採用要件を定義しよう。採用のミスマッチをなくすための設定方法

エンジニアの採用では、自社に必要な人材の要件定義が極めて重要です。採用のミスマッチを防ぐために、人事部内でしっかりと話し合って、採用要件や評価項目の優先順位などを決めておきましょう。要件の作り方や注意すべきポイントなどを解説します。

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採用要件とは？

（出典）https://www.pexels.com/

採用要件とは、自社に必要な人材の特徴や特性などを示したものです。まずは、採用要件を明確に定義すべき理由や重要性を理解しましょう。

自社が採用すべき人材の特性を決めたもの

自社が採用すべき人材の条件を具体的にしたものが採用要件です。どういった人材が必要なのか、客観的に判断できる基準を設けることで、公平かつスムーズな採用活動が可能になります。

特に複数の採用担当者が書類選考や面接をする場合、個人の好みや価値観、重視している事柄によって、応募者の評価にブレが生じてしまうでしょう。その結果、採用のミスマッチが起こる可能性があります。

採用要件の定義は、本当に必要な人材を採用するために必要なだけでなく、人事部門の意思を統一するためにも必要です。要件が明確ならば、担当者間で意見の相違も起こりづらいので、スムーズに採用活動を進められるようになります。

採用要件の定義がなぜ重要なのか？

基準が不明確なまま採用活動を続けた結果、人材のミスマッチが発生してしまう企業は決して少なくありません。担当者間で採用する人材のコンセンサスが得られていないところは多く、さらに現場のニーズも拾えていない場合、入社した人材が環境になじめず、すぐに離職・転職してしまう可能性が高まります。

特に人材獲得競争が激しく、売り手市場となっているエンジニアの場合、よりよい条件を提示してくれる企業を求めて、早々に転職されてしまうケースは珍しくありません。転職や独立が一般的になっている昨今では、よりよい条件を提示してくれる企業を求めて、すぐに職場を移ってしまう人材は多くいます。

入社後にすぐ転職されると採用にかけたコストが無駄になってしまうため、採用の段階で長く働いてくれる人材を見極めるために、しっかりと採用の要件を決めておくことが大事です。

採用要件を定義するメリット

（出典）https://www.pexels.com/

社内で採用要件を定義するメリットとしては、自社に合った人材を獲得しやすくなるのに加えて、公正な採用活動を実現できる点が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

自社にフィットする人材を獲得できる

採用すべき人材の要件を明らかにすることで、採用担当者間の認識のズレをなくし、本当に求める知識やスキルを有する人材、さらに自社の価値観やビジョンを共有できる人材を採用できます。その結果、入社後の早期離職・転職を防止し、社員として長く働いてもらえる可能性が高まります。

必要な人材は企業の成長段階やビジネス環境などによって変わるため、方針を全く変えずに採用活動を続けることは困難です。同じ基準での採用を続けていると、そのうちミスマッチが発生してしまうでしょう。

適宜、採用要件をアップデートし、担当者間でシェアしておけば、安定した人材採用が可能になります。採用要件はその時点で必要な人材を明確化し、確実に採用するために欠かせません。

公正な採用活動が可能になる

採用担当者の主観によるバイアスを軽減し、公正な採用活動ができるようになるのも、採用要件を明確に定義するメリットです。書類選考や面接を担当する採用担当者は人材を見抜くスキルが求められますが、個人の裁量に任せていると、担当者の知識や能力不足などによって、採用すべき応募者を逃してしまうリスクが常にあります。

そこで要件を明確にしておくことで、担当者の経験不足や価値観の偏りなどを避けられるだけでなく、スピーディーな採用も可能になります。採用活動はコストがかかるので、必要な人材を効率的に発見し、確実に採用するためにも要件定義が欠かせません。

採用要件の作り方

（出典）https://www.pexels.com/

ここからは採用要件の具体的な作り方を解説します。すでに要件を採用活動に生かしている企業も、もう一度正しく要件が定義できているか確認してみましょう。

必要な人材の明確化

人事部門が軸となって関係部署と話し合いをした上で、どういった人材を採用すべきか明確にするところから始めましょう。人事部門だけで採用要件を決めてしまうと、現場のニーズに合わない人材を採用してしまう可能性があります。

まずは、各部署に十分なヒアリングを行い、理想とする人物像や求める知識・スキルレベルなどを明らかにすることが大事です。

現場の担当者の要望があいまいなケースも考えられるので、ヒアリングの段階において、誰が確認しても採用すべき人物像が分かるようにしておくことが重要です。人事部門と現場との間で、求める人材の共通認識を持っておきましょう。

要件の具体化と優先順位付け

現場との話し合いで明確化した人物像を基に、採用要件を具体化していきます。全ての要件を完全に満たす人材はほぼいないため、要件に優先順位を付けることも大事です。

優先順位付けの方法はさまざまですが、必ず満たさなければならない条件（MUST条件）と、ある程度は妥協できる条件（WANT条件）を設定しておけば、優先順位を間違えて優秀な人材を逃してしまうリスクを軽減できます。人事の能力や経験、価値観、属性や人柄などの観点から、MUST条件とWANT条件を設定しておきましょう。

