オファーレターとは何か？内定通知書との違いと確認すべきポイントを解説

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers HR Magazine編集部です。この記事では、採用担当者の方に向けて、オファーレターについて詳しく解説していきます。オファーレターとは何か、内定通知書との違い、作成時の注意点など、採用活動において重要なポイントを網羅的に理解し、より効果的な採用活動を実現するためのヒントを得ていただければ幸いです。

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オファーレターとは何か

オファーレターとは、企業が採用候補者に対して正式に採用を通知し、労働条件を提示する重要な書類です。いわば、企業と候補者間の「雇用契約の約束手形」と言えるでしょう。

採用活動において、オファーレターは単なる形式的な書類ではなく、候補者との信頼関係を構築し、スムーズな入社を実現するための重要なツールです。企業の顔として、魅力的なオファーレターを作成することは、優秀な人材を獲得するための重要な戦略の一つと言えるでしょう。

では、具体的にオファーレターとはどのようなもので、内定通知書とはどう違うのでしょうか。また、労働条件通知書との違いについても詳しく見ていきましょう。

オファーレターの基本的な定義

オファーレターとは、企業が採用候補者に対して、正式に採用を通知し、労働条件を提示する文書のことです。英語では "Offer Letter" と表記され、直訳すると「申し出の手紙」となります。

オファーレターには、採用するポジション、給与、勤務時間、福利厚生などの具体的な労働条件が明記されます。これにより、候補者は入社前に自身の待遇を明確に理解することができます。

オファーレターは、法的拘束力を持つ場合があり、企業と候補者間の合意に基づいて作成されます。そのため、記載内容には十分な注意が必要です。

内定通知書との違い

内定通知書は、採用選考の結果、候補者が採用されたことを通知する文書です。一方、オファーレターは、採用通知に加えて、具体的な労働条件を提示する点が異なります。

内定通知書は、いわば「合格通知」のようなもので、採用が決定したことを伝えるものです。一方、オファーレターは、より詳細な情報を含み、候補者が入社を決断するための重要な判断材料となります。

例えば、内定通知書には「営業部に配属」と記載されているだけかもしれませんが、オファーレターには「営業部　新規開拓チーム」のように、より具体的な配属先が記載されていることがあります。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書は、労働基準法で定められた、労働者に対して交付が義務付けられている文書です。労働契約の内容や労働条件を明記するもので、オファーレターと内容が重複する部分も多いです。

しかし、オファーレターは、採用候補者に対して入社前に交付されるのに対し、労働条件通知書は、入社後に交付される点が異なります。また、オファーレターは、企業側から候補者への「申し出」という側面が強いのに対し、労働条件通知書は、法律に基づいた「通知」という側面が強いと言えるでしょう。

近年では、オファーレターと労働条件通知書を一体化させて作成する企業も増えてきています。

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オファーレターを出す理由

オファーレターは、企業にとって、優秀な人材を確保し、スムーズな入社を実現するための重要なツールです。具体的には、以下の3つの理由から、オファーレターを出すことが重要と考えられています。

採用活動は、企業と候補者双方にとって、時間と労力を要するプロセスです。オファーレターは、このプロセスを円滑に進め、最終的に双方にとって満足のいく結果を得るための重要な役割を担っています。

求職者に対する正式な通知

オファーレターは、企業が求職者に対して、正式に採用を決定したことを伝えるための手段です。口頭での内定通知だけでは、後々のトラブルに発展する可能性も否定できません。書面で正式な通知を行うことで、求職者に対して安心感を与え、入社への意欲を高めることができます。

また、オファーレターには、企業のビジョンや価値観を伝えることもできます。求職者は、オファーレターを通じて、企業の文化や働き方について理解を深めることができます。

労働条件の明確化

オファーレターには、給与、勤務時間、福利厚生など、具体的な労働条件が明記されます。これにより、求職者は入社前に自身の待遇を明確に理解することができます。

労働条件を明確にすることで、入社後のミスマッチを防ぎ、早期退職のリスクを低減することができます。また、求職者にとっても、自身のキャリアプランを考える上で、重要な情報となります。

トラブル防止のための書面化

オファーレターは、企業と求職者間の合意内容を書面化する役割も担っています。口頭での約束だけでは、後々解釈の違いが生じ、トラブルに発展する可能性があります。

書面で合意内容を明確にすることで、双方の認識を一致させ、将来的なトラブルを未然に防ぐことができます。また、万が一トラブルが発生した場合でも、オファーレターは重要な証拠となります。

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オファーレターの内容

オファーレターには、採用候補者が入社を決断するために必要な情報が網羅的に記載されている必要があります。具体的には、以下の項目が含まれていることが一般的です。

これらの情報は、候補者にとって入社を決める上で重要な判断材料となるため、正確かつ詳細に記載することが重要です。また、企業のビジョンや価値観を伝えることも、候補者の入社意欲を高める上で効果的です。

内定通知

オファーレターの冒頭には、採用候補者に対する内定通知が記載されます。採用するポジション名、所属部署などを明確に記載することで、候補者に安心感を与え、入社への期待を高めることができます。

例えば、「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇ポジションへの採用が決定いたしました」といったように、具体的な情報を盛り込むことが重要です。

