面談シートを効果的に活用する方法とは？必要項目や運用のポイントを解説

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面談シートは、面談担当者が面接や面談で収集した情報を整理するためのツールです。面接や面談で候補者から得た情報を簡潔にまとめ、比較しやすくすることができます。面談シートをより効果的に活用するための必要項目や運用ポイントを解説します。

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面談シートの基本項目

面談シートの基本項目は以下になります。

基本情報（氏名、所属、役職）
業務内容
目標
目標の達成状況
目標達成のために実行したこと
成果が上がったこと
抱えている課題や問題
フィードバック
ネクストアクション
次の目標、行動

項目は面談目的、被面談者の役割・役職によって項目は増減しますが、基本的には「目標」「課題」「評価」を軸に設定するとよいでしょう。

面談シートの必要性

面談シートがあることで、面談を効率的に行えるようになります。以下、その理由を解説します。

面談の内容を共有した上で面談できる

面談シートがあることで、被面談者と面談担当者が面談の目的や評価といった内容を共有しながら面談を進めることができます。

面談シートを事前に確認しておけば、被面談者はどんな話の内容か、面談はどんなふうに進んでいるかを事前に把握できるので、心構えや質問の回答に対する準備をしておくことも可能です。

また面談担当者にとっても面談の流れを頭の中で思い描いてから進められるため、余裕を持って面談を進めることができるでしょう。

具体的な評価により被面談者との信頼を築ける

評価が言語化されていない場合、相手への好き嫌いや相性が評価に含まれてしまう可能性があります。

面談シートがあることで、進捗率や売上といった客観的な成果を元に、面談に臨むことができます。根拠を持って目標設定や評価ができるので、説得力や信頼感が増します。

時間を効率的に使える

面談シートには、面談で伝えたいこと、共有したいことなどの要点がまとめられています。

その結果、脇道にそれることなく面談が行えるので、時間を効率的に使えます。面談の進行が想定よりも早く進めば、雑談や近況のヒアリングなど、距離感を縮める時間として使ってもよいでしょう。

毎回の面談が短く終わるようであれば、面談回数を増やすこともできます。月1で1時間の面談を行うより、15分の面談を週1で行った方が目標設定や管理もしやすくなり、パフォーマンス向上に期待が持てます。

面談シートを活用した面談の進め方

面談シートを活用して面談を進めるためには、以下の要点を押さえておくようにしましょう。

面談の準備から本番、アフターまでの流れとポイントを解説します。

面談目的の共有

面談の典型的な失敗例として、面談目的の共有がなされていないことが挙げられます。

被面談者が質問の意図をくみ取れずに結論が回り道をしてしまったり、そもそも何の面談かがわかっていないために不安に駆られたりすることがあります。

このような事態を防ぐために、面談目的は面談を行う前に共有しておきましょう。面談を行う目的さえ分かっていれば、双方の意図が理解できた上での会話になるため、効率的に受け答えをすることができます。

面談シートに事前に記入してもらう

目標達成率や進捗、現在の課題など分かっている範囲で被面談者に記入してもらいましょう。

あらかじめ記載してもらうことで、被面談者は事前に自身の評価をある程度把握できるため、面談の進行がスムーズになります。面談中に前提条件を共有したり、面談時間内にシートに記載してもらうといった無駄な時間が省けるため、効率化にもつながります。

スケジュールの調整

面談の実施が決まったら、面談日の調整を行います。昼休みや仕事が終わった時間に社員を呼び止めて面談をする人もいますが、あまり良いことではありません。

被面談者からすると「一方的に時間を奪われた」という不信感にもつながります。その後に予定がある場合や仕事が終わっていない場合などは、面談を早く切り上げようと会話が淡泊になってしまうかもしれません。そのような状態では面談の本来の意味が達成できないでしょう。

また、そのような対応では面談を軽視されてしまう可能性もあります。

面談実施が決まったら、1カ月から数日前を目処にスケジュールを調整しましょう。時間に余裕を持って面談ができ、事前にセッティングすることで、面談者も面談を重視していることを暗に伝えられます。

面談の実施

本番では、面談シートの内容に沿って面談を進めていくことになります。目標内容や目標の達成率、達成できなかったのであれば何が原因なのかなど改善点を、面談担当者と被面談者の2人で模索していきます。

この「面談担当者と被面談者の2人で」という意識がとても重要です。面談は面接とは異なり、面談者からの一方的な質問をする場ではなく、双方がコミュニケーションを取り、課題解決や目標達成のためにタスクを確認する場です。

一方的に面談担当者である上司・リーダーが被面談者を評価するだけでは、面談の効果が薄れてしまいます。担当者は被面談者自身に課題を見つけてもらう手助けをする気持ちで面談に臨みましょう。

評価や今後の目標を共有する

面談の中では、被面談者に対する評価とフィードバックを共有しましょう。この時、一方的に伝えるだけではなく、前回の面談からの変化や、実際にやってみた感想についてもヒアリングするようにします。そうすることで、今後の目標が立てやすくなるでしょう。

1回の面談で終わらせず、次につなげることが重要です。今回の評価から次回の課題、そして将来的なキャリアパスまで含めて共有することで、成長を促進することができます。

面談シートを効果的に活用するポイント

面談シートをどう活用するかも重要ですが、面談シートの内容自体も見直すようにしましょう。以下のポイントを意識することで、より効果的な面談シートを作成することが可能です。

目的に沿ってシートを作成する

目的に沿う形でシートを用意しておくとよいでしょう。面談が多ければ、目的ごとに複数パターンのシートを用意するのも効果的です。例えば、評価のための1on1ミーティングと、キャリアアップや相談用の面談では、面談の内容や目的も違ったものになります。

面談の内容が違えば、シートに記載する項目も違ったものになるはずです。面談ごとの目的に沿って、どのような項目が必要になるかを精査し、シーン別にシートを作成します。そうすることで、より濃厚な面談を行うことが可能になるでしょう。

質問項目を洗練させる

面談を行う中で「この項目はあまり重要でなかった」「もっとこんな項目が欲しかった」という、面談者の意見が出てくるはずです。

面談シートは、そうした被面談者のフィードバックを受けて改善していきましょう。質問項目を洗練していくことで、より使いやすいシートへと変化し、面談の効果を高めることができます。

フォローアップにつながる項目を用意する

目標や進捗、課題などの必要な項目があることはとても重要ですが、それだけだと面談の雰囲気が重苦しいものになってしまいます。被面談者は責められているように感じてしまい、モチベーションが低下してしまうかもしれません。

そうならないためにも、面談シートにはフォローアップにつながる項目を用意しましょう。例えば、取り組んでいてポジティブに感じた点や、目標未達だったとしても手応えのあった内容、うれしかったことなどです。こうしたポジティブな面を振り返り、面談の中でフォローすることで、被面談者の心も軽くなり、気持ちを一新して仕事に取り組めるようになります。