ジョブディスクリプションのテンプレートを紹介！作り方や運用方法も解説

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こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。ジョブディスクリプションは、採用活動や人事評価において重要な役割を果たします。しかし、作成には多くの時間と労力を要するため、頭を悩ませている採用担当者も多いのではないでしょうか。そこで今回は、ジョブディスクリプションのテンプレートを活用した効率的な作成方法について詳しく解説していきます。

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優秀な人材の確保は、事業の発展と成功の鍵を握ります。多くの企業が採用計画の立案と実施に課題を抱える中、効果的な戦略の重要性が増しています。そこで、採用計画の策定から具体的な施策、そしてKPIの設定・管理に至るまでを網羅したExcelファイルを用意しました。このテンプレートを活用することで、貴社の採用プロセスを最適化し、目標達成への道筋を明確にすることができます。ぜひご活用いただき、採用活動の効率化と成果向上にお役立てください。

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ジョブディスクリプションとは何か

ジョブディスクリプションとは、日本語で「職務記述書」と訳され、特定の職務に関する役割、責任、義務、必要なスキルなどを詳細に記述した文書のことです。いわば、その職務の設計図のようなもので、採用活動から評価、育成まで、様々な場面で活用されます。

ジョブディスクリプションの定義

ジョブディスクリプションは、単なる職務内容のリストではありません。その職務が組織全体の中でどのような位置づけにあり、どのような貢献が期待されているのかを明確にする重要なドキュメントです。具体的な業務内容だけでなく、求められるスキルや経験、責任範囲、評価基準なども含まれます。

このように、ジョブディスクリプションは多岐にわたる情報を網羅することで、その職務に対する理解を深めることができます。

ジョブディスクリプションの目的

ジョブディスクリプションを作成する目的は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、採用活動の効率化です。求職者に対して、職務内容や必要なスキルを明確に伝えることで、ミスマッチを防ぎ、適切な人材を採用することができます。

2つ目は、人事評価の公平性向上です。評価基準を明確にすることで、客観的な評価が可能となり、社員のモチベーション向上にもつながります。

3つ目は、社員の育成促進です。自身の役割や責任を理解することで、キャリアプランを描きやすくなり、スキルアップへの意欲を高めることができます。

これらの目的を達成するために、ジョブディスクリプションは重要な役割を果たします。

ジョブディスクリプションが重要な理由

現代のビジネス環境は、変化が激しく、企業は常に競争にさらされています。そのような状況下で、優秀な人材を確保し、育成することは、企業の成長にとって不可欠です。ジョブディスクリプションは、まさにそのための基盤となる重要なツールと言えるでしょう。

明確なジョブディスクリプションがあれば、社員は自身の役割や責任を理解し、目標に向かって努力することができます。また、企業は、適切な人材を採用し、育成することで、組織全体の能力向上を図ることができます。

ジョブディスクリプションは、単なる書類作成ではなく、企業の成長戦略を支える重要な要素なのです。

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ジョブディスクリプションのメリット

ジョブディスクリプションを作成・運用することで、企業は様々なメリットを得ることができます。ここでは、代表的なメリットを3つ紹介します。

公平な人事評価ができる

ジョブディスクリプションを基に評価基準を明確化することで、感情や主観に左右されない、公平な人事評価が可能になります。評価基準が曖昧だと、評価者によって評価にばらつきが生じ、社員の不満につながる可能性があります。しかし、ジョブディスクリプションがあれば、評価基準が明確になるため、評価の透明性が高まり、社員の納得感も得やすくなります。

このように、具体的な評価基準を設定することで、より客観的な評価が可能になります。

採用のミスマッチを防げる

求職者に対して、職務内容や必要なスキルを明確に伝えることで、ミスマッチを防ぎ、適切な人材を採用することができます。求職者は、ジョブディスクリプションを通して、自身のスキルや経験と照らし合わせ、応募するかどうかを判断することができます。企業側も、ジョブディスクリプションに合致する人材を選考することで、入社後のミスマッチを防ぎ、早期離職のリスクを低減することができます。

例えば、営業職のジョブディスクリプションに「新規顧客開拓」が重要な業務として記載されていれば、営業経験が豊富で、新規開拓に意欲的な人材を採用することができます。

社員のモチベーション向上に役立つ

自身の役割や責任を明確に理解することで、社員は目標に向かって努力することができます。また、キャリアプランを描きやすくなり、スキルアップへの意欲を高めることができます。ジョブディスクリプションは、社員が自身の成長を実感できる機会を提供し、モチベーション向上に大きく貢献します。

例えば、ジョブディスクリプションに将来的なキャリアパスが記載されていれば、社員は自身のキャリア目標を明確化し、必要なスキルを習得するための努力を惜しまなくなるでしょう。

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ジョブディスクリプションのデメリット

ジョブディスクリプションは多くのメリットをもたらしますが、一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、代表的なデメリットを3つ紹介します。

業務範囲の限定化

ジョブディスクリプションに記載された業務内容に縛られ、柔軟な対応が難しくなる可能性があります。特に、変化の激しい現代のビジネス環境においては、臨機応変な対応が求められる場面も多く、ジョブディスクリプションに記載されていない業務を拒否してしまうような状況は避けなければなりません。

このように、ジョブディスクリプションはメリットとデメリットを併せ持つため、適切な運用が重要です。

属人化のリスク

特定の社員に業務が集中し、属人化してしまうリスクがあります。ジョブディスクリプションに記載された業務を特定の社員しか理解していない場合、その社員が退職してしまうと、業務が滞ってしまう可能性があります。属人化を防ぐためには、ジョブディスクリプションを定期的に見直し、最新の状態に保つことが重要です。