要件の設定に役立つフレームワーク

MUST条件やWANT条件、NG条件を設定するやり方は要件定義で有効ですが、さらに自社で活躍している人材の特性を分析し、それに基づいて必要な人材の要件を明らかにする方法もあります。いわゆる『コンピテンシーモデル』と呼ばれる考え方で、多くのスキルや技能を評価する必要のあるエンジニア採用でも有効な手法です。

コンピテンシーとは、業務で高いパフォーマンスを発揮している人の行動特性を指します。既存社員の中でとりわけ優秀な人材のコンピテンシーを分析し、条件として落とし込めば、将来的にエース社員となり得る人材が採用できる可能性が高まります。

採用の軸となるコンピテンシーの抽出には時間を要しますが、分析の中で求める人物像はもちろん、業績アップに必要な情報も得られる可能性があるので、時間をかけて調査・検証をしてみましょう。

設定した要件の共有

要件の設定と優先順位を明らかにしたら、採用担当者間で共有しましょう。担当者間で認識を刷り合わせておかないと、たとえ同じ要件でも重視する部分に違いが出てしまい、結果として採用基準にブレが出てしまう可能性があります。

また、人事部門だけで共有するのではなく、現場の担当者に確認してもらうことも大事です。設定した要件と優先順位付けの理由も説明し、問題がある場合はよく話し合った上で修正しましょう。

採用フローへの落とし込み

設定・共有した採用要件を選考フローに反映させます。書類選考や面接で、どの要件を重視して合否を決めるか、具体的な選考活動に落とし込みましょう。

特に書類選考の際には、設定した要件を送付されてきた履歴書の内容と照らし合わせやすいように、数値に換算しておくといった工夫が必要です。上記のようにMUST条件とWANT条件を明らかにしておき、一定の基準をクリアしたら合格と決めておけば、担当者が代わっても客観性を担保できるでしょう。

採用要件を作る際のポイント

(出典）https://unsplash.com/

採用の要件を作成する際、特に注目すべきポイントを解説します。要件定義の方法は企業によってさまざまですが、要件の事前整理に加えて、条件を多くしすぎないといった工夫が求められます。

採用要件を事前に整理する

採用要件は単に項目を挙げるだけではなく、しっかりと整理しておきましょう。

例えばエンジニアの採用では、技術要件（使える言語やフレームワークなど）と稼働条件は必ず設定する必要があります。正社員として雇用する場合と副業採用の場合とでは、要件が大きく変わるはずです。

ほかにも、AWSやGCP（パブリッククラウド）を使った経験や、メガベンチャーでの開発経験など、特に評価したい要件も明らかにしておきましょう。エンジニアのように専門的な要件を設ける場合は、専門知識を有する現場スタッフの協力を得る必要があります。

要件を多くしすぎない

要件を細かく設定すれば、それだけ人材を客観的に評価できるようになり、ミスマッチが起こりにくくなります。しかし要件を多くしすぎてしまうと、該当する人材が出てこない可能性があるので注意しましょう。理想に完全に合う人材はいないと割り切り、ある程度妥協するラインを決めておかなければいけません。

どれぐらいの要件を設けるべきか、妥協点はどこか、正解があるわけではありませんが、上記のように各部署や経営陣からのヒアリングをした上で、MUST条件とWANT条件、そしてNG条件を明らかにしておくとよいでしょう。その上で、実際に採用活動をしながら条件の調整をしていく必要があります。

採用要件をどう生かすか？

(出典）https://unsplash.com/

最後に定義した要件を生かして、採用活動を成功させるコツを解説します。営業やマーケティングに関する施策と同様に、採用要件もPDCAを回しながらブラッシュアップを重ねることが大事です。

定期的に要件の見直しと改善を繰り返す

採用要件は一度設定して終わりではありません。検証と分析、改善のサイクルを繰り返すことが重要です。どれほど時間をかけて要件定義をしても、はじめから完璧な設定をするのは困難で、どこかに問題点や修正すべき点が出てくるはずです。

設定した要件で採用活動をしてみて、定期的に効果の検証と改善すべき点の洗い出しをしましょう。採用活動においても、実践と改善のPDCAを回すことが大事です。検証と評価の際には、人事部門だけでなく、各部門の担当者も交えて要件定義の見直しをしてみましょう。

人材が定着しやすい環境を作る

たとえ採用活動を通じて優秀な人材を獲得できても、採用後にその人材が定着しなければ意味がありません。人材が入社後にしっかりと定着する職場環境や人事評価制度、スキルアップの仕組みなどを構築する必要があります。

採用要件の定義は、あくまでも必要な人材を確保するための方法の一つでしかないため、優秀な人材に長く活躍してもらうという目的を忘れてはいけません。この機会に、要件定義を含めて採用プロセス全般を見直し、自社に人材を獲得できる体制になっているかを確認してみましょう。

まとめ

採用要件とは自社が採用すべき人材の特性やスキル、人物像などを定義したもので、要件の定義は公正かつスムーズな採用活動に不可欠な取り組みです。まずは自社に必要な人材を明確化し、要件の具体化と優先順位付けを行いましょう。

要件定義の際には人事部門のみならず、新たに人材を採用する予定の部門・部署の担当者とよく話し合う必要があります。要件を採用基準として盛り込んだら、実際に採用活動をしながら、定期的に要件の見直しをすることも大事です。環境の変化に応じて、柔軟に要件を変更できる体制にしておきましょう。