企業からの返信メール:人事・採用担当者が知っておくべきマナーと例文

Offers HR Magazine編集部 2024年6月30日

Offers HR Magazine編集部

目次

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers(オファーズ)」のOffers HR Magazine編集部です。

採用活動において、候補者とのコミュニケーションは非常に重要です。適切な返信メールは、優秀な人材の獲得につながる可能性があります。本記事では、人事・採用担当者が候補者に送る返信メールのマナーや例文について詳しく解説します。

企業からの返信メールの基本マナー

人事・採用担当者が候補者に返信メールを送る際には、いくつかの基本的なマナーを押さえておくことが重要です。これらのマナーを守ることで、プロフェッショナルな印象を与え、候補者との良好な関係を構築することができます。

適切な返信のタイミング

候補者からのメールに返信する際、そのタイミングは非常に重要です。一般的に、以下のようなガイドラインを心がけましょう:

  1. 営業時間内の場合:可能な限り24時間以内に返信
  2. 営業時間外の場合:翌営業日中に返信

ただし、面接日程の調整や内定通知など、重要度の高い内容の場合は、できるだけ早く返信することが望ましいです。企業からの返信メールのスピードは、企業の対応の迅速さや候補者への関心度を示す重要な指標となります。

メールを確認したら中間返信を送る

候補者からのメールを確認したら、詳細な返信に時間がかかる場合でも、まずは中間返信を送ることが重要です。これにより、候補者に安心感を与え、企業の誠実さをアピールすることができます。

例えば、以下のような簡潔な中間返信を送ることができます:

件名:Re: 面接のお申し込みについて(中間返信)

○○様 お世話になっております。

株式会社○○人事部の△△です。

この度は、弊社の採用選考にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。 ご連絡いただいた件につきまして、確かに拝受いたしました。

詳細な回答につきましては、明日中にご連絡させていただきます。 何卒よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 人事部 採用担当 △△ ××

このような中間返信を行うことで、候補者に企業の対応の早さと丁寧さを印象づけることができます。

深夜・早朝の返信は避ける

企業からの返信メールは、原則として営業時間内に送ることが望ましいです。深夜や早朝の返信は、以下のような理由から避けるべきです:

  1. 候補者に不必要な緊張感を与える可能性がある
  2. 企業の労働環境に問題があるという印象を与える可能性がある
  3. 候補者のプライベートな時間を侵害する可能性がある

もし深夜や早朝に返信を書く必要がある場合は、下書きとして保存し、翌営業日の午前中に送信するようにしましょう。多くのメールソフトには送信予約機能があるので、これを利用するのも一つの方法です。

メール本文の構成要素

企業から候補者への返信メールを書く際、適切な構成要素を押さえることが重要です。ここでは、メール本文の主要な構成要素について詳しく解説していきます。

件名の付け方

件名は、メールの内容を簡潔に表現するものです。企業から候補者への返信メールの場合、以下のようなポイントを押さえましょう:

  1. 元のメールの件名を引用し、「Re:」を付ける
  2. 内容が変わる場合は、新しい件名をつける
  3. 簡潔かつ具体的な内容を記載する

例えば、面接の日程調整に関する返信メールであれば、以下のような件名が適切です:

Re: 面接日程のご案内(6/15の件)

宛名の書き方

宛名は、候補者への敬意を示す重要な要素です。企業から候補者への返信メールでは、以下のような点に注意しましょう:

  1. 候補者の名前を正確に記載する
  2. 適切な敬称を使用する(例:様、殿)
  3. 可能であれば、「様」を使用する

例えば:

山田太郎様

なお、中途採用の面接でよく聞かれる質問とその回答例:成功するための質問回答集でも触れられているように、面接に関するメールのやり取りでは、特に候補者の名前の正確さが重要です。

本文の書き方

メール本文は、簡潔かつ明確に書くことが重要です。以下の点に注意して作成しましょう:

  1. 冒頭の挨拶:感謝の言葉を述べる
  2. 用件の説明:返信の目的や内容を明確に伝える
  3. 具体的な情報提供:候補者からの質問に対する回答や、必要な情報を提供する
  4. 今後の対応:次のステップや期待する行動を明確に伝える

