面談の効率アップのためにすべきこと。面談の効果を上げるポイントを解説

採用活動や評価、課題の共有など面談はさまざまな場面で行われます。面談の効率を上げることで、企業の生産力や成長力は飛躍的に高まります。面談の種類や目的、効果アップのためのポイントを解説しますので、自社面談で活用してみてください。

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面談の目的と役割

(出典）https://unsplash.com/

面談は社員1人1人のパフォーマンスを高めるための大切なコミュニケーションの場です。面談を効果的に行うことで企業にはさまざまなメリットがあります。

しかし、企業が成長し人が増えてくると、面談を担当するリーダーやマネージャーも増えてきて、面談本来の役割や目的が共有されないまま、形骸的に行われていることもあるでしょう。

このような状態では、面談は単に時間とコストの無駄になってしまいます。そうならないためにもまず、そもそもの面談の目的と役割を把握しておきましょう。

面談の役割

面談は、採用面談や社内面談、1on1などいくつもの種類があります。面談ごとに目的や内容は異なりますが、共通する役割も持っています。その役割は主に以下の3つです。

まずは「仕事の内容を説明すること」です。テキストベースで伝えたり、チームメンバーから伝えたりという方法もありますが、責任者が面談で伝えることで、情報の齟齬がなくなります。本来の目的が不明瞭なまま作業をすることがなくなるため、パフォーマンスの向上やミスの防止に役立ちます。

次に評価の共有や条件面の共有という役割もあります。これらのテーマでは、一方的に伝えると不満や不信感をキャッチアップできないままになってしまい、離職やモチベーションの低下につながりかねません。面談を通じて相互のコミュニケーションを図り、相手の理解を求めます。

そして最後に、関係構築の役割です。相手の顔を見て話をすることで親交や関係を深め、気軽に相談しやすい雰囲気をつくります。

これらの役割を全て果たすことが、面談を行う目的といえるでしょう。

面談と面接の違い

面談と面接は言葉だけ聞くと似ていますが、実際には全く異なるものです。面談は双方のコミュニケーションを目的としています。採用面談であれば、応募者にも積極的な意見の発信を促し、条件面の調整や働く上での疑問や不安を解消するために行われます。

一方で、面接は選考過程の一部であり、企業側から被面接者に質問するという形の一方的なコミュニケーションとなりがちです。

面談の形式

(出典）https://unsplash.com/

面談はゴールや特徴によって、いくつかの種類に分けられます。企業が行う代表的な面談の種類と、その詳細を紹介しますので参考にしてみてください。

カジュアル面談

カジュアル面談とはその名の通り、カジュアルな雰囲気で行われる面談です。基本的には、企業側の面談担当者と、求職者あるいは企業に興味を持っている人とで行われます。

求職者が選考に入る前に情報交換をしたり、自社の魅力を話して就職に前向きになってもらったりすることが目的です。

通常の面談と比べても柔らかい雰囲気で話し合いが行われます。忌憚のない意見を求職者からもらうことで、自社の応募要項を見直したり、現場にフィードバックしたりすることで、現場環境や働き方を見直すきっかけとしても利用されることもあります。

1on1面談

1on1面談とは、上司と部下が行う1対1の面談です。1対1で話をすることで、被面談者に話題を絞り、掘り下げた話ができます。

被面談者の仕事に対する評価やフィードバックを行うと共に、キャリアについての悩みを聞いたり、成長するためのサポートなどを行います。

週1や月1など、コンスタントに行われるのが特徴です。頻繁に話をする場をつくることで、部下が上司を信頼し、問題が発生した場合に早期に相談できる関係性の構築や、モチベーションのアップにつながります。

リクルーター面談

リクルーター面談は、企業の人事担当者や社内リクルーターと求職者との間で行われる面談です。この面談の目的は、求職者のスキルや経験、適性を評価し、企業に適合するかどうかを判断することにあります。

求職者を採用するかどうかの審査を行うと同時に、求職者側も、企業が自身が働くのに良い場所かを検討する場となります。特に高度な技術を持ったエンジニアを採用する場合は、エンジニア側に主導権があるケースも多いようです。

