エンジニアの内定者懇親会を成功させるポイントは?進め方や準備、内定者のために何をすべきかを解説

Offers HR Magazine編集部 2023年5月15日

Offers HR Magazine編集部

目次

売り手市場であるエンジニア採用では、内定辞退をされないためにも継続したコミュニケーションを取る必要があります。その方法の一つが「内定者懇親会」です。内定者懇親会の進め方やポイント、内定辞退を防止するために必要な施策を解説します。

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内定者懇親会を行う目的

(出典)https://www.pexels.com/

内定者懇親会は、内定者同士や社員とのコミュニケーションを深める場の一つとして開かれるイベントです。食事会や座談会、オンラインでのディスカッションなどさまざまな方法があります。

内定者懇親会を行っている企業は少なくありません。なぜ内定者懇親会を行うのでしょうか。 その目的について解説します。

エンジニアチーム同士の交流

内定者懇親会の目的の一つは、内定者と社内エンジニアの交流です。エンジニアの場合は、入社後はプロジェクトチームに参加することが多くなります。円滑に仕事を進めるためには、同チーム内の円滑なコミュニケーションが不可欠です。

そのため、あらかじめ内定者同士や、チームのエンジニアと交流を図り、文化や考え方について理解することが必要になります。その理解の場として、内定者懇親会が催されることがあります。

チームの雰囲気を知ってもらう

企業によって文化や考え方が異なるように、チームごとにコミュニケーションの取り方や雰囲気が異なります。エンジニアにとって、チームに早くなじめるかはパフォーマンスを発揮する上では重要なポイントです。

内定者懇親会によってチームのメンバーと交流を持ち、入社前にチームの雰囲気を知ることができれば、入社後に溶け込みやすくなります。入社前に「どのような人と働くか分からない」という不安を払拭することもできるでしょう。

内定辞退を防ぐ

内定辞退を防ぐためにも、内定を出した後のフォローアップが重要になります。

内定者懇親会は、その手段の一つです。特にエンジニアの場合、複数企業から内定をもらい、その中から選択するパターンも少なくありません。

自社を選んでもらうためにも、早期にチームメンバーと関係を構築してもらい、入社後に働く自分の姿をリアルに描いてもらう必要があるのです。内定者懇親会は、その機会として用いられます。

内定者懇親会の内容は?

(出典)https://www.pexels.com/

内定者懇親会には色々な方法があります。具体的な開催方法について紹介します。開催する際は以下の例を参考にしてみてください。

飲み会や食事会

顔を直接合わせて、飲み会や食事会を行う方法はよく用いられます。お酒が苦手な人や夜に時間がとれない人がいる場合は、昼食会を行うパターンもあります。

食事は、リラックスできますので、仕事と関係のない話を話題の中心に据えつつ、相互理解やコミュニケーションのきっかけづくりにおすすめです。

座談会や交流会

簡単なゲームや、テーマを決めたイベントなど。エンジニアの場合は、ITトレンドや技術について話し合う場を設けてもよいでしょう。

社内エンジニアの仕事に関する考え方やエンジニアとしてのスキルや知見、内定者とのギャップを測る場として、効果的です。

入社前研修のプログラムの一環として用いても良いでしょう。仕事場のような雰囲気にならず、内定者と社員が分け隔てなく参加できるようなテーマやプログラムを選ぶことで、より有意義な場となります。

オンライン親睦会

エンジニアの内定者は、副業や在宅ワークがメインになることも少なくありません。そのため、会社のある場所と自身の住まいが離れている、昼間は別の仕事をしているなどの理由から、食事会や顔を合わせての交流会が難しい人もいます。

そのような場合は、オンラインでの親睦会がおすすめです。移動に時間を使わない、遠方に住む人でも参加できるなどさまざまなメリットがあります。

Zoomを始めとしたオンラインミーティングツールは、情報共有やコミュニケーションに関するさまざまな機能があるので、オフラインと変わらない交流会を催すことが可能です。