例えば:

山田太郎様 お世話になっております。
株式会社○○人事部の△△です。

この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。

面接日程につきまして、ご連絡させていただきます。

以下の日時でご都合はいかがでしょうか。

・6月15日(水)14:00~15:00 ・6月16日(木)10:00~11:00
・6月17日(金)16:00~17:00

ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

また、当日の服装はビジネスカジュアルでお越しください。

筆記用具と印鑑をご持参ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

締めの挨拶と署名

メールの最後には、適切な締めの挨拶と署名を付けましょう。以下の点に注意してください:

  1. 締めの挨拶:「よろしくお願いいたします」などの定型句を使用
  2. 署名:氏名、所属、役職、連絡先を記載

よろしくお願いいたします。 株式会社○○ 人事部 採用担当 △△ ×× 電話番号:03-xxxx-xxxx メールアドレス:xxxx@example.com

Offersでは面談後の評価、コメントを残す機能があります。

このような機能を活用することで、面接後のフォローアップメールの作成にも役立てることができます。

シーン別の返信メール例文

企業から候補者への返信メールは、シーンによって適切な書き方が異なります。ここでは、よくある状況別の返信メール例文を紹介します。

応募受付の確認メール

件名:【応募受付のお知らせ】

株式会社○○ エンジニア職 山田太郎様

この度は、株式会社○○のエンジニア職にご応募いただき、誠にありがとうございます。

本メールにて、ご応募を正式に受け付けたことをお知らせいたします。

今後の選考プロセスにつきましては、書類選考の結果を1週間以内にご連絡させていただきます。

なお、選考状況により、ご連絡が前後する場合がございますので、あらかじめご了承ください。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ 人事部 採用担当 △△ ××
電話番号:03-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@example.com

面接日程の調整

件名:Re: 面接日程のご案内(6/15の件)

山田太郎様 お世話になっております。

株式会社○○人事部の△△です。

先日は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。 書類選考を通過されましたので、面接の日程調整をさせていただきたく存じます。

つきましては、下記の日程で 弊社オフィスでのオフライン での面接を予定しております。

ご都合の良い日時をお知らせください。

第一候補:6月15日(水)14:00~15:00
第二候補:6月16日(木)10:00~11:00
第三候補:6月17日(金)16:00~17:00

また、当日の注意事項は以下の通りです:

1. 服装:ビジネスカジュアル
2. 持ち物:筆記用具、印鑑、職務経歴書(3部) 3. 場所:弊社本社 8階会議室(詳細な地図は返信後にお送りいたします)

ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 人事部 採用担当 △△ ××
電話番号:03-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@example.com

内定通知のメール

件名:【内定のご連絡】

株式会社○○ エンジニア職 山田太郎様 この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、山田様に弊社エンジニア職として内定を差し上げることとなりましたので、ここにご連絡申し上げます。

山田様の技術力と熱意、そして弊社の理念に対する深い理解を高く評価させていただきました。弊社の一員として、共に成長していけることを心より楽しみにしております。

つきましては、正式な内定通知書を郵送にてお送りいたしますので、今しばらくお待ちください。 また、下記の日程で内定者説明会を予定しております。ご都合をお知らせください。 日時:2024年7月1日(月)14:00~16:00 場所:弊社本社 20階大会議室 ご不明な点やご質問がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

心よりお待ちしております。

株式会社○○ 人事部長 採用担当 △△ ××

電話番号:03-xxxx-xxxx

メールアドレス:xxxx@example.com

不採用通知のメール

件名:【選考結果のご連絡】

株式会社○○ エンジニア職 山田太郎様

この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。 慎重に検討させていただきました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

山田様の技術力とご経験は非常に魅力的でしたが、現在の弊社の求める人材要件とマッチしないと判断いたしました。

選考を通じて、山田様の熱意と能力の高さを十分に感じ取ることができました。今回の結果に関わらず、今後のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