企業によっては、リクルーターに採用権限を与えている場合もあります。

内定者面談

内定者面談は、求職者が企業から内定を受け取り、内定者となった後に行われる面談です。この形式の目的は、内定者と企業が互いに期待を確認し、最終的な入社意思決定をサポートすることです。

内定者面談では、職務内容の詳細・給与や福利厚生・企業文化・キャリアパスなどのトピックが取り上げられます。

内定者面談の特徴は、採用を前提とした情報が提供される点です。企業側は、内定者に対して職務や組織に関する詳細な情報を提供し、企業に適合するかどうかを最終的に判断できるようにします。

また、内定者は、企業に関する質問を積極的に行い、自分のスキルやキャリア目標が企業とマッチするかどうかを確認します。

内定者面談を終えた後は本採用になりますので、採用後のポジションや役割についても話をします。自社の魅力や共感できる部分など、入社を促す情報を提供することで、内定辞退されないようにするのも内定者面談の目的となります。

面談での質問の作り方

(出典）https://unsplash.com/

どのような面談であっても、面談者が被面談者に対し質問する機会があります。このとき、質問の作り込みが甘いと、期待していた答えが得られません。面談の効果を高める適切な質問を作成するためのポイントを紹介します。

1回の質問では1個のことを尋ねる

1回の質問では、1個の回答が得られるような質問を作ります。

典型的な失敗例としては、複数の回答を要求する内容を、1度の質問ですることです。ただでさえ緊張している被面談者は余計に答えにくくなってしまいます。

質問はできるだけ分かりやすい文章にした上で、被面談者が一つのことだけを集中的に考えられるように配慮しましょう。

どんな答えを得たいのかを想定する

答えをある程度想定した上で質問を作ることも重要です。そうすることで質問のシナリオ化ができます。

例えば経歴について尋ねた場合、相手の回答に対し、そのときの感情やどのように現在につながったのかなどの掘り下げた質問も用意しておくことが可能です。面談の効率化にもつながるでしょう。

また、答えを想定していない質問は抽象的な質問になりやすく、相手からするとどう答えてよいか分からなくなってしまうケースもあります。

例えば、「スキルを生かしてこれまでどんな業務に携わったのか教えてください」ではなく「あなたのスキルにC言語とありますが、C言語を用いた開発実績を教えてください」と尋ねた方が、相手も回答しやすく親切です。このような質問の方法をとることで、想定外の返事がきて会話に詰まるといった事態も避けられます。

面談の目的や相手によって質問を変える

同じ種類の面談だとしても、相手の経歴やスキルセット、自社適性などは異なります。面談相手によって質問内容を変えるように担当者に指導しましょう。

具体的には、まずは面談相手の資料を読み込んでおき、その中で生じた疑問や、掘り下げたい内容を質問するようにします。そうすることで、面談の話題をより深いものにすることが可能です。

また、質問が画一的だと相手からすると「この面談は、ただ会社から言われてやっているだけなんだな」と軽く見られてしまう可能性につながります。面談相手を調査し、その結果によって質問を変えることで熱意を伝えることにもつながるでしょう。

柔らかい質問も入れる

限られた時間内で出来るだけ多くの情報を引き出そうとすると、どうしても形式的な質問が増えてしまいます。被面談者の緊張を高め、うまくしゃべれなくなってしまうかもしれません。

そうならないためにも、時折相手をリラックスさせることを目的とした質問を挟むようにしましょう。相手の趣味や好きなこと、休日の過ごし方など、仕事には関係のない話題を振ることで緊張をほぐし、話しやすい雰囲気をつくります。

面談を成功させるポイント

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質問の作り方以外にも、面談を成功させるポイントはいくつもあります。その中でも代表的なものを紹介しますので、面談を実施する際には留意してみてください。

面談の目的を事前に共有する

被面談者に対し、面談目的をあらかじめ共有しておきましょう。そうすることで、被面談者に心構えや、事前にある程度内容を整理する時間を作ることができます。

例えば、いきなり1on1面談を設定し、仕事の評価を尋ねたとしても、相手は具体的な数値や進捗を把握していないかもしれません。しかし、事前に「仕事の評価について面談すること」を伝えておけば、被面談者は仕事に関係のある数値を見直して面談に臨むため、面談が有意義になります。