社内イベントへの参加

社内でバーベキューや球技大会などのイベントを催している場合、そのイベントに内定者を招待するという方法もあります。

社内の文化や社風をよく知れますし、経営者や他部署の人間など、関わる人間が広くなるため、会社全体の雰囲気を知ることが可能です。

注意点は、強制ではないことを明確に伝えることと、人によっては面倒だと感じられてしまう点です。

特にスポーツ系のイベントなどは、スポーツが苦手な人にとっては参加にストレスを感じてしまうため、それが内定辞退の理由につながりかねません。

招待する前に、そうしたイベントに関する参加の意思家訓をあらかじめ行っておくとよいでしょう。

内定者懇親会を成功させるポイント

(出典)https://www.pexels.com/

内定者懇親会はただ開くだけでは、成果は見込めません。むしろ「社内の雰囲気に合いそうにない」「無意味な時間だった」と内定者に思われてしまえば、内定辞退率が上がってしまうことも考えられます。内定者懇親会できちんと成果を出すためには、 以下のポイントを押さえましょう。

懇親会を行う目的を共有する

内定者懇親会に参加する内定者、社員全員に対し、懇親会を行う目的を事前に伝えましょう。目的のズレが、内定辞退の理由になってしまうリスクがあります。

例えば、社員は交流が目的で、砕けた雰囲気のイベントを望んでいるとします。しかし内定者が企業理解度を深めるためや、仕事のワークショップなどのフォーマルな雰囲気を想定していた場合、内定者は肩透かしを食らう形になってしまうでしょう。

このような目的のずれをなくすために、あらかじめどのような催しを、何を目的として行うのかを、参加する人間全員に共有しておくことが重要です。

エンジニア同士でグルーピングする

内定者懇親会の参加者を絞るか、あるいは仕事に直接関わりのある人間だけでグルーピングするようにしましょう。

特に学生を一括採用した場合など、内定者をひとくくりにしてさまざまな部署の人間と接触するようなイベントを催す企業がありますが、おすすめはできません。まったく話題の合わないメンバーや、関係性の薄いメンバーでは話が盛り上がりにくく、コミュニケーションエラーを起こしてしまう可能性もあるためです。

特にエンジニアの場合、エンジニア同士でしか通じないIT領域の話題や会社で使っているツールなどの話題に対しての興味関心が強い傾向にあります。そうした話題ができるように、エンジニア同士でグルーピングした方が、内容の濃い時間を過ごせるようになるでしょう。

入社後の不安を取り除けるように接する

特に企業から参加する人間には、会社の不満や愚痴をこぼさないように指導しましょう。

現場の愚痴や上司への不満などを内定者に話した場合、内定者が会社に対して不信感を抱き、内定を辞退してしまうケースも考えられます。

環境や使用ツール、「こうなってくれたらいいのに」というポジティブ要素を含んだ内容なら問題ありませんが、まだ会社の内部事情を知らない内定者が不信感を募らせるような情報提供は避けるべきです。

加えて、福利厚生や残業、働き方に関する質問が内定者から問われる可能性が高いので、参加者には積極的に回答して内定者の不安を取り除けるように接してもらうようにします。

内定者懇親会を行う流れ

(出典)https://www.pexels.com/

内定者懇親会の企画から実行、アフターフォローまでの流れと注意点について解説します。

プログラムの企画・内容を決める

懇親会で実施するイベント内容やプログラムについて、まずは決定します。以下の項目については、初期段階で必ず決定するようにしましょう。

  • 何をするか
  • 誰が参加するか
  • 予算
  • どんな目的で行うか
  • オンラインかオフラインか
  • 開催日と時間
  • どのような準備が必要か

