エンジニア向けWeb説明会の開催方法。必要な準備や注意点を解説

働き方改革やコロナ禍を機に、会社説明会をオンラインで実施する企業が増えてきました。エンジニア向けのWeb説明会の開催方法や必要な準備、注意すべきポイントなどを解説します。これからWeb説明会を開催する予定の企業は、参考にしてみましょう。

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Web説明会とは？注目される理由

(出典）https://unsplash.com/

近年、会場を用意して開催するオフラインの会社説明会に代わり、Web説明会を開く企業が増えています。まずは、Web説明会の概要と、多くの企業が開催している背景を解説します。

オンラインでの会社説明会が主流に

Web説明会はインターネット回線を利用して、オンラインで説明会を開催することで、近年は業界・業種にかかわらず多くの企業が導入しています。特にIT業界ではすでに主流で、オンラインで開催することで、できるだけ多くの人が参加できるようにするのが一般的です。

また、会社説明会のみならず、イベントや展示会もオンラインでの開催が広まっており、さまざまなコンテンツを配信できるシステムも続々リリースされています。

コロナ禍によりWeb説明会が普及

Web説明会が広く導入されるようになった背景として、新型コロナウイルスの影響があります。

それまでオンラインでイベントを開くことに懐疑的だった企業も、コロナ禍によりWeb説明会をはじめ、さまざまなイベントをオンラインで開催せざるを得なくなり、結果的に開催に抵抗がなくなった面があります。さらに近年は、スタートアップでも、創業初期からWeb説明会を開催する企業も少なくありません。

一方、就職・転職希望者の方も、オンラインでの会社説明会の参加に違和感がなくなり、当然のものとして受け入れるようになっています。

就職・転職期間が短くなった点も背景に

就職・転職にかける期間が短くなった人が多いのも、Web説明会が普及した背景の一つです。学生の就職活動に割く時間が減っており、転職活動をする人も、従来よりも比較的短期間で転職先を決める傾向があります。

その一方で、会社説明会に積極的に出席し、自分に合った企業かどうか、確認する人が増えている状況です。活動期間が限られている中で、しっかりと情報収集をしなければならないので、わざわざ出向かなくても、オンラインで説明会に参加できる企業を歓迎する人が多くいます。

Web説明会を開催するには？

(出典）https://unsplash.com/

Web説明会を開催する方法としては、説明会をライブ配信する方法と、事前に説明会の様子を録画しておき、任意の時間帯に動画で配信する方法があります。それぞれ概要を解説します。

会社説明会をライブ配信する

会社説明会の様子をライブ配信すれば、リアルタイムの映像を視聴してもらえるので、参加者とコミュニケーションを取りながら進められるのが特徴です。その場で質疑応答が可能になるため、オフラインでの会社説明会と同じ感覚で進められます。

また、実際に会場を押さえて一般的な会社説明会を開催し、その様子をライブ配信する方法もよいでしょう。オフラインとオンラインを組み合わせることで、より多くの参加者に説明会の内容を発信できます。会場を借りて説明会を開催できる企業は検討してみましょう。

会社説明会を動画で配信する

事前に説明会を録画しておき、任意の日時に動画として配信する方法です。参加者が自分の都合のよい時間帯に確認できるのがメリットで、多くの視聴者に説明会を視聴してもらえます。ただし、リアルタイムでの質疑応答はできないので、別途質問フォームを用意するといった工夫が必要です。

なお、説明会のライブ配信を録画しておけば、後日動画として配信することも可能です。ライブ配信の日時に視聴できなかった人にも内容を確認してもらえます。録画・配信の手間はほとんどかからないので、可能であれば配信を録画しておき、後から動画として視聴してもらえるようにしましょう。

Web説明会を開催するメリット

(出典）https://unsplash.com/

Web説明会を開催するメリットとしては、低コストで配信できる点や、参加のハードルを大きく下げられる点、母集団形成がしやすい点などがあります。それぞれ見ていきましょう。