例えば、業務マニュアルを作成したり、複数人で業務を共有したりすることで、属人化のリスクを軽減することができます。

組織の硬直化

ジョブディスクリプションに厳格に縛られすぎると、組織全体の柔軟性が失われ、硬直化してしまう可能性があります。新しいアイデアやイノベーションが生まれにくくなる可能性もあるため、ジョブディスクリプションはあくまでガイドラインとして捉え、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。

例えば、定期的にジョブディスクリプションを見直し、時代に合わせた内容に更新することで、組織の硬直化を防ぐことができます。

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ジョブディスクリプションの作り方

ジョブディスクリプションを作成する際には、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、基本的な作成手順を3つ紹介します。

必要な情報の収集

まずは、作成するジョブディスクリプションに必要な情報を収集します。具体的には、以下の情報が必要です。

• 職務名
• 所属部署
• 職務概要
• 職務内容
• 必要なスキル・経験
• 責任範囲
• 評価基準

これらの情報は、既存の資料や、担当者へのインタビューなどを通して収集することができます。

状況に応じて、適切な情報収集方法を選択することが重要です。

情報の精査と分類

収集した情報は、正確性や網羅性を確認し、必要に応じて修正や追加を行います。また、情報を整理し、ジョブディスクリプションの各項目に分類します。

例えば、職務内容を具体的なタスクに分解したり、必要なスキルをレベル分けしたりすることで、より分かりやすいジョブディスクリプションを作成することができます。

フォーマットへの記入

最後に、整理した情報をジョブディスクリプションのフォーマットに記入します。フォーマットは、企業によって異なりますが、一般的には以下の項目が含まれます。

• 職務名
• 所属部署
• 職務概要
• 職務内容
• 必要なスキル・経験
• 責任範囲
• 評価基準

これらの項目を漏れなく記入することで、完成度の高いジョブディスクリプションを作成することができます。

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ジョブディスクリプションの具体例

ここでは、職種別にジョブディスクリプションの具体例を紹介します。

営業職のジョブディスクリプション例

職務名: 営業担当

所属部署: 営業部

職務概要: 新規顧客開拓、既存顧客への深耕営業、売上目標達成

職務内容:

• 顧客への提案資料作成
• 顧客への訪問・商談
• 契約締結
• 売上管理
• 顧客フォロー

必要なスキル・経験:

• 営業経験3年以上
• コミュニケーション能力
• プレゼンテーション能力
• 問題解決能力

責任範囲:

• 担当顧客の売上目標達成
• 新規顧客開拓

評価基準:

• 売上目標達成率
• 新規顧客獲得数
• 顧客満足度

エンジニア職のジョブディスクリプション例

職務名: システムエンジニア

所属部署: 開発部

職務概要: システム開発、設計、テスト

職務内容:

• 要件定義
• 設計
• プログラミング
• テスト
• 運用・保守

必要なスキル・経験:

• プログラミング言語（Java, Pythonなど）の知識
• データベースの知識
• システム開発経験3年以上

責任範囲:

• システム開発プロジェクトの遂行
• システムの品質管理

評価基準:

• プロジェクト完了率
• システムの品質
• チームへの貢献度

管理職のジョブディスクリプション例

職務名: 営業部長

所属部署: 営業部

職務概要: 営業部のマネジメント、売上目標達成

職務内容:

• 部下の指導・育成
• 営業戦略の立案・実行
• 売上管理
• 顧客との関係構築

必要なスキル・経験:

• 営業経験5年以上
• マネジメント経験3年以上
• リーダーシップ
• 問題解決能力

責任範囲:

• 営業部の売上目標達成
• 部下の育成

評価基準:

• 部署の売上目標達成率
• 部下の育成状況
• リーダーシップ

ジョブディスクリプションの運用方法

ジョブディスクリプションを作成したら、それを適切に運用することが重要です。ここでは、代表的な運用方法を3つ紹介します。

採用時の活用方法

求職者に対して、ジョブディスクリプションを提示することで、職務内容や必要なスキルを明確に伝えることができます。これにより、ミスマッチを防ぎ、適切な人材を採用することができます。

例えば、求人票にジョブディスクリプションを添付したり、面接時にジョブディスクリプションを基に質問したりすることで、求職者への情報提供を充実させることができます。

人事評価での活用方法

ジョブディスクリプションに記載された評価基準に基づいて、社員の業績を評価することができます。これにより、公平で客観的な評価が可能となり、社員のモチベーション向上にもつながります。

例えば、定期的な面談でジョブディスクリプションを用いて、社員の目標達成度や課題を共有することで、成長を促すことができます。

社員教育での活用方法

ジョブディスクリプションは、社員の育成にも活用することができます。ジョブディスクリプションに記載された必要なスキルや経験を基に、研修プログラムを設計したり、キャリアプランを検討したりすることができます。

例えば、ジョブディスクリプションに記載されたスキルを習得するための研修を受講させることで、社員のスキルアップを支援することができます。

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まとめ

ジョブディスクリプションは、採用活動から評価、育成まで、様々な場面で活用できる重要なツールです。適切に作成・運用することで、企業は多くのメリットを得ることができます。ぜひ、今回の記事を参考に、ジョブディスクリプションの作成・運用に取り組んでみてください。

ジョブディスクリプションは、企業の成長を支える重要な基盤となります。作成には時間と労力がかかりますが、その効果は非常に大きいため、積極的に活用していくことをおすすめします。

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