人数が多い場合は、2回に分けて開催したり、オンラインとオフラインでそれぞれ別のイベントを設けるなど考えてもよいでしょう。

特に「何をするか」と「目的」は、必ず合致するような企画を考えることが重要です。

事前準備

企画や内容が決まったら、事前準備を進めていきます。

オフラインで行う場合、会場となるレストランやレンタルオフィスの予約を行います。オンラインであれば、開催するツールとURLの発行などを行いましょう。

また、事前資料を作成し、参加者に配布したり、社内で参加者を募ったりという準備も必要になります。

イベントの規模が大きくなる場合や、ゲームやワークショップを行う場合はリハーサルを行っておくと良いでしょう。機材に関しても、問題ないかどうかを確認し、本番でトラブルが起こらないように準備を進めていきましょう。

開催

当日になったら、懇親会の運営を行います。

参加者の出欠や人数確認、会場での資料の再配布などを行いつつ、懇親会が始まったら進行に支障が出ないように、トラブル対応や機材使用のサポート、司会やファシリテーションなどを行います。

ディスカッションであれば喋れていない人はいないか、ワークショップなら、作業が遅れている人がいないかなどを気に掛け、フォローを行いましょう。

開催中は全員がイベントに参加し、企業に対して、内定者が良い印象を持って帰ってもらうことが重要です。

アフターフォロー

イベントが終わった後は、参加者に対しアフターフォローを行います。参加してくれたことへのお礼メールや入社までの案内、イベントをブログに掲載したり、アンケートを実施してフィードバックを元に、次回の懇親会の内容を改善したりなどです。

内定者との接触が途絶えないよう、定期的にコミュニケーションをとることが重要です。

内定辞退を防止するポイント

(出典)https://www.pexels.com/

内定者懇親会の一番の目的は、内定辞退を防ぐことです。内定者懇親会に参加したことで、会社に悪い印象を抱かせるような事態は避けなくてはなりません。また、それ以外にも、入社日までに内定辞退されないために注意したいことがあるので、押さえておきましょう。

大規模開催を避ける

内定者懇親会で重要なのは、内定者とのコミュニケーション機会を持つことです。大規模開催になると、一人一人とのコミュニケーションが希薄になってしまい、十分なフォローができなくなる可能性が高まります。

また、内定者懇親会でお祭りやパーティーのように派手に盛り上げようとする企画者もいますが、そうした雰囲気についていけない人にとっては逆効果になってしまいます。

イベントの成功は盛り上がることではなく、参加者の入社意欲向上なので、参加者へのケアを最優先にしたイベントを企画しましょう。

入社前提のカリキュラムを組まない

内定者は内定が決まった後も、正式に入社するかどうか悩んでいるケースは少なくありません。

そうした「入るかどうか悩んでいる内定者」に対し、入社前提のカリキュラムを組むと、内定を辞退されてしまう可能性が高まってしまいます。

例えば、礼儀作法に関するトレーニングや配属希望の調査、コードの書き方やツールの使い方などがそれに該当します。これらは、正式な研修として実施すべき内容ですので、懇親会とは分けて考えた方が良いでしょう。

内定者懇親会は、「この会社で働く」という意思を固めてもらうことを目的として催すことが大切です。

定期的に開催する

内定者懇親会は1回だけではなく、複数回開催すると効果が向上します。

単発で終わってしまった場合、懇親会から入社日までの期間、他の会社のイベントに参加したことで心変わりをされてしまうかもしれませんし、1回の懇親会では意思決定ができなかった内定者が、辞退してしまう可能性もあります。

またスケジュールが合わず、参加できなかった内定者にとっては、内定者懇親会に1回も参加しないまま入社日を迎えることになってしまうため、不安が募ってしまうかもしれません。

月1や隔週程度で定期的に開催し、内定者の心が離れないようにケアをしましょう。

内定者懇親会で早期に関係を構築する

(出典)https://www.pexels.com/

内定者懇親会の目的は、早期に社内のメンバーとの関係を構築し、入社後にチームになじみやすくなってもらうことや、内定辞退を防止することにあります。

そのためには、1回きりで終わりにするのではなく、定期的に開催することも必要です。

内容としては、食事会やディスカッション、交流会などがあります。近年ではオンラインの交流会も増えています。自社のリソースや参加者の動向を見ながら適切にイベントを設定し、参加率を上げることが重要です。


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