた際の注意点まで、採用担当者として知っておくべき情報を網羅的に解説します。内示に関する理解を深め、スムーズな人事異動を実現するためのヒントとしてぜひご活用ください。

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内示とは何か？基本の理解

内示は、企業において従業員に対して行われる、今後の異動や昇進などに関する事前通知のことです。正式な辞令の前に、会社側の意向を伝える重要な役割を担います。

内示の定義

内示とは、簡単に言えば「正式な辞令発令前に、会社から従業員に対して異動や昇進などの予定を伝えること」です。口頭で行われる場合が多く、書面での通知がないケースも少なくありません。法的拘束力は持ちませんが、会社としての意思表示であるため、軽視することはできません。

この「法的拘束力がない」という点が、後のトラブルに繋がる可能性も孕んでいます。だからこそ、内示の段階から丁寧に説明を行い、従業員の理解を得ることが重要になります。

内示が行われるタイミング

内示のタイミングは、会社や異動の内容によって異なりますが、一般的には辞令発令の1～2ヶ月前に行われることが多いようです。例えば、4月1日付で異動が発令される場合、2月頃に内示が行われるケースが多いと考えられます。

人事異動は従業員の生活に大きな影響を与える可能性があるため、十分な準備期間を設けることが重要です。また、内示のタイミングが遅すぎると、従業員が不安を感じたり、不信感を抱いたりする可能性も考えられます。

内示の目的と役割

内示の目的は、従業員に今後のキャリアプランや異動先での役割を事前に伝え、心の準備を促すことにあります。また、異動に伴う引越しや家族への相談など、必要な準備を進めてもらうための期間を設けることも目的の一つです。

内示は、単なる事前通知ではなく、従業員との信頼関係を構築し、円滑な人事異動を実現するための重要なコミュニケーションツールと言えるでしょう。

内示と関連する他の言葉との違い

内示と似たような言葉に、内定、辞令、発令などがあります。これらの言葉は、それぞれ異なる意味を持つため、混同しないように注意が必要です。

内示と内定の違い

内定は、主に採用活動において、企業が応募者に対して採用を決定したことを通知することを指します。一方、内示は、すでに雇用されている従業員に対して行われるものであり、今後の異動や昇進に関する通知です。

採用活動における内定は、企業と応募者間の雇用契約の締結を前提としたものであり、法的拘束力を持つ場合が多いです。これに対して、内示はあくまでも予定であり、辞令が発令されるまでは確定ではありません。

内示と辞令の違い

内示は口頭で行われることが多く、法的拘束力は持ちません。一方、辞令は書面で交付され、法的拘束力を持つ正式な通知です。内示はあくまで予定であり、辞令によって正式に決定されます。

辞令には、異動先や役職、就任日などが明記されており、従業員にとっては重要な書類となります。内示の段階では曖昧だった情報が、辞令によって明確化されるため、従業員は自身の今後のキャリアプランを具体的にイメージすることができます。

内示と発令の違い

発令は、辞令などの正式な通知を交付することを指します。内示は発令の前段階であり、会社側の意向を伝えるためのものです。発令によって、異動や昇進などが正式に決定されます。

発令は、人事異動を正式に決定する重要なプロセスです。発令によって、従業員の所属部署や役職、給与などが変更されるため、企業にとっては大きな責任を伴う行為と言えるでしょう。

内示の具体的なプロセスと流れ

内示は、企業によってプロセスや流れが異なる場合がありますが、一般的には以下の手順で行われます。

内示が行われる前の準備

内示を行う前に、人事部は異動の対象となる従業員の選定、異動先や役職の決定、内示の時期や方法などを検討します。また、必要に応じて、上層部や関係部署との調整も行います。従業員にとって、内示は大きな転機となる可能性があります。そのため、人事部は慎重に準備を進め、従業員が安心して異動を受け入れられるよう配慮する必要があります。

内示の伝え方と注意点

内示は、通常、直属の上司から口頭で伝えられます。その際、異動の理由や目的、今後のキャリアプランなどを丁寧に説明し、従業員の理解を得ることが重要です。また、従業員からの質問にも真摯に答える必要があります。内示を伝える際には、従業員の感情に配慮し、一方的な押し付けにならないよう注意が必要です。従業員の不安や疑問を解消し、納得感を得られるようにコミュニケーションをとることが大切です。

内示後のフォローアップ

内示後も、従業員が不安や疑問を抱えている可能性があります。そのため、定期的に面談を行い、状況を確認したり、必要なサポートを提供したりするなど、継続的なフォローアップが必要です。異動に伴う引越しや家族への相談など、従業員が抱える課題は様々です。人事部は、従業員一人ひとりの状況に合わせて、きめ細やかなフォローアップを行うことが重要となります。

内示を受けた後の対応策

従業員が内示を受けた場合、以下の対応策を検討する必要があります。

引き継ぎの準備と整理

異動が決まれば、現在の業務の引き継ぎ準備を進める必要があります。後任者への引継ぎ資料の作成や、業務の進捗状況の共有など、スムーズな引き継ぎを実現するための準備が必要です。引き継ぎは、責任感を持って行う必要があります。自身の業務だけでなく、チーム全体の業務にも影響を与える可能性があるため、しっかりと準備を進めることが重要です。

情報収集と必要な手続き

異動先での業務内容や必要なスキル、職場環境など、事前に情報収集を行うことが重要です。また、異動に伴う転居や家族の転校などの手続きが必要な場合は、早めに行動を開始する必要があります。情報収集は、不安を解消し、新しい環境にスムーズに適応するために役立ちます。必要な手続きを事前に把握しておくことで、異動に伴う負担を軽減することができます。

転居を伴う場合の準備

異動に伴い転居が必要な場合は、住居探しや引越し業者との契約など、多くの準備が必要です。家族がいる場合は、子供の転校手続きや配偶者の仕事探しなども必要となる場合があり、早めの準備が重要です。転居は、時間と労力を要する大きなイベントです。余裕を持って準備を進めることで、異動に伴うストレスを軽減することができます。

内示を断ることは可能か？

内示を受けた場合、必ずしも承諾する義務はありません。正当な理由がある場合は、断ることも可能です。

内示を断るための正当な理由

内示を断る正当な理由としては、健康上の理由、家族の介護、配偶者の転勤など、個人的な事情が挙げられます。また、異動先での業務内容が自身のキャリアプランと合致しない場合なども、正当な理由とみなされる場合があります。正当な理由なく内示を断ることは、会社との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、内示を断る場合は、必ず正当な理由を明確に伝えることが重要です。

内示を断る際の手順と注意点

内示を断る場合は、まず直属の上司に相談し、断る理由を丁寧に説明する必要があります。その際、感情的にならず、冷静に話し合うことが重要です。また、会社側の意向を尊重し、感謝の気持ちを伝えることも大切です。内示を断ることは、会社にとって大きな負担となる可能性があります。そのため、断る場合は、できるだけ早く意思表示を行い、会社側の対応に協力する姿勢を示すことが重要です。