低コストで会社説明会を開催できる

オフラインで会社説明会を開催するのに比べて、Web説明会は圧倒的に低コストなのが特徴です。大きな会場を借りたり準備したりする必要がなく、配信機材と配信用の場所を確保すれば、ほとんど費用をかけずに説明会を開催できます。

体裁にそこまでこだわらなければ、オフィスの一角を配信場所にしてもよいでしょう。説明会の資料さえ準備できていれば、配信自体にはさほど手間はかかりません。ライブ配信の方法を理解している人ならば、数分で機材のセッティングと配信準備が可能です。

参加のハードルを下げられる

オフラインでの会社説明会に比べ、Web説明会は就職・転職希望者に対して、参加のハードルを下げられるのもメリットです。自宅から気軽にアクセスして参加が可能で、視聴する側はほとんど準備がいりません。

どういった企業であっても、オフラインでの説明会の場合、当日に不参加を選択する応募者は一定数いるものです。しかしオンラインの場合、参加者は移動のための時間を考慮する必要がなく、交通費もかからないので、参加率が高くなる傾向にあります。

さらに、上記のようにライブ配信だけではなく、説明会の内容を後から動画で配信するようにしておけば、ライブ配信の日時に都合のつかない参加者も、問題なく説明会の内容を確認できます。

母集団形成がしやすい

住んでいる場所に関係なく、多くの人に説明会に参加してもらえるため、母集団形成がしやすいのもWeb説明会のメリットの一つです。企業の採用活動における母集団とは、応募者や応募する可能性のある人材全体を指す概念で、より多くの母集団を形成できれば、それだけ優秀な人材を採用できる可能性が高まります。

その時点では採用に結び付かない人材がいても、後の事情の変化や、継続的なアプローチを通じて、最終的に自社への転職を決めてくれるケースも考えられます。

Web説明会に必要な準備

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Web説明会を開くために、準備すべき事柄を解説します。実際に会場を用意して開催するオフラインの説明会に比べて、手軽に準備を進められますが、配信環境には配慮しなければいけません。

配信環境の準備

インターネット環境はもちろん、配信するパソコンやカメラ、マイクの準備が必要です。大規模な説明会を開催する場合は、講演台や幕などの用意も求められます。配信する映像が暗くならないように、照明器具の準備もしておきましょう。

スタートアップをはじめ、説明会の規模や体裁にこだわらない企業の場合は、普段のオフィスから説明会を発信しても問題はありません。しかし、大企業の場合は相応の会場を用意して、権威性を高めた方がよい場合もあります。予算や説明会に割ける時間・人的リソースなどを鑑みて、最適な配信環境を整えましょう。

Web説明会に利用できるシステム

Web説明会の配信システムは、ZoomやMicrosoft Teams、あるいはYouTubeといった無料のライブ配信サービスでも問題はありません。参加人数が限られたり、機能が制限されたりする場合もありますが、説明会の配信自体は無料でできます。

ただし、参加者の管理や面接なども可能な配信システムがあるので、質疑応答や母集団の形成、アンケートの実施など、配信以外にも利用する場合は専用システムの方がよいでしょう。スライドの表示や配信の録画はもちろん、採用管理まで対応できるものもあります。

Web説明会を開催する際のポイント

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Web説明会を開催する際には、以下のポイントを意識しましょう。視聴者を飽きさせないコンテンツ作りに加えて、事前リハーサルの必要性や、質問しやすい環境などにも配慮が必要です。

コンテンツの設計を工夫する

参加者が飽きずに、興味を持って視聴できる内容にしなければいけません。会社説明会では、事業内容はもちろん、入社後のキャリアや職場環境などの説明に加えて、自社で働くことの魅力をしっかりと伝える必要があります。

オフラインの場合、途中で退席する応募者はまずいませんが、オンラインの場合、内容がつまらなければ、すぐに離脱されてしまう可能性があります。途中退席を防ぎつつ、最後までしっかりと内容を聞いてもらえるように、コンテンツの設計を工夫しましょう。