入社予定日

入社予定日は、候補者にとって重要な情報です。現職の退職手続きや、引っ越しなどの準備が必要となるため、余裕を持った日程を設定し、候補者と相談の上で決定することが望ましいです。

また、入社予定日までに必要な書類や手続きについても、オファーレターに記載することで、候補者の不安を解消することができます。

ポジション・役職

採用するポジション名と役職を明確に記載します。具体的な業務内容や役割、責任範囲などを詳しく説明することで、候補者は入社後のイメージを具体的に描くことができます。

また、将来的にどのようなキャリアパスを描けるのか、といった情報も盛り込むことで、候補者のモチベーションを高めることができます。

労働条件

労働条件は、候補者にとって最も重要な情報の一つです。給与、賞与、勤務時間、休日・休暇、福利厚生など、具体的な内容を詳細に記載する必要があります。

特に、給与や賞与については、基本給だけでなく、各種手当や昇給の基準なども明確に記載することで、候補者の不安を解消することができます。

給与や賞与の詳細

給与や賞与は、候補者にとって最も関心の高い項目の一つです。基本給、賞与の支給時期や金額、昇給の基準などを明確に記載する必要があります。

また、残業代や通勤手当などの各種手当についても、支給条件や金額を詳しく説明することで、候補者の理解を深めることができます。

福利厚生

福利厚生は、企業の魅力を高める重要な要素です。健康保険、厚生年金、雇用保険などの法定福利厚生に加え、住宅手当、通勤手当、社員食堂、退職金制度など、企業独自の福利厚生についても詳しく記載することで、候補者の入社意欲を高めることができます。

また、福利厚生制度を利用するための手続きや注意点なども記載することで、候補者のスムーズな入社をサポートすることができます。

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オファーレターを出すタイミングとその後の流れ

オファーレターは、採用プロセスにおいて重要な役割を担っています。適切なタイミングで発行し、その後のフォローを丁寧に行うことで、優秀な人材の獲得に繋がります。

ここでは、オファーレターを出すタイミングとその後の流れ、そしてオファー面談の重要性について詳しく解説します。

オファーレターを出すタイミング

オファーレターを出すタイミングは、最終面接後、採用が決定した時点が一般的です。ただし、企業によっては、最終面接の前にオファーレターを出す場合もあります。

重要なのは、候補者が十分に検討する時間を確保することです。そのため、オファーレターには、回答期限を明確に記載する必要があります。

また、候補者が他の企業からもオファーを受けている可能性もあるため、迅速な対応が求められます。

オファーレター発行後の流れ

オファーレターを発行した後、候補者からの回答を待ちます。回答期限までに承諾の連絡があれば、入社に向けて必要な手続きを進めます。

もし、辞退の連絡があった場合は、その理由をヒアリングし、今後の採用活動に活かすことが重要です。

また、回答期限が過ぎても連絡がない場合は、候補者に連絡を取り、状況を確認する必要があります。

オファー面談の重要性

オファーレターを発行する前に、オファー面談を行う企業も増えています。オファー面談では、オファーレターの内容を詳しく説明し、候補者の疑問や不安を解消することができます。

また、オファー面談は、候補者と直接コミュニケーションを取る貴重な機会です。企業のビジョンや価値観を伝え、入社への意欲を高めることができます。

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オファーレターの作成時の注意点

オファーレターは、企業と候補者間の重要な約束事となるため、作成には細心の注意が必要です。ここでは、オファーレター作成時に特に注意すべき3つのポイントについて解説します。

これらのポイントを踏まえ、魅力的で正確なオファーレターを作成することで、優秀な人材の獲得に大きく貢献することができます。

入社への動機づけ

オファーレターは、単なる労働条件の提示だけでなく、候補者の入社意欲を高めるための重要なツールでもあります。企業のビジョンや価値観、将来的なキャリアパスなどを具体的に示すことで、候補者の心を掴むことができます。

例えば、「当社では、〇〇というビジョンを掲げ、〇〇という事業を通じて社会に貢献しています。あなたには、〇〇という役割を担っていただき、将来的には〇〇といったキャリアパスを描くことも可能です。」といったように、具体的な情報を盛り込むことで、候補者のモチベーションを高めることができます。

内定取り消しのリスク

オファーレターの内容に虚偽があったり、法律に違反する内容が含まれていた場合、内定を取り消されるリスクがあります。また、候補者の経歴詐称が発覚した場合なども、内定取り消しとなる可能性があります。

内定取り消しは、企業の評判を大きく損なうだけでなく、訴訟に発展する可能性もあるため、十分な注意が必要です。

リファレンスチェックの実施

オファーレターを発行する前に、リファレンスチェックを実施することも重要です。リファレンスチェックとは、候補者の過去の勤務先などに問い合わせ、職務経歴や人物像などを確認することです。

リファレンスチェックを通じて、候補者の能力や適性を見極めることで、ミスマッチを防ぎ、入社後の活躍に繋げることができます。

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まとめ

オファーレターは、企業と候補者にとって、採用プロセスにおける重要なコミュニケーションツールです。この記事で解説した内容を参考に、魅力的で正確なオファーレターを作成し、優秀な人材の獲得に繋げてください。