スカウトメールを工夫して返信率をUP。基本の構成、タイミングなど

Offers HR Magazine編集部 2023年4月20日

Offers HR Magazine編集部

目次

スカウトメールを活用したダイレクトリクルーティングは、エンジニアの採用でも有効です。返信率の高いメールを作成するポイントや構成、運用のコツなどを解説します。優秀なエンジニアをスカウトしたい企業は、有効なメールの書き方を知っておきましょう。

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返信されるスカウトメールを作るには?

(出典)https://unsplash.com/

近年は、企業が人材のダイレクトリクルーティングに力を入れており、スカウトメールで応募のオファーを出すケースが増えています。エンジニアのような人材獲得競争が激しい職種では、応募者を引き付けるスカウトメールを作成することが重要です。

スカウトメールの返信率を高めるポイントとしては、以下の点が挙げられます。

件名で引き付ける

スカウトメールも顧客に配信する集客目的のメール同様、件名が極めて重要です。たとえ内容が同じでも、件名によって読んでもらえる確率がかなり変わってくるので、読み手に具体的なメリットが伝わるように工夫しなければいけません。文字数も25~30文字程度と、短すぎず長すぎず、適切な長さを維持する必要があります。

読み手にとって魅力的な件名を付けるには、まずスカウトメールを送るターゲットを、明確にするところから始めましょう。エンジニア採用の場合も、どういった人材をターゲットにするのか明らかにしておき、そこにフォーカスした内容を考えた上で、目を引くキャッチコピーを使うことが大事です。

また、スカウトメールの場合は企業の代表やCTOなど、特別な地位にある人物からのメールにすると、特別感が出て開封率をアップできます。

ストーリー性を持たせる

メールの冒頭では人材の募集をするに至った理由を伝えるとともに、応募すると、それまでのエンジニアとしての経歴をどう生かせるのか、ストーリー性を持たせて説明すると効果的です。

スカウトメールを受け取ったエンジニアにすれば、自分のこれまでの経歴がどう役立つのか、入社後に活躍できるのかを知りたいものです。どういった知識や経歴、スキルを有する人材を必要としているのか、キャリアアップにどう役立つのかなど、分かりやすく伝えるようにしましょう。

読み手が「必要とされている」と感じられる文面にすれば、返信率がアップします。さらに具体的な数字やプロジェクトの内容を説明すると、信憑性を高められます。

候補者にとってベネフィットが感じられるように

自社が必要としている人材を分かりやすく伝えるとともに、読み手が求人に応募することで、どういったベネフィットがあるのか説明することも大事です。入社後の働きがいやキャリアアップについて、エンジニアとしてどういった経験・成長ができるかなど、具体例を挙げて紹介すると効果的です。

企業側が考えているメリットやベネフィットが、応募側に魅力的に伝わるとは限りません。ターゲットを設定したら、どういったニーズを持っているのか、どのようなキャリアを望んでいるかなど、事前に調査をしてから内容を検討する必要があります。

嫌われるワードは省く

魅力的に感じられる表現やワードでも、読み手にとってはネガティブな印象を抱く場合もあるので注意しましょう。例えば、求人情報の中に『大量募集』という表現が登場すると、人によっては「自分でなくても構わないのでは?」と感じて、応募をやめてしまう可能性があります。

また『急募』という表現は、すぐ転職したい人は良い機会と感じる場合があるものの、優秀な人材にとっては魅力的には感じられないでしょう。常に人手不足の状態で、職場環境に問題があると捉えられかねません。

さらに『男性歓迎・女性歓迎』といった表現のように、性別・年齢などの条件設定は、法的に問題があるとみなされる可能性があるので注意しましょう。こういったNG表現を避けつつ、応募者が魅力的に感じられる表現を工夫する必要があります。

スカウトメールを送る相手

(出典)https://unsplash.com/

スカウトメールは、件名や構成をしっかりと考えることが大事ですが、それ以前に送信する相手を吟味しなければいけません。まずは自社が求めている人材の要件定義をして、条件に合った人材を選びましょう。

