RPO（採用代行）とは？委託できる業務や費用、導入する際の注意点を解説

採用活動は事業を成長させていく上で欠かせません。しかし、採用活動に割くリソースがない企業もあるのではないでしょうか。そのような場合にRPOは役立ちます。採用業務において、RPOの果たす役割やメリットや上手く使うポイントを見ていきましょう。

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RPOの基礎知識

（出典）https://www.pexels.com/

現在の採用フローは、一昔前と比べて複雑化しています。応募者はネットを利用して求人情報を比べたり、副業や在宅など、正社員以外の条件でも求人を探しているためです。

採用に必要なリソースは膨らむ一方で、十分な作業活動ができていない企業も増えてきています。そのような課題を解決するために用いられる選択肢の一つにRPOがあります。RPOとはどのようなものなのか、まずは基礎的な情報から紹介します。

採用業務の代行サービス

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の頭文字を取った言葉です。日本語に訳すと、「採用業務におけるプロセスの代行」となります。

つまりRPOとは、採用に関する業務を外部に委託することを指し、日本では「採用代行」「採用アウトソーシング」という言い方をすることもあります。

人材紹介との違いは？

RPOと人材紹介は、どちらも採用に関する業務を外部に発注するという点では似ています。しかし、この二つは厳密には違うものです。具体的にいえば、報酬・成果の発生条件と業務内容が異なります。

人材紹介の場合、自社の求める人材を人材紹介会社に紹介してもらい、無事採用に至れば、人材紹介会社に採用者の年収の何％かを支払うという仕組みが一般的です。前金で支払うケースもありますが、メインの報酬の発生は採用後になります。

一方でRPOは、採用に関する業務そのものを委託するため、業務の発生または完了時点で報酬を支払うことになります。実際に採用できたかどうかは、報酬の支払いには関係しないケースが多いです。

また、RPOの場合は自社が依頼した採用計画や方針に沿って業務を遂行してもらいますが、人材紹介会社は、採用に関するこれらの内容を指定することはありません。

このように、RPOと人材紹介には、業務内容と報酬の支払い条件という違いがあります。

RPOで可能な業務範囲

（出典）https://www.pexels.com/

実際にRPOにおいてどのような業務を依頼するのが一般的でしょうか。RPOで委託可能な業務範囲について解説します。

採用計画の立案

まずは、採用計画の立案です。

どんな人材を、いつまでに、何人採用すべきか、そのためにどのようなフローをたどるのかといった計画の立案を行います。採用までのカスタマージャーニーマップを作成することもあります。

また、競合を分析して募集条件の相場を調べたり、採用計画が現実的かどうかを検討したりすることも、RPOの会社によっては行うことがあります。

スカウトメールやSNSでのダイレクトリクルーティング、求人情報の公開など、採用に関するチャネルなど、採用計画についてRPO会社と協議した上で決定していきます。

RPOの代行

RPOでは採用活動の代行を行ってくれます。求人広告の作成と掲載、スカウトメールの送信などです。

スカウトメールは採用候補者1人ひとりにあわせて文面を変える場合もあれば、自動配信するツールを使って、同じ文面のメールを一斉送信することもあります。このあたりは、代行会社や料金設定によって異なります。

また、スカウトメールに対する返信、求人広告に応募者の情報を管理するといった業務も行ってくれます。

採用業務の代行

主に選考過程で発生する業務の代行です。書類選考や面接担当、面接に関する日程調整などを手伝ってくれます。筆記試験がある場合、試験監督や採点、その過程で発生する応募者からの問い合わせ対応といった業務も委託することが可能です。

事務業務から試験監督業務まで、広範囲で採用に関する業務を引き受けてくれます。

応募者の管理

応募者の管理業務も委託可能です。

応募者情報や書類の保管と整理、合否結果の通知や、その後の案内などの業務を行ってくれます。

また、合格者に対しては内定辞退をされないようにアフターフォローを行ってもらうことも可能です。採用者の管理は選考過程ごと、または職種ごとに管理せねばならないため複雑化しがちですが、それらを一挙に依頼できるのは、RPOの強みといえるでしょう。

RPOにかかる問題点

（出典）https://www.pexels.com/

RPOを利用する上で、どのような問題が発生するのかも把握しておきましょう。問題点を知ることで、委託する業務範囲や予算、どのRPO会社を利用するかなどの方針も明確になります。