なお、今後弊社にて山田様により適した職種の募集がございました際には、改めてご連絡させていただく可能性がございます。

その際はご検討いただければ幸いです。 最後になりましたが、貴重なお時間を割いていただき、重ねて御礼申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ 人事部 採用担当 △△ ××

電話番号:03-xxxx-xxxx

メールアドレス:xxxx@example.com

メール返信の注意点

企業から候補者へのメール返信には、いくつかの重要な注意点があります。これらを守ることで、プロフェッショナルで信頼性の高いコミュニケーションを実現できます。

誤字脱字に気を付ける

誤字脱字は、企業の信頼性を損なう可能性があります。以下の点に注意しましょう:

  1. メール送信前に必ず見直しを行う
  2. 特に候補者の名前や企業名、日付などの重要情報は慎重にチェックする
  3. 可能であれば、別の担当者にもチェックしてもらう

敬語の使い方を慎重にする

適切な敬語の使用は、プロフェッショナルな印象を与えます:

  1. 過度に堅苦しい表現は避け、読みやすい文章を心がける
  2. 「〜させていただく」などの謙譲語の使いすぎに注意する
  3. 尊敬語と謙譲語を適切に使い分ける

個人情報の取り扱いに注意する

候補者の個人情報は慎重に扱う必要があります:

  1. メールに記載する個人情報は必要最小限に抑える
  2. 複数の候補者にメールを送る際は、BCCを使用する
  3. 個人情報を含むファイルを添付する場合は、パスワード保護を行う

返信の一貫性を保つ

複数の担当者で対応する場合も、返信の一貫性を保つことが重要です:

  1. 社内で返信のテンプレートや指針を共有する
  2. 対応履歴を社内で共有し、前後の文脈を把握する
  3. 候補者とのやり取りを一元管理するシステムを導入する

Offersでは面談後の評価、コメントを残す機能があります。このような機能を活用することで、一貫性のある対応が可能になります。

メール返信での評価ポイント

企業からの返信メールは、候補者にとって企業を評価する重要な要素となります。以下のポイントに注意することで、企業の魅力を効果的にアピールできます。

スピードと正確さ

  1. 24時間以内の返信を心がける
  2. 内容を正確に理解し、的確な回答を提供する
  3. 複数の質問がある場合、すべての点に漏れなく回答する

誠実な対応

  1. 候補者の質問や懸念に真摯に向き合う
  2. オープンかつ透明性のある情報提供を心がける
  3. 不明点がある場合は、確認の上で後日回答するなど、誠実な姿勢を示す

相手の立場を考える

  1. 候補者の状況や背景を考慮した対応を心がける
  2. 専門用語や社内用語の使用を避け、わかりやすい表現を使用する
  3. 候補者の不安や疑問を先回りして情報提供する

企業文化の反映

  1. メールの文面やトーンを通じて、企業文化や雰囲気を伝える
  2. 企業の価値観や理念に沿った対応を心がける
  3. 候補者との関係構築を意識し、親しみやすさと礼儀のバランスを取る

まとめ

企業から候補者への返信メールは、採用活動の成功に大きく影響します。適切なタイミング、丁寧な文面、そして誠実な対応を心がけることで、優秀な人材の獲得につながります。また、一貫性のある対応と個人情報の適切な取り扱いは、企業の信頼性向上にも寄与します。

エンジニア採用における人事・採用戦略とプロセス:スキル評価、リテンション対策、給与と福利厚生、ダイバーシティ、リモートワークの採用まで徹底解説も参考にしながら、効果的なコミュニケーション戦略を構築し、成功的な採用活動を展開していきましょう。

企業への返信メールは、採用プロセスにおける重要なコミュニケーションツールです。適切なマナーと丁寧な対応を心がけることで、優秀な人材との良好な関係構築につながります。本記事で紹介した例文やポイントを参考に、自社の採用活動に活かしていただければ幸いです。

最後に、中途採用の方法:プロセス、手法、評価基準、応募方法、採用戦略、面接質問、強化方法、適性検査、人材発掘、オンボーディング方法も併せてご参照いただくと、より包括的な採用戦略の構築に役立つでしょう。効果的なメールコミュニケーションを通じて、貴社の採用活動がさらに成功することを願っています。

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