条件にマッチする人材をピックアップ

採用したい人材のペルソナを設定し、メールを送信するターゲットを絞り込みましょう。ペルソナとは採用候補の具体的な人物像のことで、スカウトメールの内容を考えるのに欠かせません。魅力的でストーリー性のあるメールを書くには、具体的にどういった相手に送るのかを詳細に考える必要があります。

エンジニアの場合は、それまでの経験やスキル、特性、強み分野など、具体的に設定しましょう。ペルソナを設定したら、それを基準として、条件に合った人材をピックアップしていきます。ペルソナと完全に合致する人材はまずいないので、条件の優先順位を付けておきましょう。

候補者選定の中でスカウトの理由をメモしておく

スカウト候補を絞り込んだら、実際にメールを送信する相手をピックアップする中で、スカウトの理由を決めておきます。全ての候補者に、同じ内容のスカウトメールを送っている企業もありますが、パーソナライズしなければ、相手に『刺さる』文章を作成できません。

なぜ、その人をスカウトするのか、一人一人に説得力のある文面を作成する必要があります。人材をピックアップする段階で理由をメモしておけば、スムーズにメールを作成できて便利です。最終的にメールを送らないと決めた場合でも、その理由を明らかにしておけば、次の人選の基準にできます。

エンジニア向けスカウトメールの内容

(出典)https://unsplash.com/

エンジニア向けのスカウトメールの書き方を解説します。基本的な構成はどの職種でも変わりませんが、エンジニアに向けたメールの例文を紹介するので、参考にしてみましょう。

基本的な構成

スカウトメールに必要な要素は、次の通りです。

  • 件名
  • 送信者の氏名と簡単なあいさつ
  • 自社の事業紹介
  • 人材募集の背景
  • スカウトメールを送った理由
  • 募集の内容
  • 任せたい仕事や役割
  • 入社のメリット
  • 読み手に取ってもらいたいアクション(メールに返信するなど)
  • 署名

これらを順番に記載するのが基本構成ですが、中途採用の場合には、読み手の経験やスキルをどう生かせるのか、将来のキャリアにどう役立つのかなど、詳しく記載することが大事です。ライバル企業との差別化を図れる重要なポイントなので、読み手が具体的にイメージできるように書きましょう。

エンジニアへのスカウトメール例文

エンジニアのスカウトメールの例文を紹介します。一言一句参考にする必要はありませんが、全体の構成と文章表現を参考にしてみましょう。

【スカウトメール文例】

はじめまして、株式会社○○ CTOの(氏名)と申します。

(相手の名前)様のプロフィールを拝見し、ぜひ当社のインフラエンジニアとして活躍していただきたいと思い、ご連絡差し上げました。(相手の名前)様の(経験やスキル)に魅力を感じており、当社ならばその強みを存分に発揮していただけると感じております。

よろしければ、ぜひオンラインで30分程、お話をする機会をいただけないでしょうか?当社の事業や開発プロジェクトに関して紹介させていただきたいと考えております。

[当社の概要]

株式会社○○は(事業の内容)を展開している企業です。詳しくは以下のリンクから、会社説明資料をご確認ください。

会社説明資料:(会社説明資料のリンク先)

[お任せしたい役割と具体的な業務内容]

オンプレサーバーの本格稼働のための構築業務をお願いしたいと考えております。稼働単価・時間は次の通りで、その後は(サービス名)のインフラ部分の開発もお任せしたいと思っています。

  • 稼働単価:○○○○円~/時間
  • 稼働時間:40時間~/月

詳しい業務内容(技術スタッフや開発チームの情報など)については、以下の求人情報をご確認ください。

求人詳細:(求人情報のリンク先)

エンジニアとしての経験・スキルともに、(相手の名前)様のような方を探しておりました。転職や副業としての業務委託も含め、説明を聞いていただいた上でご検討いただければと思います。

ぜひ一度、情報交換を兼ねてお話させていただければ幸いです。ご返信をお待ちしております。

株式会社○○ CTO(氏名)

まずはカジュアル面談に誘う

従来型の採用プロセスに対して、近年はカジュアル面談をする企業も増えています。転職意欲が低めの相手に対しては、まずはカジュアル面談に誘い、転職の意思を確認してみましょう。スカウトメールの時点で「自分には合わない」と感じた相手でも、カジュアル面談でイメージが変わり、転職に前向きになる場合もあります。