コストが高額になりやすい

まず問題として挙げられるのは、社内で採用業務を行うよりもコストが高額になりやすいという点です。委託業務が広範囲になるほど、コストはより高額になります。

特に、応募者の管理や面接代行といったコアな業務ほど高額になりやすく、採用担当者を社内で採用した方が安く済むケースも少なくありません。

またエンジニアなどの専門職や、マネージャーなどの上級職を採用する場合も高額になりがちです。

全ての採用業務を委託する場合は相当高額になってしまう可能性もあるため、委託する業務の範囲はある程度厳選する必要があります。

内定者とのコミュニケーション不足に陥りやすい

RPO会社に内定者とのコミュニケーションを取ってもらう場合は、自社の社員と内定者のコミュニケーション不足に陥ってしまうことが考えられます。

例えば、カジュアル面談や座談会などで、採用前から応募者との間に関係性を構築しておくような施策は一般的に行われていますが、RPOを利用した場合、このような動きができません。

加えてRPO会社はあくまで外部の会社なので、内部の文化や現場の雰囲気などの情報は知り得ません。そうした情報に触れられない応募者を不安にさせてしまうこともあります。

結果として内定辞退が増えてしまったり、採用後に「聞いていた業務内容と違った」などのトラブルに発展したりといった問題が起こり得ます。

自社で採用ノウハウが蓄積できない

採用業務に関しては、社内でノウハウを蓄積することも重要になります。

例えば、現場からのフィードバックを受けて採用条件を追加したり、内定辞退を防ぐためにフォローの方法を改善したりといったノウハウは、社内の採用業務において重要な財産といえるでしょう。面接官の社内育成なども、採用活動を通して進んでいきます。

しかし、RPOに委託していると、このような採用活動に関するノウハウが社内に蓄積していきません。結果として、RPOに委託し続けるしかなく、内定辞退率や選考通過率、入社後のパフォーマンスなどの数値が改善できない状況が続いてしまいます。

RPOをうまく使うポイント

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ここまで説明してきたように、RPOは利用方法を見誤れば高額の出費や、ノウハウを蓄積できないといった問題点につながります。

そうならないために、どのように活用していくべきかポイントを解説します。

自社で欲しい人材を整理する

RPO会社を利用する場合、欲しい人材の整理を自社内で整理しておくことは必須です。採用したい人物像が明確でない場合、採用後のミスマッチを招く可能性が高まります。

そうなってしまうと、採用までにかかった時間や費用が全て無駄になってしまうだけでなく、本来採用すべきだった人材の採用を見送ってしまうことも考えられるでしょう。

このようなミスマッチを防止するためには、自社で欲しい人材の役割やスキル、ポテンシャルなどを整理し、RPO会社に明確に伝えることが必要になります。

RPOの会社を慎重に選ぶ

RPO会社といっても実績やスキルはさまざまです。そもそも採用に関する実績がなかったり、RPO業務に関しては数ある業務代行の一つに過ぎなかったりという会社も存在します。採用活動では結果が求められますので、そうした結果の出にくい会社をあらかじめ選ばないことも大切です。

また、専門職であれば、その業種に関する実績やノウハウがあるかを確認しましょう。

IT業界や医療業界など、専門性の高い業種のRPOには、携わる人間にもその分野の知識がある程度求められます。その業種にも対応できるRPOの会社なのかを見極めてから、依頼することが大切です。

RPOの事業者ごとの比較などについてはこちら

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エンジニアの採用については「Offers」を使ってみてはいかがでしょうか。エンジニア採用に関する課題解決に役立ちます。

Offersのサービス内容について解説しますので、エンジニア採用に悩んでいる方は参考にしてみてください。

Offersとはどんなサービス？

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自社で欲しい人材条件を絞り込んで検索ができるので、採用候補者の絞り込みや情報の可視化が行いやすいのが特徴です。スピーディーな採用と、採用のミスマッチを減らし、パフォーマンスを発揮しやすい人材獲得につながります。

Offersができること

Offersでは、採用候補者の絞り込みから、オファーを出すまでの業務を効率化することが可能です。

具体的には、応募者と社内の採用担当者のつながりを可視化したり、応募管理の一元化、条件の交渉などがOffersで行えます。

また、「Offers MGR(オファーズマネージャー)」では、エンジニア業務で利用するサービスからデータを抽出し、個人のパフォーマンスやチームのアウトプットを可視化し、作業の効率化や、採用後の人材のパフォーマンスを追跡することが可能です。

RPOは計画的な利用が重要

（出典）https://www.pexels.com/

RPOは利便性が高い一方で、高額な費用がかかってしまう点や、ノウハウが社内で蓄積できないといった問題点があります。

最も重要な問題は、応募者とのコミュニケーションエラーにより、本来欲しかった人材を獲得できなかったり、内定辞退をされてしまったりするケースが起こり得る点です。

採用は組織の成長において重要な要素ですので、最終的には社内の人間で行えるようになることが理想でしょう。採用業務を効率化できるサービスの活用も、検討してみてはいかがでしょうか。