また何の面談か伝えていないと、相手が緊張してしまうこともありますし、逆に面談の重要性を理解しないまま臨まれてしまうこともあります。事前に伝えることで、部下も上司もしっかり時間を使うこと、事前に準備することがあればしておくことを、暗に伝えることが可能です。

必ず聞く内容を決めておく

リクルーター面談や内定者面談など、被面談者と話す機会があまり設けられない面談については「これは必ず質問する」ということを決めて臨みましょう。

面談はアドリブ的に進んでしまうことも多く、別の話題で盛り上がってしまうなどして、本来聞くべきだったことを聞きそびれてしまう失敗もあり得ます。

そこで、面談者には必ず聞く内容をリスト化し、面談本番で手元に置いておくことを指導しましょう。

面談後のフォローも重要

面談はその後のフォローも重要です。面談が終わった後には、お礼のメールを打ったり、部下であれば雑談するなどの機会を設けましょう。

面談はフォーマルな雰囲気で行われますし、部下の業績や勤務態度によっては、注意や指導の意味合いが強くなるケースもあります。相手を落ち込んだ状態にしたままでは、その後の仕事にも差し支えます。

また、社外の人間にはお礼メールなどのフォローにより、良い印象付けを行えます。自社との関係性を深めてもらうためにも、コミュニケーションの機会は多く設けるようにしましょう。

普段からのコミュニケーションも成果を左右する

特に上司と部下が面談をする場合、普段のコミュニケーションも重要になってきます。たとえどれだけ時間をかけて面談の準備をしてきたとしても、普段からコミュニケーションが取れていなければ、部下が話しにくい雰囲気になってしまいます。

仕事上の悩みや本音を上司に打ち明けてくるとは考えられません。定期的に面談をするから普段のコミュニケーションはおろそかにしても良いわけではなく、普段から積極的にコミュニケーションをとることで、面談の質も向上させることができます。

エンジニア面談のポイント

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エンジニアは、一般社員と違って特殊なスキルや、より厳密な情報共有が必要です。ここでは、エンジニアと面談する場合のポイントを解説します。

エンジニアに理解のある人物を担当者にする

エンジニアとの面談では、プログラミングの話やIT関連の話題などになることも多く、エンジニアの知識に疎い人間では、十分なヒアリングができないことも考えられるでしょう。

そこで、EM（エンジニアリングマネージャー）やPM（プロダクトマネージャー）など、エンジニアに理解のある人間を担当者にします。

そうすることで、技術や開発などの話をヒアリングできますし、自身の仕事に理解がある人間が担当者になることで、エンジニア側も信頼してさまざまな話をすることができます。

成果の指標を明確にする

エンジニアという職業は、具体的な成果が見えにくいことも多々あります。例えば、社内のインフラを担当するエンジニアの業務は、売り上げなどの成果に直接表れません。

エンジニアによっては、業績に反映されない業務も多く、評価を下すのが難しいこともあります。そのため、面談にあたっては成果の指標を明確にしておきましょう。

具体的には、達成してほしい目標と最終目標を伝え、その進捗で評価するようにします。会社としても評価がしやすくなりますし、エンジニアからしても、何をすれば評価につながるのかが明確になるので、実際の行動につなげやすくなります。

適切な面談で社員を導く

(出典）https://unsplash.com/

面談はどのような職種や役職であれ、行う機会があります。適切な面談を行うことで社員の行動や目標を定め、パフォーマンスを向上させます。

面談を成功させるには、被面談者に対しても配慮が必要です。事前に情報や目的を伝えたり、質問をあらかじめ準備したりすることで、面談の効率化を図りましょう。

また面談本番だけ頑張っても効果に期待できない可能性が高いです。社員同士の面談であれば、普段から積極的にコミュニケーションを取るようにしたり、面談終了後のアフターフォローによって相手を安心させたりするなどの配慮を欠かさないようにしましょう。