また、現時点で転職の意思がなかったとしても、自社の事業や価値観、ビジョンなどを知ってもらえれば、転職を決断した際に応募してもらえる可能性が出てきます。カジュアル面談をした相手の情報を、タレントプールにデータとして保管しておけば、いつでも再アプローチが可能です。

スカウトメール運用のポイント

(出典)https://unsplash.com/

スカウトメールをうまく運用し、返信率はもちろん最終的な雇用契約に結び付けるには、以下のポイントを意識する必要があります。

文字数、送る時間帯を変えるなど試行錯誤を

送信するスカウトメールの件名や、本文の文字数に注意しましょう。長すぎるメッセージは読み手のストレスになるため、たとえ魅力的なオファーでも読まれない可能性が高くなります。

上記のように、スカウトメールの件名は25~30文字程度が目安です。さらにメールの本文は、ポジション(役職)単位でのオファーメールの場合は800~1,200文字程度、タスク単位のオファーならば800文字程度で、簡潔に必要事項を伝えるようにしましょう。

また、開封率を上げるには送信する曜日や時間帯にも配慮が必要です。人によってメールを確認する時間は異なるものの、閲覧数が多い傾向にあるのは13~14時と、17~18時の間とされています。職種によっても変わってくるので、定期的に開封率を確認し、送信するタイミングを変えながらベストな時間帯を探す必要があります。

2回以上送るのが有効なケースも

何らかの理由により、送信相手の候補者がスカウトメールを確認していなかった場合や、すぐに対応できなかった場合も考えられます。メールの返信を迷った結果、日数が経ってしまい、返信のタイミングを逸してしまう人も珍しくありません。

そこで、初回のメールでは反応を得られなかった相手に対して、再度メールを送信するのが有効なケースもあります。事実、複数のメールを送信したことで採用に至った例もあるので、やり方によっては効果のある方法です。

ただし、再度メールを送る場合は再送の旨とその理由を、しっかりと伝えることが大事です。全く同じ件名と内容のメールを何度も送信すると、スパムメールと思われて企業イメージを損なう恐れがあるので、十分注意しましょう。

スカウトにおすすめのサービス

スカウトメールを効率的に運用するには、マッチングサービスの利用がおすすめです。人材マッチングプラットフォーム『Offers』ならば、エンジニア採用に求められる機能が充実しています。

エンジニアの副業採用に強い「Offers」

スカウトメールは求人サイトやマッチングサイトなどによって、さまざまな特徴があります。特にエンジニア採用の場合、当然ながらエンジニアの登録者が多いサービスを利用することが大事です。

さまざまな求人サイトやマッチングサービスがある中で、人材マッチングプラットフォーム『Offers』は、エンジニア採用に強いサービスです。エンジニアやデザイナー、データサイエンティストなどのIT人材の登録者数が、すでに1万人を突破しています。

さらに、近年増加している副業従事者との契約も可能です。副業従事者やフリーランスには優秀なエンジニアが多く、転職潜在層にも広くアプローチできます。

スカウトメール運用サポートも受けられる

『Offers』では、スカウトメールの運用サポートも受けられます。サンプルの文面テンプレートが利用できるのに加えて、採用条件のヒアリングをもとに候補者のリストを作成し、スカウトメールを含むオファーを代行してくれる『Offersコンシェルジュ』のサービスも利用可能です。

面談の設定まで対応するので、人事担当者の業務負担を軽減したい企業や、スカウトメールの運用をプロに任せたい企業におすすめです。この機会に利用を検討してみましょう。

コンシェルジュプランお問い合わせページ|Offers

まとめ

スカウトメールの作成方法と、注意すべきポイントを解説しました。

エンジニア採用に限らず、近年は企業側からスカウトメールを用いた、ダイレクトリクルーティングが流行しています。中小企業でも優秀な人材を獲得できる手法ですが、エンジニアのような人気の職種はライバル企業も多いので、候補者を引き付けるスカウトメールの作成に注力する必要があります。

基本的な構成を理解した上で、送信するターゲットを絞り込み、魅力的な文面を作成しましょう。人事担当者の負担を軽減したいならば、スカウトメールの運用サポートの導入もおすすめです。


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