事前リハーサルは必ず行う

会社説明会では、誰にでも分かりやすいスライドを作成したり、適宜動画を挿入して説明を補完したりして、視聴者の興味を引くことが大事です。

ある程度シナリオとして落とし込んでおけば、滞りなく進められるでしょう。特に司会役の社員は、時間通りに進められるように、全体の流れを頭に入れておく必要があります。また、当日は本番でスムーズな説明ができるように、事前にしっかりとリハーサルを行いましょう。

ライブ配信と動画配信を使い分ける

すでに説明したように、Web説明会はライブ配信と、動画配信の2種類の方法があります。双方のメリット・デメリットを理解し、必要に応じてうまく使い分けることが大事です。参加者とのリアルタイムのコミュニケーションを重視したい場合はライブ配信を、繰り返しコンテンツを視聴してもらいたい場合は、動画配信を選択するのがよいでしょう。

ただし、繰り返しになりますが、ライブ配信を録画しておき、後から動画として配信するようにすれば、視聴者は自分の好きな時間に内容を確認できます。ライブ配信の録画はほとんど手間がかからないので、可能ならば録画をしておき、後から編集して配信できるようにしておきましょう。

参加者が質問しやすい環境にする

Web説明会において、参加者は対面のときと同様か、それ以上に質問しづらい環境にあります。説明会を一方的に配信するだけではなく、専用フォームを作成するなどして、参加者が視聴中に気軽に質問できる環境にしておきましょう。

フォーム形式やアンケート形式ならば、参加者も気兼ねなく疑問点や不明点を質問できます。さらに、よくある質問もまとめておき、いつでも閲覧できるようにしておくと効果的です。すぐに参加者の質問に答えられる環境にしておけば、説明会を通じて応募を決断する参加者も増えるでしょう。

Web説明会で注意すべき点

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Web説明会では以下の点にも注意が必要です。インターネット環境に依存するため、通信環境が乱れた場合の対応はもちろん、システムトラブルが発生した場合の対処法も考えておきましょう。

通信環境が乱れた場合の対応が必要

常にインターネット回線を使って配信するため、通信環境が乱れる可能性があります。安定して高速の通信が可能なプロバイダと契約するのはもちろん、たとえ回線に問題が起こっても、別の回線にすぐに切り替えられるようにするなどの、対策を考えておきましょう。

また、システムトラブルが発生する恐れもあるので、配信中はIT技術者やシステム管理者が同席するなど、素早く対応できるようにしておく必要があります。

次のステップにつながる導線を考える

会社説明会はそもそも、採用フローの段階の一つであり、最終的には自社にマッチした優秀な人材を採用するためのものです。従って説明会を配信して終わりではなく、参加者に面接に進んでもらうための導線を考える必要があります。

説明会の中でいつでも参加者が応募できるように、フォームを作成したり、個別相談に申し込んだりできるようにしておくとよいでしょう。Web説明会を開催している企業の中には、面談用のURLを参加者に送付し、人事担当者とスカイプやZoomを使って、いつでも面談できる体制にしているところもあります。

Web説明会の開催で母集団を形成する

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Web説明会の概要とメリット、説明会に必要な準備や注意点などを解説しました。いまやWeb説明会は業界・業種を問わず、当たり前になってきています。ZoomやYouTubeを使った無料配信はもちろん、専用の配信システムも続々とリリースされているので、自社に合った配信体制を整えましょう。

ただし、多くの参加者が期待できるWeb説明会でも、コンテンツの設計が悪ければ、すぐに離脱されてしまいます。優秀な人材に応募してもらうためにも、時間をかけてしっかりと内容を作り込む必要があります。ライブ配信と動画配信の使い分けや、質問しやすい環境の構築も重要です。できるだけ多くの母集団を形成し、採用ニーズに合った人材の獲得を目指しましょう。